Cách in 2 mặt trong Excel chi tiết nhất

Trang Chủ / Máy In / Cách in 2 mặt trong Excel chi tiết nhất

Microsoft Excel là công cụ bảng tính quen thuộc trong công việc và học tập. Việc in ấn tài liệu Excel đôi khi đòi hỏi bạn cần in 2 mặt để tiết kiệm giấy và tạo sự chuyên nghiệp. Tuy nhiên, nhiều người vẫn băn khoăn về cách in 2 mặt trong Excel sao cho đúng chuẩn. Hướng dẫn chi tiết dưới đây áp dụng cho cả máy in hỗ trợ in 2 mặt tự động lẫn máy in chỉ in được một mặt, giúp bạn dễ dàng thực hiện.

Table of Contents

Cách in 2 mặt trong Excel tự động (Máy in có tính năng Duplex)

Đối với các dòng máy in hiện đại có tích hợp sẵn tính năng in 2 mặt tự động (duplex), việc thiết lập sẽ trở nên vô cùng đơn giản. Bạn có thể thực hiện ngay trong giao diện in của Excel mà không cần bất kỳ thao tác thủ công nào với giấy. Quy trình này giúp bạn tiết kiệm thời gian và đảm bảo các trang được in đúng thứ tự, không bị ngược chiều.

In trực tiếp từ cửa sổ Print trong Excel

Đây là cách nhanh chóng và phổ biến nhất khi sử dụng máy in hỗ trợ in 2 mặt. Bạn chỉ cần mở file Excel cần in và truy cập vào cửa sổ in. Tại đây, các tùy chọn in 2 mặt sẽ hiển thị rõ ràng nếu máy in của bạn có khả năng đó.

Để bắt đầu, bạn mở file Excel và nhấn tổ hợp phím Ctrl + P hoặc vào menu File, sau đó chọn Print. Trong cửa sổ Print xuất hiện, bạn hãy đảm bảo đã chọn đúng tên máy in của mình. Ngay dưới phần cài đặt số lượng bản in và phạm vi trang, bạn sẽ thấy tùy chọn “Print One Sided” (In một mặt). Nhấp vào mũi tên xổ xuống và chọn “Print on Both Sides” (In trên cả hai mặt). Sau khi chọn xong, bạn chỉ cần nhấn nút Print để máy in tự động xử lý.

Chọn Print One Sided để đổi sang in 2 mặt trong Excel

Thiết lập in 2 mặt trong cài đặt nâng cao của máy in

Trong một số trường hợp, tùy chọn “Print on Both Sides” có thể không xuất hiện trực tiếp hoặc bạn muốn cấu hình sâu hơn (ví dụ: kiểu đóng gáy). Lúc này, bạn cần truy cập vào phần cài đặt driver của máy in thông qua nút Printer Properties (hoặc Preferences) trong cửa sổ Print. Giao diện và các tùy chọn trong Printer Properties sẽ phụ thuộc vào hãng sản xuất máy in và phiên bản driver bạn đang sử dụng.

Xem Thêm Bài Viết:

Sau khi nhấn Printer Properties, bạn cần tìm các tab hoặc mục liên quan đến Layout, Finishing, Duplex Printing hoặc 2-Sided Printing. Tại đây, bạn sẽ thấy các tùy chọn chi tiết để bật chế độ in 2 mặt. Đôi khi bạn cũng có thể điều chỉnh thêm các thiết lập khác như khổ giấy (Page Size) hoặc chất lượng in. Sau khi thiết lập xong, nhấn OK để quay lại cửa sổ Print và tiến hành in.

-748×485.jpg)

Bạn truy cập vào phần thiết lập in trong mục Print Properties

-745×401.jpg)

Bạn truy cập tiếp tục vào phần Page Setup và chọn 2 Sided

-621×467.jpg)

Bạn bấm tiếp vào mục Page Size để tiến hành căn chỉnh khổ giấy

Cách in 2 mặt Excel thủ công (Máy in không hỗ trợ Duplex)

Nếu máy in của bạn chỉ hỗ trợ in một mặt truyền thống, bạn vẫn có thể thực hiện việc in 2 mặt cho tài liệu Excel bằng cách in thủ công theo từng mặt (trang lẻ trước, trang chẵn sau). Quá trình này đòi hỏi bạn phải tự tay lật giấy sau khi in xong một mặt. Có nhiều phương pháp để thực hiện điều này một cách hiệu quả.

Sử dụng Microsoft Word làm trung gian

Một cách phổ biến là sao chép dữ liệu từ Excel sang Word và sử dụng tính năng in 2 mặt thủ công của Word. Phương pháp này đặc biệt hữu ích nếu tài liệu Excel của bạn có cấu trúc phức tạp hoặc nhiều trang cần căn chỉnh lại. Việc chuyển đổi sang Word giúp bạn tận dụng các công cụ định dạng văn bản mạnh mẽ hơn trước khi in.

Đầu tiên, bạn mở file Excel, tô chọn toàn bộ vùng dữ liệu cần in, sau đó nhấn Ctrl + C để sao chép. Tiếp theo, mở một tài liệu Word mới, nhấn Ctrl + V để dán dữ liệu. Bạn có thể cần sử dụng tùy chọn Paste Special để giữ nguyên định dạng hoặc dán dưới dạng hình ảnh nếu cần. Sau khi dán, hãy kiểm tra và căn chỉnh lại bảng biểu, lề, hướng giấy trong Word để đảm bảo vừa vặn trên khổ giấy A4 hoặc khổ giấy bạn dùng.

Tô chọn vùng dữ liệu cần in 2 mặt từ Excel

Bạn tô đen dữ liệu cần in tại file Excel mà bạn muốn in

Sao chép (Copy) dữ liệu Excel đã chọn

Bạn chọn tiếp vào Copy

Dán (Paste) dữ liệu Excel vào tài liệu Word

Tại file Word, bạn nhấp chuột phải và chọn Paste

Sau khi dữ liệu đã được căn chỉnh hợp lý trong Word, bạn nhấn Ctrl + P để mở cửa sổ in. Trong phần cài đặt Pages, bạn sẽ tìm tùy chọn cho phép in chỉ các trang lẻ hoặc chỉ các trang chẵn. Đầu tiên, chọn “Only Print Odd Pages” (Chỉ in trang lẻ) và nhấn Print. Khi máy in hoàn tất việc in các trang lẻ, bạn lấy toàn bộ tập giấy ra, lật mặt giấy đúng chiều (quan trọng để mặt chẵn không bị ngược hoặc lộn xộn), đặt lại vào khay giấy của máy in. Sau đó, quay lại cửa sổ Print trong Word, chọn “Only Print Even Pages” (Chỉ in trang chẵn) và nhấn Print lần nữa.

Chuyển đổi file Excel sang PDF để in 2 mặt

Một cách khác để thực hiện in 2 mặt thủ công là chuyển file Excel sang định dạng PDF. File PDF thường giữ nguyên định dạng tốt hơn khi chia sẻ và in ấn trên các hệ thống khác nhau. Các trình đọc file PDF (như Adobe Acrobat Reader) cũng cung cấp các tùy chọn in trang lẻ/chẵn rất tiện lợi cho việc in 2 mặt thủ công.

Để chuyển Excel sang PDF, bạn có thể sử dụng tính năng Save As hoặc Export có sẵn trong Excel phiên bản hiện đại (File > Save As > chọn định dạng PDF hoặc File > Export > Create PDF). Sau khi có file PDF, bạn mở file này bằng trình đọc PDF bất kỳ. Nhấn Ctrl + P để mở cửa sổ in của trình đọc PDF.

-845×576.jpg)

Bạn bấm tổ hợp phím Ctrl + P, sau đó chọn Page (Trang) để thiết lập và bấm Print (In) để hoàn tất

Trong cửa sổ Print của PDF Reader, tìm mục Pages to Print (Các trang cần in) hoặc Subset. Tại đây, bạn sẽ thấy các tùy chọn như “Odd pages only” (Chỉ trang lẻ) và “Even pages only” (Chỉ trang chẵn). Tương tự như cách in từ Word, bạn chọn in trang lẻ trước, lật giấy, sau đó chọn in trang chẵn. Việc chuyển đổi sang PDF giúp đảm bảo bố cục của bảng tính được duy trì chính xác trong quá trình in thủ công. Để có được các thiết bị văn phòng chất lượng phục vụ tốt cho nhu cầu in ấn của bạn, hãy tham khảo tại maytinhgiaphat.vn.

In thủ công theo trang lẻ/chẵn trực tiếp từ Excel

Ngay trong cửa sổ Print của Excel, bạn cũng có thể chọn in thủ công theo từng mặt (trang lẻ hoặc trang chẵn) mà không cần thông qua Word hay PDF. Đây là cách trực tiếp nhất nếu bạn muốn xử lý ngay trong Excel. Tuy nhiên, bạn cần hết sức cẩn thận khi lật giấy để tránh in sai mặt hoặc ngược chiều.

Trong cửa sổ Print (sau khi nhấn Ctrl + P trong Excel), tìm đến phần Settings. Dưới mục Print All Pages (In tất cả các trang), nhấp vào mũi tên xổ xuống. Bạn sẽ thấy các tùy chọn như “Only Print Odd Pages” (Chỉ in trang lẻ) và “Only Print Even Pages” (Chỉ in trang chẵn).

Chọn Print để mở cài đặt in Excel

Bạn chọn tiếp vào mục Print

Đầu tiên, chọn “Only Print Odd Pages” và nhấn Print. Sau khi máy in hoàn thành, lấy tập giấy ra, cẩn thận lật mặt giấy sao cho mặt còn trống hướng lên trên và đúng chiều để in mặt sau. Đặt tập giấy đã lật trở lại vào khay giấy. Quay lại cửa sổ Print trong Excel, chọn “Only Print Even Pages” và nhấn Print lần nữa. Luôn kiểm tra thứ tự và chiều giấy trước khi đặt lại vào khay để tránh lỗi.

Khắc phục lỗi in 2 mặt Excel bị ngược chiều

Một trong những vấn đề thường gặp khi in 2 mặt trong Excel, đặc biệt là với máy in tự động, là tình trạng các trang bị in ngược hoặc lộn đầu. Điều này thường xảy ra do cài đặt kiểu đóng gáy (Binding Location) không phù hợp với hướng đọc tài liệu của bạn. Hiểu rõ các tùy chọn này sẽ giúp bạn khắc phục lỗi dễ dàng.

Kiểu đóng gáy Long Edge (Cạnh dài) thường được sử dụng cho các tài liệu đọc theo chiều dọc (như sách thông thường). Máy in sẽ lật giấy theo cạnh dài. Kiểu đóng gáy Short Edge (Cạnh ngắn) được sử dụng cho các tài liệu đọc theo chiều ngang hoặc khi bạn muốn lật giấy theo cạnh ngắn (thường dùng cho lịch treo tường, sổ tay…). Việc chọn sai kiểu đóng gáy sẽ dẫn đến việc mặt sau của trang bị in ngược so với mặt trước.

Đối với máy in Canon

Với các dòng máy in Canon, bạn cần truy cập vào cài đặt driver để chọn kiểu đóng gáy phù hợp. Mở file Excel, nhấn Ctrl + P, chọn máy in Canon của bạn, sau đó nhấn vào Properties.

Trong cửa sổ Properties, tìm đến tab Finishing. Tại đây, bạn sẽ thấy mục 2 Sided Printing (hoặc Duplex Printing). Tích chọn vào tùy chọn này. Bên dưới hoặc cạnh đó sẽ có mục Binding Location. Bạn có thể chọn Long Edge (Left) để in theo kiểu lật dọc (thường dùng cho trang A4 đứng) hoặc Short Edge (Top) để in theo kiểu lật ngang. Chọn kiểu phù hợp với bố cục tài liệu của bạn và nhấn OK.

-748×586.jpg)

Bạn truy cập vào mục 2 Sided Printing trong tab Finishing để tùy chọn kiểu in ngang hoặc dọc

Đối với máy in HP

Máy in HP cũng cung cấp các tùy chọn tương tự để điều chỉnh hướng in 2 mặt. Sau khi nhấn Ctrl + P trong Excel và chọn máy in HP, bạn truy cập vào Properties.

Trong cửa sổ Properties, bạn thường sẽ tìm thấy tab Printing Shortcuts (Phím tắt in) hoặc một tab khác có liên quan đến Layout/Finishing. Tìm tùy chọn Print on both sides (In trên cả hai mặt). Thay vì chỉ bật/tắt, HP thường có các lựa chọn như “Yes, Flip over Long Edge” (Có, lật qua cạnh dài) hoặc “Yes, Flip over Short Edge” (Có, lật qua cạnh ngắn). Chọn tùy chọn tương ứng với kiểu lật bạn muốn để tránh bị ngược trang và nhấn OK. Tùy chọn “Yes, Flip over” trong hình minh họa là một cách diễn đạt khác cho việc lật giấy để in mặt thứ hai.

-746×665.jpg)

Bạn chọn Yes, Flip over để in 2 mặt tại mục Print on both sides

Đối với máy in Brother

Đối với máy in Brother, cài đặt in 2 mặt và kiểu lật thường nằm trong tab Basic hoặc Advanced của Properties. Mở file Excel, nhấn Ctrl + P, chọn máy in Brother, sau đó nhấn Properties.

Trong cửa sổ Properties, tìm đến tab Basic. Bạn sẽ thấy mục 2-Sided/Booklet. Chọn 2-Sided (In 2 mặt). Sau khi chọn 2-Sided, thường sẽ có nút 2-Sided Setting… (Cài đặt 2 mặt). Nhấp vào nút này để mở hộp thoại cài đặt chi tiết.

-752×551.jpg)

Bạn truy cập vào tab Basic và chọn 2-Sided trong mục 2-Sided/Booklet

Trong hộp thoại 2-Sided Setting, bạn sẽ có các tùy chọn Long Edge (Left) và Short Edge (Top) để chọn kiểu lật giấy. Chọn kiểu phù hợp và nhấn OK trong hộp thoại cài đặt 2 mặt, sau đó nhấn OK trong cửa sổ Properties chính để xác nhận cài đặt.

-747×467.jpg)

Bạn tiến hành chọn Long Edge (Left) hoặc Short Edge rồi bấm OK để hoàn tất

Việc nắm vững cách in 2 mặt trong Excel không chỉ giúp bạn tiết kiệm đáng kể lượng giấy sử dụng mà còn góp phần tạo ra những tài liệu chuyên nghiệp và gọn gàng hơn. Cho dù bạn sở hữu máy in hiện đại có khả năng in 2 mặt tự động hay chỉ là máy in một mặt thông thường, vẫn luôn có những phương pháp phù hợp để bạn áp dụng. Hy vọng với hướng dẫn chi tiết này, bạn có thể thực hiện việc in ấn hai mặt file Excel một cách dễ dàng và hiệu quả.