Cách In 2 Mặt Excel Đơn Giản, Không Ngược

Trang Chủ / Máy In / Cách In 2 Mặt Excel Đơn Giản, Không Ngược

In ấn tài liệu là công việc thường xuyên trong môi trường văn phòng và học tập, đặc biệt là với các bảng tính Excel phức tạp. Việc in 2 mặt không chỉ giúp tiết kiệm giấy mà còn tạo sự chuyên nghiệp, gọn gàng cho tài liệu. Tuy nhiên, nhiều người vẫn gặp khó khăn trong việc thực hiện thao tác này hoặc lo lắng về việc in bị ngược. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết cách in 2 mặt excel hiệu quả và đơn giản nhất, giải quyết mọi lo ngại về việc lật trang không đúng chiều.

Table of Contents

Cách in 2 mặt trong Excel với máy in hỗ trợ in song song tự động

Đối với những dòng máy in hiện đại được trang bị tính năng in 2 mặt tự động, việc in ấn trở nên vô cùng thuận tiện. Bạn không cần phải thao tác lật giấy thủ công, giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót. Có hai cách phổ biến để thiết lập in 2 mặt tự động ngay từ giao diện Excel.

In qua giao diện Print của Excel

Đây là phương pháp trực tiếp và phổ biến nhất khi sử dụng máy in có khả năng in song song tự động. Bạn có thể truy cập các tùy chọn in nâng cao thông qua hộp thoại in tiêu chuẩn của Excel.

Đầu tiên, hãy mở file Excel mà bạn muốn in. Nhấn tổ hợp phím Ctrl + P để mở cửa sổ lệnh in. Trong cửa sổ này, bạn sẽ thấy các thiết lập cơ bản. Để truy cập sâu hơn vào cấu hình của máy in 2 mặt tự động, bạn cần tìm và nhấp vào mục Print Properties (hoặc Printer Properties), thường nằm gần tên máy in đã chọn.

-748×485.jpg)

Sau khi vào phần thiết lập của máy in, giao diện có thể khác nhau tùy thuộc vào hãng máy và driver được cài đặt. Tuy nhiên, bạn cần tìm đến các thẻ hoặc mục liên quan đến thiết lập trang in hoặc tính năng nâng cao. Thường sẽ có một tùy chọn tên là Page Setup hoặc Layout hoặc Finishing. Trong mục này, hãy tìm tùy chọn 2 Sided (In 2 mặt) hoặc Duplex Printing. Chọn tùy chọn này để bật tính năng in 2 mặt.

Xem Thêm Bài Viết:

-745×401.jpg)

Nếu cần điều chỉnh thêm như khổ giấy (Page Size), hướng giấy (Portrait/Landscape), bạn có thể thực hiện trong các mục tương ứng. Sau khi hoàn tất các thiết lập mong muốn, nhấn OK để lưu lại cài đặt và trở về cửa sổ Print chính. Cuối cùng, nhấn Print để bắt đầu quá trình in ấn 2 mặt tự động.

Thiết lập trực tiếp thông qua tùy chọn Print trong File

Một cách khác để bật in 2 mặt tự động là thông qua menu File trong Excel, áp dụng cho các phiên bản gần đây của Microsoft Office. Trước khi in, bạn nên kiểm tra và căn chỉnh dữ liệu trong file Excel sao cho vừa vặn trên khổ giấy mong muốn, thường là A4, để tránh bị cắt xén hoặc thừa giấy.

Tại file Excel đang làm việc, nhấp vào tab File ở góc trên cùng bên trái màn hình. Trong menu hiện ra, chọn mục Print.

Menu File trong Excel, chọn mục Print để mở giao diện in

Giao diện Print sẽ hiển thị các tùy chọn in chính. Dưới mục Settings, bạn sẽ thấy tùy chọn về in 1 mặt hoặc 2 mặt. Mặc định thường là Print One Sided. Nhấp vào tùy chọn này.

Trong giao diện Print, chọn Print One Sided để thay đổi cài đặt

Một danh sách các tùy chọn in sẽ xuất hiện. Hãy chọn Print on Both Sides để kích hoạt tính năng in 2 mặt. Bạn có thể thấy thêm các tùy chọn về hướng lật trang tại đây (ví dụ: “Flip pages on long edge” hoặc “Flip pages on short edge”).

Chọn tùy chọn Print on Both Sides để in 2 mặt tự động trong Excel

Sau khi đã chọn Print on Both Sides và thực hiện các tùy chỉnh khác như chọn máy in, số bản copy, phạm vi trang in, v.v., bạn chỉ cần nhấn nút Print lớn để gửi lệnh in đến máy in của mình. Máy in sẽ tự động xử lý để in nội dung lên cả hai mặt giấy.

Nhấn Print để bắt đầu in 2 mặt sau khi đã thiết lập xong

Cách in 2 mặt trong Excel khi máy in không hỗ trợ tự động (In thủ công)

Không phải tất cả các thiết bị văn phòng đều có tính năng in 2 mặt tự động. Đối với những chiếc máy in chỉ hỗ trợ in 1 mặt (máy in 1 mặt), bạn vẫn có thể in 2 mặt cho file Excel của mình bằng cách thực hiện các thao tác thủ công. Quá trình này yêu cầu sự can thiệp của người dùng để lật giấy sau khi in xong một mặt. Dưới đây là một số phương pháp phổ biến để thực hiện in 2 mặt thủ công.

In thủ công bằng cách sao chép dữ liệu sang Word

Một cách hiệu quả để kiểm soát việc in 2 mặt thủ công, đặc biệt khi cần căn chỉnh lại bố cục phức tạp, là chuyển dữ liệu từ Excel sang Word. Word thường có các tùy chọn in 2 mặt thủ công rõ ràng hơn hoặc cho phép căn chỉnh trang in dễ dàng hơn trước khi thực hiện lật giấy.

Đầu tiên, mở file Excel chứa dữ liệu cần in. Chọn toàn bộ vùng dữ liệu bạn muốn in bằng cách kéo chuột hoặc sử dụng phím tắt Ctrl + A (nếu muốn chọn tất cả) hoặc chọn một phạm vi cụ thể.

Tô đen vùng dữ liệu cần in trong file Excel

Sao chép vùng dữ liệu đã chọn bằng cách nhấn tổ hợp phím Ctrl + C hoặc nhấp chuột phải và chọn Copy.

Nhấp chuột phải và chọn Copy để sao chép dữ liệu đã chọn

Mở một tài liệu Word mới. Nhấp chuột phải vào vị trí muốn dán dữ liệu và chọn tùy chọn Paste (Dán). Thường nên chọn tùy chọn dán giữ nguyên định dạng nguồn hoặc dán dưới dạng bảng để đảm bảo cấu trúc dữ liệu không bị xáo trộn quá nhiều.

Tại file Word mới, nhấp chuột phải và chọn Paste để dán dữ liệu từ Excel

Sau khi dán dữ liệu vào Word, bạn có thể cần căn chỉnh lại bố cục để phù hợp với khổ giấy Word. Sử dụng thẻ Layout hoặc Page Layout để điều chỉnh lề, hướng giấy (ngang/dọc) và kích thước giấy.

Chọn thẻ Layout trong Word để điều chỉnh bố cục trang in

Nếu dữ liệu là một bảng lớn, bạn có thể cần sử dụng công cụ AutoFit trong thẻ Layout (đối với bảng) hoặc điều chỉnh cột thủ công để bảng dữ liệu vừa với chiều rộng trang. Chọn bảng, vào thẻ Layout (dưới Table Tools) và chọn AutoFit -> AutoFit Window. Sau khi dữ liệu đã được căn chỉnh phù hợp trong Word, bạn tiến hành in 2 mặt thủ công từ Word. Quy trình in 2 mặt thủ công trong Word thường là: In tất cả các trang lẻ trước, sau đó lật toàn bộ tập giấy vừa in lại và đặt vào khay giấy, rồi in tất cả các trang chẵn. Tùy chọn này thường có trong hộp thoại Print của Word (ví dụ: Print Odd Pages, sau đó Print Even Pages).

Sử dụng AutoFit trong Word để căn chỉnh bảng dữ liệu cho phù hợp với trang

In thủ công qua file PDF

Chuyển file Excel sang định dạng PDF là một giải pháp tuyệt vời để đảm bảo định dạng tài liệu không bị thay đổi khi in và cũng hỗ trợ tốt cho việc in 2 mặt thủ công. Hầu hết các trình đọc PDF đều cung cấp tùy chọn in trang chẵn/lẻ.

Bạn có thể chuyển đổi file Excel sang PDF ngay từ Excel bằng cách chọn File -> Save As và chọn định dạng PDF, hoặc sử dụng tính năng Export (File -> Export -> Create PDF/XPS Document). Ngoài ra, có rất nhiều công cụ và website trực tuyến hỗ trợ chuyển đổi file Excel sang PDF một cách nhanh chóng. Sau khi có file PDF, mở nó bằng một trình đọc PDF (ví dụ: Adobe Acrobat Reader, Foxit Reader, trình duyệt web…).

Nhấn tổ hợp phím Ctrl + P hoặc nhấp vào biểu tượng máy in trong trình đọc PDF để mở hộp thoại Print. Trong hộp thoại Print của PDF, tìm mục Pages to Print hoặc Page hoặc tương tự. Tại đây, bạn sẽ thấy tùy chọn để in “Odd pages only” (Chỉ in trang lẻ) hoặc “Even pages only” (Chỉ in trang chẵn).

-845×576.jpg)

Đầu tiên, chọn “Odd pages only” và nhấn Print. Máy in sẽ in ra tất cả các trang có số thứ tự lẻ. Sau khi in xong, lấy toàn bộ tập giấy vừa in ra, giữ nguyên thứ tự và lật mặt giấy lại (chú ý cách lật để mặt trắng hướng lên và chiều trang không bị ngược). Đặt lại tập giấy đã lật vào khay giấy của máy in. Quay lại hộp thoại Print trong trình đọc PDF, lần này chọn “Even pages only” và nhấn Print. Máy in sẽ in các trang chẵn vào mặt còn lại của giấy. Bằng cách này, bạn đã hoàn thành việc in 2 mặt thủ công cho file Excel thông qua định dạng PDF.

Sử dụng các tùy chọn nâng cao (Add-ins hoặc Driver)

Đôi khi, thiết bị văn phòng như máy in có thể có các tùy chọn in nâng cao tích hợp trong driver hoặc thông qua các Add-ins (tiện ích mở rộng) cho phần mềm như Excel. Mặc dù không phải là giải pháp tự động hoàn toàn cho máy in 1 mặt, việc tìm hiểu các tùy chọn này có thể cung cấp các công cụ hỗ trợ cho quy trình in thủ công hoặc tối ưu hóa cài đặt in. Đối với các nhu cầu về máy tính và thiết bị văn phòng, bao gồm cả việc tìm hiểu về các loại máy in và cách sử dụng chúng hiệu quả, bạn có thể tham khảo thêm tại maytinhgiaphat.vn.

Để kiểm tra các tùy chọn Add-ins trong Excel, bạn có thể làm theo các bước sau: Mở file Excel, nhấp vào File, sau đó chọn Options để mở cửa sổ Excel Options.

-845×514.jpg)

Trong cửa sổ Excel Options, chọn mục Add-Ins từ danh sách menu bên trái.

-825×494.jpg)

Ở cuối cửa sổ Add-Ins, tìm mục Manage, chọn Excel Add-ins trong danh sách thả xuống và nhấn nút Go....

-822×505.jpg)

Hộp thoại Add-Ins sẽ hiển thị danh sách các tiện ích mở rộng có sẵn. Bạn có thể đánh dấu chọn các Add-ins mà Excel cung cấp mặc định hoặc tìm kiếm các Add-ins từ bên thứ ba có thể hỗ trợ các tác vụ in ấn đặc biệt. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng việc tìm một Add-in chuyên biệt để tự động hóa hoàn toàn quy trình in 2 mặt thủ công là không phổ biến. Mục đích chính của việc kiểm tra này là để xem liệu có tiện ích nào liên quan đến in ấn có thể hữu ích hay không. Nhấn OK để lưu thay đổi.

-704×409.jpg)

Ngoài Add-ins, các cài đặt trong driver máy in cũng rất quan trọng. Truy cập vào Printer Properties (như đã hướng dẫn ở mục 1.1) thường cung cấp các tùy chọn nâng cao độc quyền của hãng máy in, đôi khi bao gồm cả hướng dẫn hoặc tùy chọn hỗ trợ in 2 mặt thủ công (ví dụ: tự động in trang lẻ trước, tạm dừng để bạn lật giấy, rồi in trang chẵn). Luôn nên cài đặt driver mới nhất cho máy in để có đầy đủ các tính năng và tùy chọn in.

Cách in 2 mặt Excel không bị ngược

Một trong những vấn đề thường gặp khi in 2 mặt là trang in bị ngược chiều, gây khó khăn khi đọc tài liệu. Điều này xảy ra khi hướng lật giấy không khớp với cài đặt in. Để khắc phục, bạn cần chú ý đến tùy chọn hướng lật trang trong cài đặt in, đặc biệt là khi sử dụng máy in 2 mặt tự động.

Cài đặt này thường nằm trong phần Printer Properties hoặc trong tùy chọn Print on Both Sides nâng cao của Excel. Các thuật ngữ phổ biến bạn sẽ gặp là:

Long Edge binding (Lật theo cạnh dài): Đây là tùy chọn phổ biến nhất, giống như lật các trang của một cuốn sách. Mặt sau sẽ được in sao cho khi bạn lật giấy từ phải sang trái (đối với tài liệu tiếng Việt/Anh), nội dung trang sau sẽ cùng chiều với trang trước. Thích hợp cho tài liệu in theo chiều dọc (Portrait).
Short Edge binding (Lật theo cạnh ngắn): Tùy chọn này giống như lật các trang của một cuốn lịch treo tường. Mặt sau sẽ được in sao cho khi bạn lật giấy từ dưới lên trên (đối với tài liệu in chiều ngang), nội dung trang sau cùng chiều với trang trước. Thích hợp cho tài liệu in theo chiều ngang (Landscape) hoặc các loại sổ tay, tập tài liệu đặc biệt.

Khi truy cập vào cài đặt in 2 mặt (2-Sided Printing hoặc Print on Both Sides), hãy tìm tùy chọn Binding Location hoặc tương tự. Chọn Long Edge nếu bạn in tài liệu dọc và muốn lật như sách. Chọn Short Edge nếu in tài liệu ngang và muốn lật như lịch.

Ví dụ với một số dòng máy phổ biến:

Với dòng máy in Canon, trong Printer Properties, vào tab Finishing, chọn 2 Sided Printing, sau đó chọn Long Edge (Left) hoặc Short Edge (Top) tại mục Binding Location.

-748×586.jpg)

Với dòng máy in HP, trong Printer Properties, vào tab Printing Shortcuts, tìm mục Print on both sides và chọn Yes, Flip over. Tùy chọn này thường mặc định là lật theo cạnh dài. Một số driver HP có thể có thêm tùy chọn chi tiết hơn về hướng lật trong các tab khác.

-746×665.jpg)

Với dòng máy in Brother, trong Printer Properties, vào tab Basic, tìm mục 2-Sided/Booklet và chọn 2-Sided. Sau đó, nhấp vào nút 2-Sided Setting để chọn Long Edge (Left) hoặc Short Edge (Top) trong hộp thoại cài đặt.

-752×551.jpg)

-747×467.jpg)

Việc chọn đúng hướng lật (Long Edge hay Short Edge) là yếu tố then chốt để đảm bảo các trang in 2 mặt trong Excel của bạn không bị ngược chiều nội dung, tạo ra tài liệu hoàn chỉnh và dễ đọc.

In 2 mặt trong Excel là một kỹ năng cần thiết giúp bạn quản lý tài liệu hiệu quả và tiết kiệm tài nguyên. Dù bạn sử dụng máy in có khả năng in song song tự động hay cần thực hiện in thủ công, luôn có cách phù hợp để thực hiện tác vụ này. Nắm vững các bước thiết lập trong Excel, cài đặt driver máy in, và hiểu rõ sự khác biệt giữa in tự động và thủ công sẽ giúp bạn tự tin hơn khi xử lý các yêu cầu in ấn phức tạp, đảm bảo bản in 2 mặt Excel của bạn luôn chính xác và không bị ngược.