Cách In Mã Vạch Hải Quan: Hướng Dẫn Chi Tiết A-Z

Trang Chủ / Máy In / Cách In Mã Vạch Hải Quan: Hướng Dẫn Chi Tiết A-Z

Việc nắm rõ cách in mã vạch hải quan là một kỹ năng thiết yếu đối với các doanh nghiệp và cá nhân tham gia hoạt động xuất nhập khẩu. Mã vạch này không chỉ là yêu cầu bắt buộc mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi và quản lý hàng hóa qua cửa khẩu. Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết về các phương pháp lấy và in mã vạch tờ khai hải quan, giúp bạn thực hiện quy trình một cách nhanh chóng và chính xác, đảm bảo lô hàng được thông quan thuận lợi.

Table of Contents

Các Phương Pháp In Mã Vạch Tờ Khai Hải Quan Phổ Biến

Hiện nay, có nhiều phương thức lấy mã vạch tờ khai hải quan, mỗi cách đều có những ưu và nhược điểm riêng, phù hợp với từng trường hợp cụ thể. Dưới đây là những cách phổ biến và hiệu quả nhất mà bạn có thể áp dụng để in mã vạch hải quan cho lô hàng của mình. Việc lựa chọn phương pháp phù hợp sẽ giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính chính xác của thông tin.

Hướng Dẫn Lấy và In Mã Vạch Hải Quan Online qua Cổng Thông Tin Tổng Cục Hải Quan

Một trong những cách in mã vạch hải quan tiện lợi nhất là thông qua hệ thống trực tuyến của Tổng cục Hải quan. Cổng thông tin này không chỉ hỗ trợ in mã vạch tờ khai mà còn cung cấp nhiều chức năng hữu ích khác như tra cứu nợ thuế, thông tin kho bạc nộp thuế, và kiểm tra tình trạng tờ khai.

Để thực hiện in mã vạch online, bạn cần làm theo các bước sau:

Đầu tiên, bạn cần truy cập vào địa chỉ chính thức của hệ thống Tổng cục Hải quan dành cho việc tra cứu mã vạch. Đường dẫn thường được cập nhật trên trang chủ của Tổng cục Hải quan hoặc có thể tìm kiếm với từ khóa “tra cứu mã vạch container Tổng cục Hải quan”.

Tiếp theo, bạn cần nhập đầy đủ và chính xác các thông tin theo yêu cầu của hệ thống. Các thông tin này bao gồm:

Xem Thêm Bài Viết:

Mã doanh nghiệp: Đây chính là mã số thuế của doanh nghiệp đăng ký tờ khai.
Số tờ khai: Dãy số gồm 12 chữ số. Một điểm quan trọng cần lưu ý là số cuối cùng của dãy số này (hậu tố) có thể thay đổi từ 0 đến 9. Mỗi lần tờ khai được sửa đổi, dù là do doanh nghiệp hay cơ quan hải quan, số hậu tố này sẽ tăng lên. Nếu không cập nhật đúng số tờ khai mới nhất, bạn sẽ không thể tải được mã vạch của tờ khai đã thông quan.
Mã hải quan: Đây là mã định danh của Chi cục Hải quan nơi tờ khai được đăng ký và xử lý. Ví dụ, Chi cục Hải quan Cảng Cát Lái có mã là 02CI. Bạn có thể tìm thấy thông tin này trên tờ khai, tại mục “Tên cơ quan Hải quan tiếp nhận tờ khai”.
Ngày tờ khai: Là ngày tháng năm mà tờ khai được đăng ký và truyền lên hệ thống của Tổng cục Hải quan, thể hiện tại mục “Ngày đăng ký” trên tờ khai.

Sau khi đã điền đầy đủ thông tin ở bước trên, bạn nhấn vào nút “Lấy thông tin” hoặc tương tự. Hệ thống sẽ xử lý và trả về kết quả tình trạng tờ khai. Có bốn trường hợp chính mà bạn có thể gặp:

Trường hợp 1: Tờ khai chưa thông quan. Kết quả này thường xuất hiện khi bạn tra cứu ngay sau khi truyền tờ khai hoặc khi tờ khai chưa hoàn tất các nghĩa vụ (ví dụ: chưa nộp thuế) hoặc số tờ khai đã bị thay đổi hậu tố mà bạn chưa cập nhật.
Trường hợp 2: Tờ khai được chấp nhận giải phóng hàng. Điều này có nghĩa là hàng hóa đã được hải quan cho phép mang về kho bảo quản trong khi chờ hoàn thiện một số hồ sơ, chứng từ hoặc các thủ tục kiểm tra chuyên ngành khác.
Trường hợp 3: Tờ khai đã thông quan nhưng hàng chưa lấy ra khỏi cảng. Đây là trạng thái lý tưởng nhất, mã vạch này là bản chính thức cần được lưu trữ, sử dụng cho các mục đích đối chiếu với ngân hàng hoặc lưu hồ sơ. Đối với tờ khai luồng xanh, sau khi hoàn thành nghĩa vụ thuế, tờ khai sẽ tự động chuyển sang trạng thái này.
Mã vạch tờ khai hải quan đã thông quan thể hiện trạng thái hàng hóa sẵn sàng được thông quan tại cảng
Trường hợp 4: Tờ khai đã thông quan và hàng đã được lấy ra khỏi cảng. Khi hàng hóa đã qua khu vực giám sát hải quan, mã vạch trên hệ thống trực tuyến có thể thay đổi trạng thái và không còn hiển thị như trường hợp 3. Lúc này, nếu cần mã vạch “đã thông quan chưa lấy hàng”, bạn có thể cần sử dụng các phương pháp lấy mã vạch khác được đề cập bên dưới.

Quy Trình Lấy và In Mã Vạch Tờ Khai Hải Quan bằng Phần Mềm ECUS (Và Các Phần Mềm Tương Tự)

Đây là phương pháp lấy mã vạch tờ khai được các đại lý khai thuê hải quan và nhiều doanh nghiệp ưa chuộng nhờ tính ổn định và khả năng truy xuất thông tin chính xác, ít bị ảnh hưởng bởi lỗi mạng. Phần mềm ECUS, cùng với các phần mềm khai báo hải quan điện tử tương tự, cung cấp công cụ mạnh mẽ để quản lý tờ khai và in mã vạch hải quan một cách hiệu quả.

Quy trình thực hiện trên phần mềm ECUS thường bao gồm các bước sau:
Đầu tiên, bạn cần khởi động phần mềm ECUS trên máy tính. Sau đó, điều hướng đến mục quản lý tờ khai xuất khẩu hoặc nhập khẩu, tùy thuộc vào loại hình tờ khai bạn cần xử lý. Tìm và chọn đúng tờ khai hải quan mà bạn muốn lấy mã vạch.

Khi đã mở tờ khai cần thiết, bạn tìm đến mục liên quan đến kết quả xử lý tờ khai hoặc chức năng tương tự. Tại đây, thường sẽ có tùy chọn “Lấy danh sách mã vạch phương tiện” hoặc một tên gọi tương đương. Bạn tiến hành khai báo các thông tin cần thiết nếu được yêu cầu và sau đó chọn “Lấy phản hồi” từ hệ thống hải quan.
Nếu kết quả trả về báo chưa có thông tin phản hồi hoặc tờ khai chưa đủ điều kiện, có nghĩa là hàng hóa của bạn có thể chưa được thông quan. Ngược lại, nếu hệ thống trả về thông tin mã vạch, bạn có thể chọn chức năng “In TK” (In tờ khai) hoặc “In mã vạch” để tiến hành in ấn mã vạch hải quan. Để đảm bảo quá trình khai báo và in ấn diễn ra suôn sẻ, việc sở hữu một hệ thống máy tính ổn định là rất quan trọng, quý vị có thể tham khảo các giải pháp tại maytinhgiaphat.vn.
Giao diện phần mềm ECUS minh họa quy trình lấy và in mã vạch tờ khai hải quan điện tử chuyên nghiệpƯu điểm của cách lấy mã vạch tờ khai này là bạn có thể truy xuất thông tin mã vạch bất kỳ lúc nào sau khi tờ khai đã được thông quan, kể cả khi hàng hóa đã được lấy ra khỏi cảng. Điều này khắc phục được nhược điểm của việc lấy mã vạch online trong một số trường hợp. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng việc kéo thông tin mã vạch qua phần mềm cũng có giới hạn thời gian nhất định, thường trong khoảng 3-5 ngày sau thông quan, việc lấy mã vạch vẫn khả thi. Sau khoảng thời gian này, có thể bạn sẽ không thể in mã vạch tờ khai qua phần mềm được nữa.

Giải Pháp Lấy và In Mã Vạch Tờ Khai Trực Tiếp tại Chi Cục Hải Quan

Cách lấy mã vạch tờ khai hải quan trực tiếp tại Chi cục Hải quan thường được xem là giải pháp cuối cùng, khi các phương pháp trực tuyến hoặc qua phần mềm không thể thực hiện được. Việc này không được khuyến khích do có thể gây thêm gánh nặng công việc cho cán bộ hải quan và tốn thời gian của doanh nghiệp.

Một số trường hợp có thể buộc bạn phải áp dụng phương pháp này bao gồm:

Tờ khai đã được xử lý từ rất lâu, khiến thông tin trên hệ thống online hoặc phần mềm không còn lưu trữ hoặc không thể truy cập được.
Thông tin về tờ khai mà bạn có không đầy đủ, gây khó khăn cho việc tra cứu bằng các phương pháp tự động.
Bạn không quen hoặc không có điều kiện thực hiện các cách lấy mã vạch đã nêu ở trên.

Quy trình lấy mã vạch TK tại Chi cục thường yêu cầu bạn đến trực tiếp bộ phận chức năng tại Chi cục Hải quan nơi mở tờ khai, cung cấp thông tin về tờ khai và yêu cầu hỗ trợ. Việc tra cứu thủ công có thể mất nhiều thời gian và đôi khi cần sự chấp thuận hoặc phân quyền từ cấp quản lý cao hơn. Do đó, hãy cố gắng sử dụng các phương pháp tự động trước khi tìm đến giải pháp này.

Phân Biệt Mã Vạch Hải Quan Cho Hàng Container (FCL) và Hàng Lẻ (LCL)

Việc phân biệt giữa mã vạch tờ khai cho hàng nguyên container (FCL) và mã vạch cho hàng lẻ (LCL) là cực kỳ quan trọng, đặc biệt liên quan đến việc khai báo số container trên tờ khai nhập khẩu. Đây là một điểm mấu chốt để đảm bảo quy trình thông quan và lấy hàng diễn ra suôn sẻ.

Nếu người khai hải quan quên hoặc khai thiếu số container cho lô hàng FCL, hệ thống sẽ mặc định hiểu đó là hàng lẻ. Hậu quả của việc này là doanh nghiệp sẽ không thể làm thủ tục thanh lý tờ khai tại cảng và không thể lấy hàng ra khỏi khu vực giám sát hải quan. Mã vạch được cấp trong trường hợp này sẽ là mã vạch của hàng lẻ, không phù hợp với bản chất lô hàng.

Có một số điểm khác biệt rõ ràng giúp nhận diện giữa mã vạch hàng FCL và LCL:

Trên mã vạch hàng container, thường sẽ có dòng chữ “Danh sách container [số tờ khai] qua khu vực giám sát” hoặc tương tự.
Trong khi đó, mã vạch hàng lẻ sẽ có dòng chữ “Danh sách hàng hóa [số tờ khai] qua khu vực giám sát” hoặc nội dung tương đương.
Một điểm nhận biết quan trọng khác là mã vạch hàng FCL thường đi kèm với mã QR và danh sách chi tiết các số container thuộc lô hàng đó.

Việc phát hiện sớm sai sót trong việc khai báo số container (ví dụ, tờ khai FCL nhưng không có thông tin container trên mã vạch) là rất cần thiết. Người khai có thể kịp thời thực hiện thủ tục sửa đổi, bổ sung số container vào tờ khai trước khi hàng được thông quan, qua đó tránh được nhiều rắc rối và chi phí phát sinh không đáng có như phí lưu kho, lưu bãi do chậm trễ lấy hàng.

Tóm lại, việc hiểu rõ các cách in mã vạch hải quan cũng như những lưu ý quan trọng liên quan đến loại hình hàng hóa sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong quá trình làm thủ tục xuất nhập khẩu. Từ việc sử dụng cổng thông tin trực tuyến, phần mềm chuyên dụng cho đến việc liên hệ trực tiếp cơ quan hải quan khi cần thiết, mỗi phương pháp đều có những tình huống áp dụng riêng. Việc nắm vững và lựa chọn đúng phương thức lấy mã vạch hải quan phù hợp sẽ góp phần đảm bảo hàng hóa được thông quan nhanh chóng, hiệu quả.