Cách in tờ khai hải quan điện tử đơn giản và chính xác

Trang Chủ / Máy In / Cách in tờ khai hải quan điện tử đơn giản và chính xác

In ấn tờ khai hải quan điện tử là bước cuối cùng nhưng vô cùng quan trọng trong quy trình khai báo hải quan, giúp doanh nghiệp hoàn tất thủ tục xuất nhập khẩu một cách hợp pháp và hiệu quả. Việc có được bản in tờ khai chính xác, đầy đủ thông tin không chỉ phục vụ mục đích lưu trữ hồ sơ mà còn là tài liệu cần thiết để xuất trình hoặc nộp cho cơ quan hải quan khi có yêu cầu. Nắm vững kỹ năng này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, tránh sai sót không đáng có và đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết cách in tờ khai hải quan điện tử một cách đơn giản và chuẩn xác nhất.

Table of Contents

Tầm quan trọng và giá trị pháp lý của tờ khai hải quan điện tử

Tờ khai hải quan điện tử đóng vai trò trung tâm trong kỷ nguyên số hóa thủ tục hành chính công tại Việt Nam, đặc biệt trong lĩnh vực xuất nhập khẩu. Văn bản này không chỉ là bản kê khai thông tin hàng hóa mà còn là cơ sở pháp lý để cơ quan hải quan kiểm tra, xác định nghĩa vụ thuế, và quyết định thông quan cho lô hàng. Theo quy định tại Điều 29 Luật Hải quan 2014, tờ khai hải quan điện tử có giá trị pháp lý tương đương tờ khai hải quan giấy. Sự chuyển đổi này đã mang lại lợi ích to lớn, giúp giảm thiểu thời gian thông quan, tăng cường tính minh bạch và giảm bớt các thủ tục giấy tờ rườm rà.

Hệ thống hải quan điện tử VNACCS/VCIS, được triển khai rộng rãi từ năm 2014, là nền tảng kỹ thuật cho phép doanh nghiệp thực hiện việc khai báo và nhận kết quả xử lý hồ sơ trực tuyến. Việc này giúp đẩy nhanh quá trình thông quan lên đáng kể, thậm chí chỉ còn vài giây cho những lô hàng thuộc luồng xanh, theo tinh thần của Nghị định 59/2018/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 08/2015/NĐ-CP quy định chi tiết và biện pháp thi hành Luật Hải quan về thủ tục hải quan, kiểm tra, giám sát, kiểm soát hải quan. Tờ khai được khai báo điện tử là nguồn dữ liệu chính xác, giúp cơ quan quản lý nhà nước nắm bắt thông tin về hoạt động xuất nhập khẩu một cách kịp thời và hiệu quả.

Việc in ấn tờ khai hải quan điện tử đúng cách không chỉ phục vụ cho việc nộp và xuất trình tại các Chi cục Hải quan mà còn là yêu cầu bắt buộc về lưu trữ hồ sơ. Theo Thông tư 38/2015/TT-BTC quy định về thủ tục hải quan; kiểm tra, giám sát hải quan; thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu và quản lý thuế đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu, doanh nghiệp có trách nhiệm lưu giữ hồ sơ hải quan (bao gồm cả bản in tờ khai và các chứng từ liên quan) trong thời hạn 5 năm kể từ ngày đăng ký tờ khai. Bản in này là tài liệu quan trọng trong các đợt kiểm tra sau thông quan hoặc khi có yêu cầu đối chiếu thông tin. Thiếu sót hoặc sai lệch trong bản in có thể gây khó khăn cho doanh nghiệp, thậm chí dẫn đến các mức phạt hành chính được quy định cụ thể tại Nghị định 128/2021/NĐ-CP xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực hải quan. Do đó, việc biết cách in tờ khai hải quan điện tử là kỹ năng nền tảng cho bất kỳ ai làm việc trong lĩnh vực xuất nhập khẩu.

Hướng dẫn chi tiết cách in tờ khai hải quan điện tử hiệu quả

Quy trình in tờ khai hải quan điện tử được thực hiện thông qua phần mềm khai báo chuyên dụng và tuân thủ theo các bước nhất định. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết giúp bạn thực hiện thao tác này một cách suôn sẻ và chính xác, đảm bảo bản in tờ khai đáp ứng đầy đủ yêu cầu của cơ quan hải quan và mục đích lưu trữ của doanh nghiệp.

Bước 1: Truy cập hệ thống phần mềm khai báo hải quan điện tử

Để bắt đầu quá trình in tờ khai, bạn cần mở và đăng nhập vào phần mềm khai báo hải quan mà doanh nghiệp của bạn đang sử dụng, phổ biến như ECUS6 của Công ty Thái Sơn hoặc FPT.TQDT của FPT. Việc đăng nhập đòi hỏi doanh nghiệp phải có tài khoản đã đăng ký với Tổng cục Hải quan và sử dụng chữ ký số hợp lệ theo quy định tại Nghị định 87/2012/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật Hải quan về thủ tục hải quan điện tử đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu, quá cảnh, phương tiện vận tải xuất cảnh, nhập cảnh, quá cảnh. Trước khi đăng nhập, hãy đảm bảo rằng kết nối internet ổn định và thiết bị đọc chữ ký số đã được kết nối đúng cách. Sau khi đăng nhập thành công, giao diện chính của phần mềm sẽ hiển thị, cho phép bạn truy cập vào các chức năng liên quan đến tờ khai hải quan. Kiểm tra lại thông tin doanh nghiệp hiển thị trên phần mềm như mã số thuế, tên công ty để đảm bảo đang làm việc trên đúng tài khoản của mình.

Xem Thêm Bài Viết:

Giao diện phần mềm khai báo hải quan điện tử, minh họa cách in tờ khai

Bước 2: Kiểm tra và hoàn thiện thông tin trên tờ khai đã khai báo

Sau khi đăng nhập, bạn cần tìm kiếm tờ khai cần in. Thông thường, bạn sẽ vào mục “Tờ khai hải quan” hoặc “Quản lý tờ khai” và sử dụng các tiêu chí tìm kiếm như số tờ khai, ngày đăng ký, hoặc loại hình xuất nhập khẩu (IDA cho nhập khẩu, EDA cho xuất khẩu) để hiển thị tờ khai mong muốn. Trước khi thực hiện cách in tờ khai hải quan điện tử, điều tối quan trọng là phải kiểm tra lại toàn bộ thông tin đã khai báo trên tờ khai đó. Đối chiếu thông tin trên phần mềm với các chứng từ gốc của lô hàng như hợp đồng thương mại, hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), danh mục hàng hóa (Packing List), vận đơn (Bill of Lading/Air Waybill), giấy chứng nhận xuất xứ (C/O),… Đảm bảo các chỉ tiêu quan trọng như tên hàng, mã HS, số lượng, đơn giá, trị giá hóa đơn, đơn vị tính, xuất xứ, và các thông tin về vận chuyển là chính xác và đầy đủ theo quy định tại Phụ lục II Thông tư 38/2015/TT-BTC. Lưu ý đặc biệt đến các ô có dấu () đỏ vì đây là các chỉ tiêu bắt buộc. Nếu phát hiện sai sót, bạn cần thực hiện khai bổ sung hoặc sửa đổi tờ khai (sử dụng mã nghiệp vụ IDB) trên hệ thống trước khi tiến hành in để đảm bảo bản in phản ánh đúng dữ liệu đã được chấp nhận bởi cơ quan hải quan.

Bước 3: Nhận kết quả phân luồng và chuẩn bị in

Sau khi truyền tờ khai và được hệ thống hải quan xử lý, kết quả phân luồng sẽ được trả về. Bạn cần sử dụng chức năng “Lấy kết quả phân luồng” hoặc tương tự trong phần mềm để nhận thông tin này. Kết quả phân luồng (xanh, vàng, hoặc đỏ) quyết định quy trình tiếp theo và yêu cầu về việc xuất trình bản in tờ khai. Theo Điều 25 Nghị định 08/2015/NĐ-CP, luồng xanh là luồng miễn kiểm tra hồ sơ giấy và kiểm tra thực tế hàng hóa, cho phép thông quan nhanh chóng dựa trên dữ liệu điện tử. Đối với lô hàng luồng xanh, bạn có thể thực hiện in tờ khai hải quan điện tử ngay sau khi có số tờ khai chính thức. Luồng vàng yêu cầu kiểm tra chi tiết hồ sơ giấy, và luồng đỏ yêu cầu kiểm tra cả hồ sơ giấy và kiểm tra thực tế hàng hóa. Trong trường hợp luồng vàng hoặc đỏ, bản in tờ khai hải quan điện tử và bộ hồ sơ giấy đầy đủ là bắt buộc phải nộp hoặc xuất trình cho cơ quan hải quan tại Chi cục. Chỉ khi tờ khai đã có số tờ khai chính thức do hệ thống cấp, bản in mới có giá trị pháp lý để sử dụng trong các thủ tục tiếp theo.

Bước 4: Thực hiện in tờ khai từ phần mềm

Khi đã có số tờ khai chính thức và kết quả phân luồng, bạn có thể tiến hành in tờ khai hải quan điện tử. Trong giao diện phần mềm, tìm đến chức năng “In tờ khai” hoặc “Xuất tờ khai ra file PDF”. Thông thường, phần mềm sẽ cung cấp các tùy chọn định dạng in khác nhau, ví dụ như in theo mẫu Thông tư 38/2015/TT-BTC, in chi tiết các dòng hàng, hoặc xuất ra file PDF. Chọn định dạng phù hợp với mục đích sử dụng (thường là mẫu chính thức theo quy định). Trước khi in, hãy kiểm tra lại bản xem trước (preview) nếu có để đảm bảo tất cả các thông tin quan trọng như số tờ khai, ngày đăng ký, mã loại hình, tên và địa chỉ doanh nghiệp, chi tiết hàng hóa, trị giá, thuế… đều hiển thị đầy đủ và rõ ràng. Sử dụng máy in có chất lượng tốt, ưu tiên in trên giấy A4 để bản in sắc nét, không bị mờ hoặc mất nét, đặc biệt là các mã vạch (nếu có). Nếu in bản giấy để nộp, theo quy định tại Thông tư 38/2015/TT-BTC, bản in cần có chữ ký và đóng dấu xác nhận của người khai hải quan hoặc chủ doanh nghiệp để đảm bảo tính xác thực. Lưu file PDF của tờ khai sau khi xuất để có một bản lưu trữ điện tử dự phòng, rất hữu ích cho việc tra cứu hoặc đối chiếu sau này. Để đảm bảo chất lượng bản in và hệ thống hoạt động ổn định, việc sử dụng các thiết bị máy tính và máy in đáng tin cậy là rất quan trọng. Bạn có thể tham khảo các giải pháp công nghệ tại maytinhgiaphat.vn để tối ưu hóa quy trình làm việc của mình.

Bước 5: Nộp bản in và hoàn tất thủ tục thông quan

Bước cuối cùng trong quy trình cách in tờ khai hải quan điện tử là sử dụng bản in này để hoàn tất thủ tục thông quan. Đối với lô hàng luồng xanh, bạn không cần nộp bản in cho cơ quan hải quan trừ khi có yêu cầu kiểm tra ngẫu nhiên hoặc kiểm tra sau thông quan. Tuy nhiên, bạn vẫn cần giữ bản in này cùng bộ chứng từ để lưu trữ. Đối với lô hàng luồng vàng hoặc đỏ, việc nộp hoặc xuất trình bản in tờ khai hải quan điện tử cùng với bộ hồ sơ giấy (bao gồm Commercial Invoice, Packing List, Bill of Lading, C/O, giấy phép nhập khẩu (nếu có),… theo yêu cầu tại Điều 16 Thông tư 38/2015/TT-BTC) là bắt buộc để cơ quan hải quan kiểm tra và xác nhận. Sau khi hồ sơ được chấp nhận và hàng hóa đã được thông quan (đối với luồng vàng/đỏ sau khi kiểm tra xong), bạn cần lưu giữ cẩn thận bản in tờ khai cùng toàn bộ bộ hồ sơ hải quan đã được thông quan theo thời hạn quy định (5 năm) để phục vụ cho công tác kiểm tra sau thông quan của cơ quan hải quan khi cần thiết.

Các lưu ý quan trọng khi thực hiện cách in tờ khai hải quan điện tử

Để đảm bảo quy trình in tờ khai hải quan điện tử diễn ra suôn sẻ, chính xác và tuân thủ pháp luật, người khai hải quan cần đặc biệt lưu ý một số điểm sau:

Đầu tiên và quan trọng nhất là đảm bảo tính chính xác tuyệt đối của thông tin trên tờ khai trước khi in. Mọi sai sót về mã HS, trị giá, số lượng, xuất xứ hay bất kỳ chỉ tiêu nào khác trên tờ khai đều có thể dẫn đến việc khai sai dẫn đến bị xử phạt hành chính theo Nghị định 128/2021/NĐ-CP, với mức phạt có thể lên đến hàng chục triệu đồng tùy theo mức độ vi phạm. Do đó, việc kiểm tra kỹ lưỡng lại toàn bộ dữ liệu đã nhập liệu và đối chiếu với chứng từ gốc trước khi truyền tờ khai và in là cực kỳ cần thiết. Hãy sử dụng chức năng xem trước bản in trên phần mềm để kiểm tra bố cục và đầy đủ thông tin trước khi ra lệnh in thật.

Thứ hai, chữ ký số được sử dụng để khai báo và truyền tờ khai hải quan phải là chữ ký số hợp lệ, còn thời hạn sử dụng và đã đăng ký với cơ quan hải quan. Chữ ký số là phương tiện xác thực người khai hải quan, đảm bảo tính toàn vẹn và không thể chối bỏ của dữ liệu điện tử. Nếu chữ ký số gặp vấn đề (hết hạn, lỗi thiết bị, lỗi chứng thư), bạn sẽ không thể truyền tờ khai thành công hoặc bản in tờ khai sẽ không có giá trị pháp lý đầy đủ khi cần thiết. Luôn kiểm tra tình trạng chữ ký số và liên hệ ngay với nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số (ví dụ như Thaison-CA, FPT-CA,…) để được hỗ trợ kịp thời nếu phát sinh lỗi.

Thứ ba, việc lưu trữ bản in tờ khai và dữ liệu điện tử cần được thực hiện một cách khoa học và an toàn. Bản in tờ khai cần được sắp xếp cùng bộ chứng từ liên quan và lưu giữ trong các cặp hồ sơ, ghi rõ thông tin về lô hàng, số tờ khai, ngày thông quan để dễ dàng tra cứu khi cần thiết. Bên cạnh bản cứng, việc lưu trữ bản mềm (file PDF) của tờ khai trên máy tính hoặc các thiết bị lưu trữ khác (ổ cứng, cloud) cũng rất quan trọng. Thời hạn lưu trữ hồ sơ hải quan là 5 năm theo quy định, việc không lưu giữ hoặc làm mất hồ sơ có thể bị xử phạt. Hãy thiết lập một hệ thống lưu trữ khoa học để đảm bảo có thể truy xuất hồ sơ bất cứ lúc nào theo yêu cầu.

Cuối cùng, phần mềm khai báo hải quan điện tử (như ECUS6) thường xuyên có các bản cập nhật để đáp ứng các thay đổi về quy định, cải tiến tính năng hoặc sửa lỗi. Việc sử dụng phiên bản phần mềm mới nhất là rất quan trọng để đảm bảo tương thích với hệ thống VNACCS/VCIS của Tổng cục Hải quan và tránh các lỗi phát sinh trong quá trình khai báo và in tờ khai hải quan điện tử. Hãy thường xuyên kiểm tra thông báo từ nhà cung cấp phần mềm và thực hiện cập nhật khi có phiên bản mới. Đồng thời, trước mỗi lần khai báo quan trọng, nên kiểm tra lại kết nối mạng và tình trạng hoạt động của phần mềm để tránh gián đoạn vào phút chót.

Giải đáp các thắc mắc thường gặp về cách in tờ khai hải quan điện tử

Trong quá trình thực hiện cách in tờ khai hải quan điện tử, người khai hải quan có thể gặp phải một số câu hỏi. Dưới đây là giải đáp cho các thắc mắc phổ biến nhất để giúp bạn hiểu rõ hơn về quy trình này.

Việc in tờ khai hải quan điện tử có phải lúc nào cũng bắt buộc không?
Không bắt buộc trong mọi trường hợp. Đối với các lô hàng thuộc luồng xanh, dữ liệu điện tử đã có giá trị pháp lý đầy đủ theo Luật Hải quan 2014, và cơ quan hải quan thường không yêu cầu nộp bản in giấy. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn cần in bản giấy để lưu trữ nội bộ trong 5 năm theo quy định tại Thông tư 38/2015/TT-BTC. Bản in giấy trở nên bắt buộc phải nộp hoặc xuất trình khi lô hàng rơi vào luồng vàng (kiểm tra hồ sơ giấy) hoặc luồng đỏ (kiểm tra hồ sơ giấy và thực tế hàng hóa), hoặc khi cơ quan hải quan yêu cầu cho mục đích kiểm tra sau thông quan.

Làm thế nào nếu bản in tờ khai bị lỗi hiển thị hoặc thiếu thông tin?
Nếu bản in bị lỗi hiển thị (chữ mờ, thiếu nét, sai định dạng), trước tiên hãy kiểm tra lại cài đặt máy in và driver, đảm bảo máy in hoạt động tốt và đủ mực. Sau đó, kiểm tra lại tùy chọn định dạng in trên phần mềm khai báo hải quan để chắc chắn bạn đã chọn đúng mẫu in chuẩn. Nếu bản in thiếu thông tin so với dữ liệu trên phần mềm, có thể do lỗi phần mềm hoặc lỗi kết nối. Hãy thử khởi động lại phần mềm hoặc máy tính. Trường hợp tờ khai thiếu thông tin cần thiết do khai sót, bạn phải thực hiện khai bổ sung (sử dụng mã nghiệp vụ IDB) trên hệ thống trước khi in lại tờ khai mới đã được cập nhật. Việc sửa đổi phải hoàn tất trước khi hàng hóa được thông quan để tránh các vi phạm hành chính.

Tôi có thể in tờ khai trước khi hệ thống cấp số tờ khai chính thức không?
Tuyệt đối không. Tờ khai hải quan điện tử chỉ có giá trị pháp lý khi đã được hệ thống hải quan tiếp nhận, xử lý và cấp số tờ khai chính thức. Bản in được tạo ra trước khi có số tờ khai sẽ là bản nháp và không được cơ quan hải quan công nhận. Bạn phải đợi hệ thống trả về kết quả phân luồng và số tờ khai chính thức (thường chỉ mất vài giây hoặc vài phút sau khi truyền dữ liệu) rồi mới tiến hành in để đảm bảo bản in hợp lệ theo hướng dẫn của Thông tư 39/2018/TT-BTC.

Cách lưu trữ bản in tờ khai hải quan điện tử an toàn và hiệu quả là gì?
Cách hiệu quả nhất là kết hợp lưu trữ bản cứng và bản mềm. Bản in giấy nên được kẹp gọn gàng cùng với toàn bộ chứng từ gốc của lô hàng đó (hóa đơn, vận đơn, packing list, C/O,…) và được lưu trữ trong các cặp hồ sơ theo số tờ khai hoặc theo ngày/tháng để dễ dàng tra cứu. Việc lưu trữ này cần tuân thủ mẫu biểu và cách thức theo hướng dẫn của Thông tư 38/2015/TT-BTC. Song song đó, bạn nên lưu bản file PDF của tờ khai trên máy tính hoặc hệ thống lưu trữ đám mây, có đặt tên file khoa học (ví dụ: Số tờ khai – Ngày đăng ký – Tên doanh nghiệp) để thuận tiện cho việc tìm kiếm và sao lưu dự phòng, đảm bảo hồ sơ được lưu giữ đủ 5 năm theo quy định pháp luật, tránh rủi ro bị phạt do mất mát hồ sơ.

Kết thúc

Việc nắm vững cách in tờ khai hải quan điện tử là kỹ năng thiết yếu cho những người làm công tác xuất nhập khẩu. Quy trình này, dù có vẻ đơn giản, nhưng đòi hỏi sự cẩn trọng và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật về hải quan. Từ việc đảm bảo thông tin chính xác trên tờ khai, sử dụng chữ ký số hợp lệ, đến việc in ấn đúng định dạng và lưu trữ hồ sơ khoa học, mỗi bước đều góp phần đảm bảo quá trình thông quan diễn ra suôn sẻ, nhanh chóng và hợp pháp. Hiểu rõ các lưu ý và giải đáp các câu hỏi thường gặp sẽ giúp bạn tự tin hơn khi thao tác, tránh được những sai sót không đáng có và tối ưu hóa hiệu quả công việc trong lĩnh vực xuất nhập khẩu. Bản in tờ khai hải quan điện tử chính là cầu nối giữa dữ liệu điện tử và yêu cầu quản lý truyền thống, đóng vai trò quan trọng trong việc hoàn thiện bộ hồ sơ hải quan của doanh nghiệp.