Cách in mã vạch tờ khai hải quan nhanh chóng, chính xác

Trang Chủ / Máy In / Cách in mã vạch tờ khai hải quan nhanh chóng, chính xác

Việc nắm vững cách in mã vạch tờ khai là một kỹ năng quan trọng đối với các cá nhân và doanh nghiệp tham gia vào hoạt động xuất nhập khẩu. Mã vạch tờ khai không chỉ là yêu cầu bắt buộc mà còn giúp quá trình thông quan hàng hóa diễn ra thuận lợi hơn. Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết về các phương pháp lấy và in mã vạch tờ khai hải quan, từ cách thực hiện trực tuyến, sử dụng phần mềm chuyên dụng, đến việc lấy trực tiếp tại cơ quan hải quan, giúp bạn lựa chọn giải pháp phù hợp nhất.

Table of Contents

Hướng dẫn chi tiết cách in mã vạch tờ khai online qua Tổng cục Hải quan

Hệ thống trực tuyến của Tổng cục Hải quan Việt Nam cung cấp nhiều tiện ích cho người dùng, bao gồm tra cứu nợ thuế, thông tin nộp thuế qua kho bạc, kiểm tra trạng thái tờ khai và đặc biệt là chức năng in mã vạch tờ khai hải quan. Đây là phương pháp phổ biến và tiện lợi, cho phép bạn thực hiện mọi lúc mọi nơi chỉ với kết nối internet.

Quy trình lấy mã vạch tờ khai online qua cổng thông tin Tổng cục Hải quan được thực hiện khá đơn giản. Bạn chỉ cần làm theo các bước sau để có thể tự mình in ấn mã vạch tờ khai một cách nhanh chóng.

Bước 1: Truy cập vào hệ thống của Tổng cục Hải quan

Để bắt đầu, bạn cần truy cập vào trang web chính thức của Tổng cục Hải quan dành cho việc tra cứu và in mã vạch. Đường dẫn thường được cung cấp là https://pus1.customs.gov.vn/BarcodeContainer/BarcodeContainer.aspx. Hãy đảm bảo rằng bạn truy cập đúng địa chỉ để tránh các trang web giả mạo. Giao diện trang web được thiết kế trực quan, giúp người dùng dễ dàng tìm thấy mục cần thiết.

Bước 2: Nhập các thông tin cần thiết theo yêu cầu

Sau khi truy cập thành công, hệ thống sẽ yêu cầu bạn cung cấp một số thông tin cụ thể để có thể định danh chính xác tờ khai cần lấy mã vạch. Các thông tin này bao gồm:

Mã doanh nghiệp: Đây chính là mã số thuế của doanh nghiệp đứng tên trên tờ khai hải quan.
Số tờ khai: Bao gồm 12 chữ số. Một điểm đặc biệt cần lưu ý là hậu tố (số cuối cùng) của số tờ khai có thể thay đổi từ 0 đến 9. Mỗi lần tờ khai được sửa đổi, dù là do doanh nghiệp hay cơ quan hải quan, số này sẽ tăng lên. Nếu không cập nhật đúng số tờ khai mới nhất, bạn sẽ không thể tải được mã vạch tờ khai thông quan.
Mã hải quan: Là mã định danh của chi cục hải quan nơi bạn mở tờ khai. Mỗi chi cục sẽ có một mã riêng biệt, ví dụ như Chi cục Hải quan Cảng Cát Lái có mã là 02CI. Bạn có thể tìm thấy thông tin này trong mục “Tên cơ quan Hải quan tiếp nhận tờ khai” trên bản khai của mình.
Ngày tờ khai: Là ngày tháng năm mà tờ khai được đăng ký và truyền lên hệ thống của Tổng cục Hải quan. Thông tin này được ghi rõ tại mục “Ngày đăng ký” trên tờ khai.

Việc nhập chính xác và đầy đủ các thông tin trên là yếu tố then chốt để hệ thống có thể truy xuất đúng mã vạch tờ khai bạn cần.

Xem Thêm Bài Viết:

Bước 3: Chọn và in mã vạch tờ khai

Khi đã điền đầy đủ thông tin ở Bước 2, bạn nhấn vào nút “Lấy thông tin”. Hệ thống sẽ xử lý yêu cầu và trả về kết quả tương ứng với tình trạng tờ khai của bạn. Có bốn trường hợp phổ biến mà bạn có thể gặp:

Trường hợp 1: Tờ khai chưa thông quan.
Đây là thông báo thường gặp khi bạn tra cứu mã vạch ngay sau khi truyền tờ khai hoặc khi tờ khai chưa hoàn tất các nghĩa vụ (ví dụ: chưa nộp thuế) hoặc số tờ khai đã bị thay đổi (do sửa đổi) mà bạn chưa cập nhật. Hệ thống sẽ báo rằng tờ khai của bạn chưa đủ điều kiện để cấp mã vạch thông quan.
Trường hợp 2: Tờ khai được chấp nhận giải phóng hàng.
Trong trường hợp này, hàng hóa của bạn đã được hải quan đồng ý cho mang về kho riêng để bảo quản, tuy nhiên vẫn còn một số thủ tục hoặc giấy tờ cần bổ sung, hoặc các bước kiểm tra chuyên ngành chưa hoàn tất. Mã vạch tờ khai lúc này sẽ phản ánh trạng thái “giải phóng hàng”.
Trường hợp 3: Tờ khai đã thông quan chưa lấy hàng ra khỏi cảng.
Đây là trạng thái lý tưởng nhất và là bản in mã vạch tờ khai mà doanh nghiệp cần lưu trữ cẩn thận. Bản mã vạch này rất quan trọng, dùng để bổ sung hồ sơ cho ngân hàng, lưu trữ nội bộ và thực hiện các thủ tục tiếp theo. Đối với các tờ khai thuộc luồng xanh, sau khi hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế, tờ khai sẽ tự động được thông quan và bạn có thể nhận được mã vạch này.
mã vạch tờ khai đã thông quan chưa lấy ra khỏi cảng
Trường hợp 4: Tờ khai đã thông quan và đã lấy hàng ra khỏi cảng.
Khi hàng hóa đã được vận chuyển ra khỏi khu vực giám sát của hải quan, mã vạch sẽ không còn nằm trong phạm vi quản lý trực tiếp của cơ quan hải quan nữa. Thông báo trả về sẽ thể hiện rõ tình trạng này. Nếu bạn vẫn cần mã vạch tờ khai hải quan ở trạng thái như Trường hợp 3 (thông quan nhưng chưa lấy hàng), bạn sẽ phải sử dụng các phương pháp lấy mã vạch khác được đề cập ở phần sau.

Sử dụng phần mềm ECUS để lấy và in mã vạch tờ khai hải quan

Phần mềm khai báo hải quan điện tử ECUS là một công cụ quen thuộc và được nhiều đại lý khai thuê hải quan cũng như doanh nghiệp xuất nhập khẩu ưa chuộng. Việc lấy và in mã vạch tờ khai hải quan qua phần mềm ECUS hoặc các phần mềm tương tự thường mang lại kết quả chính xác, ổn định và ít bị ảnh hưởng bởi các vấn đề về đường truyền mạng so với việc lấy online.

Dưới đây là các bước cơ bản để bạn có thể in mã vạch tờ khai từ phần mềm ECUS:

Bước 1: Mở phần mềm và truy cập vào tờ khai cần in mã vạch

Đầu tiên, bạn cần khởi động phần mềm ECUS trên máy tính của mình. Tại giao diện chính, hãy điều hướng đến mục quản lý tờ khai, thường là “Tờ khai xuất khẩu” hoặc “Tờ khai nhập khẩu”. Tiếp theo, tìm và chọn đúng tờ khai hải quan mà bạn muốn lấy và in mã vạch.
in mã vạch trên phần mềm ecus

Bước 2: Kéo thông tin mã vạch

Sau khi đã mở tờ khai cần thiết, bạn tìm đến mục “Kết quả xử lý tờ khai”. Tại đây, sẽ có tùy chọn “Lấy danh sách mã vạch phương tiện” hoặc một tùy chọn tương tự. Bạn thực hiện thao tác khai báo và sau đó chọn “Lấy phản hồi” từ hệ thống hải quan.

Nếu kết quả trả về báo chưa có thông tin phản hồi, điều này có nghĩa là hàng hóa của bạn có thể chưa được thông quan. Ngược lại, nếu hệ thống trả về thông tin mã vạch, bạn có thể chọn chức năng “In TK” (In tờ khai) hoặc một nút tương tự để tiến hành in ấn mã vạch tờ khai.

Ưu điểm của phương pháp này là bạn có thể lấy được mã vạch tờ khai bất cứ lúc nào sau khi tờ khai đã được thông quan, kể cả khi hàng đã được lấy ra khỏi cảng. Điều này khắc phục được nhược điểm của việc lấy mã vạch online đối với trường hợp hàng đã qua cổng giám sát. Tuy nhiên, việc kéo thông tin mã vạch qua phần mềm cũng có giới hạn thời gian nhất định, thường trong khoảng 3-5 ngày kể từ khi thông quan thì việc lấy mã vạch vẫn khả thi. Sau khoảng thời gian này, có thể bạn sẽ không in được mã vạch tờ khai trên phần mềm nữa. Để đảm bảo quá trình khai báo và in ấn diễn ra suôn sẻ, việc sở hữu một hệ thống máy tính ổn định là rất quan trọng. Bạn có thể tham khảo các dòng máy tính phù hợp cho công việc văn phòng tại maytinhgiaphat.vn.

Lưu ý rằng đôi khi trang web của Tổng cục Hải quan có thể gặp lỗi kỹ thuật, trong những trường hợp như vậy, việc sử dụng điện thoại di động để truy cập và lấy mã vạch (nếu hệ thống hỗ trợ) hoặc chuyển sang sử dụng phần mềm ECUS là một giải pháp thay thế hiệu quả.

Phương án cuối cùng: Lấy mã vạch tờ khai trực tiếp tại Chi cục Hải quan

Khi các phương pháp lấy mã vạch tờ khai online hoặc qua phần mềm không thể thực hiện được, việc đến trực tiếp Chi cục Hải quan nơi bạn mở tờ khai để yêu cầu hỗ trợ là giải pháp cuối cùng. Có một số tình huống cụ thể mà bạn có thể phải áp dụng cách này:

Tờ khai đã được xử lý từ rất lâu, và các thông tin lưu trữ trên hệ thống online hoặc trong phần mềm không còn khả dụng.
Bạn thiếu một số thông tin cần thiết để tra cứu tờ khai theo các cách thông thường.
Bạn không quen hoặc không có điều kiện để thực hiện các phương pháp lấy mã vạch trực tuyến hay qua phần mềm.

Tuy nhiên, việc lấy mã vạch tờ khai trực tiếp tại Chi cục Hải quan thường không được khuyến khích. Cán bộ hải quan tại các chi cục thường rất bận rộn với nhiều nghiệp vụ khác nhau. Việc tra cứu và tìm lại tờ khai theo phương pháp thủ công, đặc biệt là các tờ khai cũ, tốn rất nhiều thời gian và công sức. Đôi khi, việc này còn đòi hỏi sự phân quyền hoặc chấp thuận từ cấp quản lý cao hơn. Do đó, hãy coi đây là phương án dự phòng và chỉ sử dụng khi thực sự không còn lựa chọn nào khác.

Phân biệt mã vạch tờ khai cho hàng container và hàng lẻ: Những điểm quan trọng

Việc phân biệt giữa mạch vạch tờ khai hải quan cho hàng vận chuyển bằng container (FCL – Full Container Load) và hàng lẻ (LCL – Less than Container Load) là vô cùng quan trọng. Sự khác biệt này ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình làm thủ tục thanh lý tờ khai nhập khẩu và việc lấy hàng ra khỏi cảng.

Một điểm mấu chốt cần nhấn mạnh là người khai hải quan phải khai báo chính xác số container đối với các lô hàng nguyên container. Nếu quên khai báo số container, hệ thống sẽ mặc định hiểu rằng đó là tờ khai cho hàng lẻ, ngay cả khi thực tế hàng hóa được đóng trong container. Điều này sẽ dẫn đến việc bạn không thể làm thủ tục thanh lý và không thể đưa hàng ra khỏi cảng.

Các điểm khác biệt chính giúp bạn nhận diện giữa mã vạch tờ khai hàng container và hàng lẻ bao gồm:

Trên mã vạch tờ khai hàng container, thường sẽ có dòng chữ rõ ràng như “Danh sách container … qua khu vực giám sát”.
Ngược lại, trên mã vạch tờ khai hàng lẻ, dòng chữ tương ứng sẽ là “Danh sách hàng hóa … qua khu vực giám sát”.
Ngoài ra, mã vạch tờ khai dành cho hàng container thường sẽ hiển thị mã QR code và liệt kê cụ thể số hiệu của các container thuộc lô hàng đó.

Việc phát hiện sớm nếu tờ khai chưa được khai báo số container (đối với hàng FCL) là rất cần thiết. Người khai hải quan có thể kịp thời bổ sung thông tin này trước khi tờ khai được thông quan, qua đó tránh được nhiều rắc rối và các chi phí phát sinh không đáng có như phí lưu container, lưu bãi do chậm trễ trong việc lấy hàng.

Tóm lại, việc hiểu rõ và thực hiện đúng cách in mã vạch tờ khai là một phần không thể thiếu trong quy trình xuất nhập khẩu. Từ việc tra cứu online trên cổng thông tin Tổng cục Hải quan, sử dụng phần mềm chuyên dụng như ECUS, cho đến phương án trực tiếp tại chi cục, mỗi cách đều có những ưu và nhược điểm riêng. Quan trọng hơn cả là việc đảm bảo thông tin khai báo chính xác, đặc biệt là phân biệt rõ ràng giữa hàng container và hàng lẻ để quá trình thông quan và nhận hàng được suôn sẻ. Hy vọng những hướng dẫn trên đã cung cấp cho bạn kiến thức cần thiết để xử lý hiệu quả nghiệp vụ này.

Nếu bạn cần tư vấn thêm hoặc hỗ trợ về các giải pháp máy tính, thiết bị văn phòng phục vụ cho công việc khai báo hải quan và các nghiệp vụ khác, vui lòng liên hệ maytinhgiaphat.vn tại địa chỉ 64 Trần Quốc Vượng, Dịch Vọng Hậu, Cầu Giấy, Hà Nội hoặc qua số điện thoại 0986563332.