Cách kiểm tra máy in - Máy Tính Gia Phát

Trang Chủ / Máy In / Cách kiểm tra máy in

Hiểu rõ hoạt động của máy in là điều cần thiết cho cả người dùng cá nhân và doanh nghiệp. Việc chỉ nhìn vào mức mực hay tình trạng giấy không thể cung cấp thông tin đầy đủ về việc máy đã in những tài liệu nào và khi nào. Để quản lý, theo dõi hoặc khắc phục sự cố, biết cách kiểm tra máy in bằng cách xem lịch sử in là vô cùng quan trọng. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết các phương pháp để bạn có thể dễ dàng xem lại các tác vụ in ấn đã thực hiện trên máy tính Windows.

Table of Contents

Tại sao cần kiểm tra lịch sử in trên máy in?

Việc kiểm tra lịch sử in không chỉ đơn thuần là xem lại danh sách các tài liệu đã được gửi đi. Nó mang lại nhiều lợi ích thiết thực. Đối với gia đình, bạn có thể theo dõi việc sử dụng máy in của các thành viên. Trong môi trường văn phòng, việc này giúp kiểm soát chi phí, quản lý lượng giấy và mực tiêu thụ, cũng như giám sát hoạt động in ấn của nhân viên.

Bên cạnh đó, khi gặp sự cố với máy in, việc kiểm tra lịch sử có thể cung cấp manh mối quý giá về nguyên nhân, chẳng hạn như tài liệu nào bị kẹt hoặc lỗi. Đây cũng là một biện pháp an ninh, giúp phát hiện các hoạt động in không mong muốn hoặc trái phép. Nắm vững cách kiểm tra máy in thông qua lịch sử in giúp bạn quản lý thiết bị hiệu quả hơn.

Chi Tiết Các Phương Pháp Kiểm Tra Lịch Sử In Trên Máy Tính Windows

Máy tính chạy hệ điều hành Windows cung cấp một số cách để xem lại các tài liệu đã được gửi đến máy in. Theo mặc định, Windows có xu hướng tự động xóa các tác vụ khỏi hàng đợi in sau khi chúng hoàn thành. Do đó, để có thể lưu giữ và xem lại lịch sử in, bạn cần thực hiện một vài thao tác thiết lập. Dưới đây là các phương pháp phổ biến và chi tiết để thực hiện việc này.

Phương Pháp 1: Sử Dụng Hàng Đợi In (Print Queue)

Cách đơn giản nhất để xem các tài liệu đang chờ in hoặc vừa in xong là truy cập vào hàng đợi in của máy in đó. Tuy nhiên, như đã đề cập, mặc định là các mục sẽ biến mất sau khi in xong. Để giữ lại thông tin này trong hàng đợi, bạn cần thay đổi cài đặt.

Để bắt đầu, bạn hãy click vào biểu tượng menu Start của Windows, sau đó chọn mục Settings (Cài đặt). Trong cửa sổ Settings, tìm và click vào Devices (Thiết bị), rồi chọn Printers & Scanners (Máy in & Máy quét) từ menu bên trái.

Xem Thêm Bài Viết:

Giao diện cài đặt Printers & Scanners trong Windows

Tiếp theo, trong danh sách các máy in đã cài đặt, hãy tìm tên máy in bạn muốn kiểm tra. Click chuột vào tên máy in đó và sau đó click vào nút Open Queue (Mở Hàng đợi). Cửa sổ hàng đợi in sẽ hiện ra, hiển thị các tài liệu hiện đang được in hoặc đang chờ trong hàng đợi. Thông thường, các tài liệu đã in thành công sẽ không còn hiển thị ở đây.

Nút Open Queue để mở hàng đợi in của máy in

Để máy tính lưu lại các tài liệu đã in trong hàng đợi này, bạn cần bật tính năng Keep Printed Documents. Trong cửa sổ hàng đợi in, click vào menu Printer và chọn Properties (Thuộc tính). Hoặc, từ cửa sổ Printers & Scanners, click vào tên máy in và chọn Manage (Quản lý), sau đó click vào Printer Properties.

Menu Printer và tùy chọn Properties trong cửa sổ hàng đợi in

Trong cửa sổ Thuộc tính máy in, chuyển sang tab Advanced (Nâng cao). Tại đây, bạn sẽ thấy tùy chọn Keep Printed Documents (Lưu tài liệu đã in). Tích vào ô này để bật tính năng ghi nhật ký. Sau đó, click OK để lưu lại cài đặt. Kể từ lúc này, các tài liệu đã in sẽ không tự động biến mất khỏi hàng đợi, cho phép bạn xem lại danh sách các tác vụ in gần đây trực tiếp từ cửa sổ hàng đợi.

Tùy chọn Keep Printed Documents trong tab Advanced của thuộc tính máy in

Phương pháp này cung cấp cái nhìn nhanh chóng về các tác vụ in gần nhất ngay trên máy tính của bạn. Tuy nhiên, danh sách này có thể bị giới hạn tùy thuộc vào bộ nhớ đệm và cách quản lý của Windows, cũng như chỉ hiển thị thông tin cơ bản.

Phương Pháp 2: Kiểm Tra Lịch Sử Chi Tiết Bằng Event Viewer

Nếu bạn cần xem một danh sách lịch sử in dài hơn và chi tiết hơn, công cụ Event Viewer (Trình xem Sự kiện) của Windows là lựa chọn phù hợp. Event Viewer ghi lại nhiều loại sự kiện khác nhau của hệ thống, bao gồm cả các sự kiện liên quan đến dịch vụ in. Tuy nhiên, giống như hàng đợi in, bạn cần bật tính năng ghi lịch sử in dài hạn trong Event Viewer trước khi có thể xem.

Để mở Event Viewer, click chuột phải vào biểu tượng menu Start và chọn Event Viewer từ danh sách.

Menu chuột phải Start hiển thị Event Viewer

Cửa sổ Event Viewer sẽ mở ra. Để xem lịch sử in, bạn cần điều hướng qua cấu trúc thư mục ở khung bên trái. Mở rộng Applications and Services Logs (Nhật ký Ứng dụng và Dịch vụ), sau đó mở rộng Microsoft, tiếp tục mở rộng Windows.

Cây thư mục Applications and Services Logs trong Event Viewer

Cuộn xuống để tìm mục Print Service (Dịch vụ In). Đây là nơi chứa các nhật ký hoạt động của máy in.

Kích Hoạt Ghi Lịch Sử Chi Tiết Trong Event Viewer

Để bật ghi nhật ký chi tiết, click chuột phải vào Operational (nằm dưới Print Service) và chọn Properties (Thuộc tính).

Trong cửa sổ Properties của Operational, tích vào ô Enable logging (Bật ghi nhật ký). Bạn cũng có thể thiết lập Maximum log size (KB) (Kích thước tối đa của nhật ký) để quy định lượng lịch sử in mà Windows sẽ lưu trữ. Kích thước càng lớn, bạn càng có thể xem lại lịch sử in xa hơn về trước. Sau khi cấu hình, click OK để lưu cài đặt.

Xem Lịch Sử In Đã Lưu Trong Event Viewer

Sau khi đã bật ghi nhật ký, bạn có thể xem lịch sử in bất cứ lúc nào bằng cách mở Event Viewer, điều hướng đến Applications and Services Logs > Microsoft > Windows > Print Service và click vào Operational.

Danh sách các sự kiện trong nhật ký Operational của Print Service

Danh sách các sự kiện liên quan đến máy in sẽ xuất hiện ở khung giữa. Danh sách này bao gồm nhiều loại sự kiện khác nhau, không chỉ riêng việc in tài liệu thành công mà còn cả các lỗi, cảnh báo, hoặc các hành động khác liên quan đến dịch vụ in.

Chi tiết sự kiện Printing a Document trong Event Viewer

Để lọc chỉ xem các sự kiện in tài liệu, bạn có thể click chuột phải vào tiêu đề cột Task Category (Danh mục Tác vụ) và chọn Group Events by This Column (Nhóm các sự kiện theo cột này). Sau đó, bạn có thể thu gọn các nhóm không cần thiết và chỉ mở rộng nhóm Printing a Document để xem danh sách các tài liệu đã được in. Mỗi mục trong danh sách cung cấp thông tin chi tiết về sự kiện in, bao gồm tên tài liệu, người dùng, thời gian, và trạng thái (thành công/thất bại).

Event Viewer cung cấp cái nhìn sâu sắc và chi tiết hơn về lịch sử in so với hàng đợi in, nhưng giao diện có thể hơi phức tạp đối với người dùng phổ thông.

Phương Pháp 3: Sử Dụng Phần Mềm Quản Lý In Ấn Chuyên Dụng

Đối với những người cần quản lý lịch sử in một cách thường xuyên, dễ dàng theo dõi trên nhiều máy in hoặc cần các báo cáo chi tiết, việc sử dụng các phần mềm ghi nhật ký in từ bên thứ ba là một giải pháp hiệu quả. Các phần mềm này thường cung cấp giao diện thân thiện hơn và nhiều tính năng báo cáo nâng cao.

Một ví dụ phổ biến về phần mềm miễn phí giúp ghi lại lịch sử in là PaperCut Print Logger. Phần mềm này rất hữu ích trong việc cung cấp một cái nhìn tổng quan về hoạt động in ấn hàng ngày, hàng tuần, hoặc hàng tháng trên máy tính cài đặt.

PaperCut Print Logger tự động ghi lại thông tin mỗi khi có một tác vụ in được gửi đi. Các thông tin được lưu bao gồm dấu thời gian (khi nào in), tên người dùng đã thực hiện lệnh in, tên của tài liệu được in, tên máy in được sử dụng, số lượng trang và số bản sao được in.

Giao diện phần mềm PaperCut Print Logger hiển thị lịch sử in

Sau khi cài đặt PaperCut Print Logger, bạn thường có thể truy cập vào trang quản trị hoặc thư mục chứa nhật ký của phần mềm. Thường thì thư mục cài đặt mặc định trên Windows 10 là C:Program Files (x86)PaperCut Print Logger. Trong thư mục này, thường có một shortcut hoặc file để mở giao diện xem nhật ký, ví dụ: View Logs.

Giao diện quản trị của PaperCut Print Logger (thường mở trong trình duyệt web) hiển thị danh sách các tài liệu đã in, được sắp xếp theo ngày. Bạn có thể xem lịch sử in cho từng ngày bằng cách click vào các liên kết tương ứng (thường có nhãn HTML).

Ngoài việc xem trực tiếp trong trình duyệt, PaperCut Print Logger còn cho phép bạn xuất lịch sử in ra các định dạng file khác như CSV hoặc Excel (XLS). Điều này rất tiện lợi nếu bạn muốn phân tích dữ liệu in ấn hoặc tạo báo cáo riêng. Bạn có thể tìm các nút hoặc liên kết có nhãn CSV/Excel cho ngày cụ thể hoặc cho toàn bộ tháng.

Tùy chọn xuất báo cáo lịch sử in ra file HTML hoặc CSV/Excel trong PaperCut Print Logger

Các file nhật ký thô cũng được lưu trữ trong thư mục cài đặt của phần mềm, thường nằm trong thư mục con LogsCSV. Sử dụng phần mềm ghi nhật ký in như PaperCut Print Logger là cách kiểm tra máy in và hoạt động in ấn một cách trực quan và có hệ thống, đặc biệt phù hợp với những người dùng cần theo dõi và báo cáo thường xuyên.

Đối với doanh nghiệp hoặc cá nhân cần quản lý hiệu quả chi phí in ấn, việc nắm rõ lịch sử in là vô cùng cần thiết. Bên cạnh đó, việc bảo trì và kiểm tra định kỳ các thiết bị ngoại vi như máy in cũng quan trọng không kém. Quý khách có thể tham khảo các dịch vụ và sản phẩm công nghệ chất lượng tại maytinhgiaphat.vn.

Việc nắm vững cách kiểm tra máy in bằng việc xem lại lịch sử in là một kỹ năng hữu ích, giúp bạn kiểm soát tốt hơn thiết bị của mình, quản lý tài nguyên in ấn hiệu quả và hỗ trợ khắc phục sự cố khi cần thiết. Dù bạn chọn sử dụng các tính năng có sẵn của Windows hay cài đặt phần mềm ghi nhật ký in chuyên dụng, thông tin về lịch sử in sẽ là công cụ đắc lực trong việc quản lý máy in trên máy tính của bạn.