Hướng dẫn cài đặt máy in và sử dụng dễ dàng với máy tính

Việc sử dụng máy in lúc ban đầu sẽ gặp nhiều khó khăn khi có nhiều thao tác và thuật ngữ bạn cần nắm rõ. Trước tiên bạn cần biết cách cài đặt máy in đúng chuẩn, sau đó là cách sử dụng các chế độ cơ bản. Chúng tôi sẽ giúp bạn giải quyết các công việc đó qua bài viết sau.

Lưu ý trước khi cài đặt máy in

Trước khi cài đặt máy in, bạn cần tìm hiểu về các thông tin cơ bản của máy, xem máy có tương tác với thiết bị không và tận dụng tối đa các kiến thức từ nhà sản xuất.

Đọc kỹ hướng dẫn sử dụng

Bất kể khi bạn mua thiết bị nào đều có kèm hướng dẫn sử dụng và máy in cũng vậy. Đây là kiến thức hữu ích để bạn hiểu được đặc điểm chiếc máy in mới mua, hiểu được nguyên lý hoạt động, từ đó có thể gia tăng tuổi thọ sản phẩm.

Sách hướng dẫn chi tiết còn có thể cung cấp thêm cho bạn cách cài đặt máy in, kết nối với máy tính, cách nạp mực, cách kiểm tra lỗi, cách thêm giấy,…

Chuẩn bị các dụng cụ cần thiết

Ngoài máy in đã có, bạn cần chuẩn bị thêm chiếc máy chủ để điều khiển. Đa phần máy chủ là PC mới đảm bảo kết nối ổn định với máy in. Ngoài ra cần chuẩn bị dây mạng LAN hoặc wifi. Tiếp theo là cần driver của máy in để cài đặt vào máy tính. Cuối cùng là sách hướng dẫn hoặc mở bài viết này để biết được cách cài đặt máy in với máy tính đúng chuẩn.

Cách cài đặt máy in với máy chủ

Việc cài đặt máy in và máy chủ với nhau cần tối thiểu 2 bước là kết nối phần cứng và kết nối phần mềm.

Bước 1: Kết nối máy in với máy chủ

• Sử dụng dây nguồn của máy in để cắm vào máy chủ. 
• Nếu máy in có sẵn driver trước đó, bạn sẽ chuyển sang bước 2
• Nếu máy in chưa có driver, bạn hãy truy cập vào trang chủ của thương hiệu đó và tải xuống driver phù hợp cho máy. 

Bước 2: Chia sẻ quyền kết nối máy in

Để máy in kết nối được với nhiều máy tính khác trong phòng, bạn sẽ cần dùng dây mạng LAN hoặc mạng wifi. Với các máy tính khác, bạn cũng cần cài driver như máy chủ.

Tại máy chủ đầu tiên, bạn thực hiện các bước sau để chia sẻ quyền sử dụng:

• Truy cập Control Panel – > Devices and Printers hoặc Settings -> Bluetooth and devices.
• Chuột phải vào máy in cần chia sẻ -> Chọn Sharing -> Chọn Share this Printer -> Apply -> OK.

Tại các máy tính khác, bạn thực hiện thêm máy in như tại máy chủ đầu tiên. Ngoài ra, một số máy in còn cho phép kết nối với điện thoại thông qua mang wifi chung 

Các thuật ngữ in cơ bản

Đa phần các trình soạn thảo online, offline, bao gồm cả PDF đều sử dụng nhanh được nút Ctrl + P hay Command + P để in. Bạn cũng có thể nhấn vào biểu tượng in trong trình soạn thảo đó. 

Để biết được cách in bằng máy in với độ chính xác cao, đáp ứng nhu cầu của mình thì bạn cần nắm bắt được các thuật ngữ chủ chốt khi in.

Page range – số lượng trang in

Mục page range hiện ra khi bạn nhấn in tài liệu. Mục này có nhiều lựa chọn cho bạn như in trang hiện tại, in trang chính xác, in theo số lượng trang và in tất cả trang. Để in từng trang chính xác theo nhu cầu, bạn nhấn vào Pages và nhập các trang cần in. Ví dụ bạn muốn in dải các trang liền kề từ 3 đến 10 thì nhập 3 – 10. Nếu muốn in trang bất kỳ thì nhập 1,2,4,5,9.

Copies – bản sao

Copies thường nằm bên cạnh Page range khi in. Bạn muốn in bao nhiêu bản sao, hãy gõ số chính xác tại hàng nhập bên cạnh. Nếu không điền gì, máy sẽ mặc định bạn chỉ in một bản cho từng trang.

Printer properties – thông tin bản in

Nút này là một tính năng nâng cao, cho phép tăng chất lượng bản in, chọn in màu, chọn chia sẻ ngay lập tức,…

Print One Sided – – in 1 mặt

Đây là chức năng để bạn chỉ in 1 mặt cố định hoặc in cả 2. Bạn có thể tận dụng lệnh này để xem máy in có thể in hai mặt hay không. 

Collated

Chức năng này dùng để đóng tập văn bản đều nhau với số lượng lớn, sử dụng để in lượng tài liệu lớn.

A4/Letter

Lệnh A4/Letter cho phép bạn điều chỉnh kích thước bản in. Bạn có thể chọn nhiều dạng giấy in ngang dọc, chọn cỡ in A4 – A3 – A2,… để phù hợp với khổ giấy của bạn. 

Margins

Chức năng Margins hỗ trợ bạn căn lề phù hợp với dạng giấy in để tạo ra bản in đẹp nhất. Khi in thì mực sẽ lùi vào trong đúng ô bạn đã cài đặt.

Page Per Sheet

Tính năng này cho phép bạn in nhiều trang in lên 1 trang giấy và có thể xoay hướng tùy ý. Tính năng này có thể giúp bạn in tới gần 20 trang in chỉ trong 1 mặt giấy.

Lưu ý cho người mới khi sử dụng máy in

Máy in khi bạn sử dụng riêng chắc chắn là thiết bị được chạy hằng ngày. Và để thiết bị đó có tuổi thọ cao, ít hỏng vặt thì một phần đến từ thói quen sử dụng của bạn.

Lưu ý khi sử dụng máy in

Về vị trí đặt máy in, bạn nên đặt cạnh máy chủ, ở khu vực thoáng, không để đè các vật dụng khác lên trên hoặc để xuống dưới. Các loại dây nối cần được sắp xếp gọn gàng, để ở nơi khô ráo và ít bị tác động.

Không nên tắt máy in đột ngột khi máy đang chạy hoặc vừa chạy xong. Với nhiều loại máy in cần thời gian “nguội” trước khi tắt hẳn và vẫn cần nguồn điện trong thời gian này.

Lưu ý khi vệ sinh và bảo quản máy in

Về hộp mực, nếu để ngoài không khí quá lâu mực sẽ bị khô. Với hộp mực máy in laser cần đặt trong túi nhựa kín tránh ánh sáng. Nếu bạn không cần sử dụng hộp mực trong thời gian dài thì nên tháo ra và bảo quản kín.

Hãy thường xuyên vệ sinh máy in để loại bỏ bụi bẩn và mực thừa. Trung bình 3 tháng vệ sinh 1 lần ngay cả khi bạn ít sử dụng máy in. 

Nếu không sử dụng máy in trong thời gian dài, bạn hãy ngắt cài đặt máy in với máy tính và bảo quản máy. Ngược lại cũng không nên sử dụng máy với cường độ quá cao.

Lưu ý khi sửa chữa máy in

Trường hợp máy in bị hỏng như giấy in có lỗi, máy phát tiếng kêu lạ,.. thì bạn không nên tự ý sửa chữa mà không biết rõ nguyên nhân cũng như không đủ kiến thức chuyên môn. Về vấn đề này bạn nên đem tới các trung tâm sửa chữa uy tín. 

Máy tính Gia Phát có thể là gợi ý dành cho bạn. Chúng tôi là đơn vị cung cấp máy in chính hãng tại Hà Nội kèm dịch vụ đổ mực máy in, sửa chữa máy in quận Hà Đông. Máy tính Gia Phát hỗ trợ bạn khắc phục tất cả lỗi trên máy in, thay thế linh kiện chính hãng với mức giá phải chăng. Thời gian có mặt kể từ khi bạn liên hệ chỉ 10 phút. Sau khi sửa hoặc thay linh kiện, bạn sẽ nhận được gói bảo hành 1 – 3 tháng, phục vụ mọi lúc mọi nơi. 

Nếu gặp khó khăn trong quá trình cài đặt máy in, có lỗi trên máy in, bạn hãy liên hệ với chúng tôi qua hotline 0585 864 888 để được hỗ trợ miễn phí. Trung tâm nhận sửa miễn phí với trường hợp lỗi cơ bản, sửa tại nhà hoặc sửa tại trung tâm với trường hợp phức tạp. Địa chỉ Máy tính Gia Phát: Số 24, ngõ 32 Ngô Quyền, Hà Đông, Hà Nội.

Khách hàng tại khu vực khác thuộc Hà Nội hãy liên hệ tới dịch vụ sửa chữa máy in Hà Nội của chúng tôi.