Cách share máy in qua mạng LAN Win 10 chi tiết nhất

Trang Chủ / Máy In / Cách share máy in qua mạng LAN Win 10 chi tiết nhất

Việc chia sẻ máy in trong môi trường văn phòng hay gia đình có nhiều máy tính là một nhu cầu thiết yếu, giúp tiết kiệm chi phí đầu tư thiết bị và tăng cường hiệu quả công việc. Với hệ điều hành Windows 10, cách share máy in qua mạng LAN Win 10 đã trở nên đơn giản hơn bao giờ hết. Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn từng bước cụ thể để bạn có thể dễ dàng thiết lập máy in dùng chung cho tất cả mọi người trong cùng mạng nội bộ, giúp tối ưu hóa quy trình in ấn một cách nhanh chóng và thuận tiện.

Table of Contents

Chuẩn bị cần thiết trước khi chia sẻ máy in qua mạng LAN

Trước khi bắt tay vào thực hiện các bước chia sẻ máy in qua mạng LAN, bạn cần đảm bảo một vài yếu tố quan trọng đã được chuẩn bị sẵn sàng. Điều đầu tiên và cơ bản nhất là máy in của bạn phải được kết nối vật lý vào hệ thống mạng LAN. Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách cắm cáp Ethernet từ máy in vào router hoặc switch mạng, hoặc kết nối máy in qua Wi-Fi với cùng một mạng mà các máy tính khác đang sử dụng.

Tiếp theo, hãy chắc chắn rằng máy tính sẽ đóng vai trò là máy chủ (máy tính đang kết nối trực tiếp với máy in qua cổng USB hoặc đã cài đặt máy in mạng) và các máy tính khách (những máy tính khác muốn sử dụng máy in này) đều đang hoạt động trên cùng một dải địa chỉ IP, tức là cùng một lớp mạng. Điều này đảm bảo các thiết bị có thể “nhìn thấy” và giao tiếp với nhau. Cuối cùng, hãy kiểm tra và đảm bảo rằng driver (trình điều khiển) của máy in đã được cài đặt đầy đủ và chính xác trên máy tính chủ. Máy in phải hoạt động bình thường khi in trực tiếp từ máy chủ trước khi bạn tiến hành chia sẻ nó.

Hướng dẫn chi tiết cách share máy in qua mạng LAN Win 10 hiệu quả

Hướng dẫn chi tiết cách share máy in qua mạng LAN Win 10 trên máy chủ

Sau khi đã hoàn tất các bước chuẩn bị, chúng ta sẽ tiến hành cấu hình trên máy tính chủ, tức là máy tính đang có máy in được cài đặt và kết nối trực tiếp. Các bước sau đây sẽ giúp bạn kích hoạt tính năng chia sẻ máy in một cách dễ dàng.

Bước 1: Mở Control Panel và truy cập Devices and Printers

Để bắt đầu quá trình chia sẻ máy in, bạn cần truy cập vào Control Panel. Cách nhanh nhất là nhấn tổ hợp phím Windows + R để mở hộp thoại Run, sau đó gõ control và nhấn Enter. Khi cửa sổ Control Panel xuất hiện, tìm đến mục “Hardware and Sound” và nhấp vào “View devices and printers” hoặc tìm trực tiếp “Devices and Printers” nếu bạn đang ở chế độ xem biểu tượng lớn hoặc nhỏ. Tại đây, bạn sẽ thấy danh sách các thiết bị và máy in đã được kết nối với máy tính của mình.

Xem Thêm Bài Viết:

Truy cập Devices and Printers trong Control Panel để bắt đầu chia sẻ máy in Win 10

Bước 2: Kích hoạt tính năng chia sẻ cho máy in

Trong cửa sổ “Devices and Printers”, hãy tìm đến biểu tượng của máy in mà bạn muốn chia sẻ qua mạng LAN. Nhấp chuột phải vào biểu tượng máy in đó và chọn “Printer properties” từ menu ngữ cảnh. Lưu ý không chọn “Properties” thông thường mà phải là “Printer properties”.

Chọn Printer properties của máy in cần chia sẻ trong mạng LAN trên Windows 10

Một cửa sổ mới sẽ hiện ra, bạn hãy chuyển sang tab “Sharing”. Tại đây, đánh dấu tick vào ô “Share this printer”. Trong ô “Share name”, bạn có thể đặt một tên gợi nhớ cho máy in chia sẻ này (ví dụ: MayInVanPhongLầu1). Tên này sẽ hiển thị cho các máy tính khác trong mạng khi họ tìm kiếm máy in. Bạn nên đặt tên ngắn gọn, không dấu và không chứa ký tự đặc biệt để tránh lỗi. Bên dưới, bạn có thể thấy tùy chọn “Render print jobs on client computers”. Việc chọn mục này sẽ giúp giảm tải xử lý cho máy chủ khi có nhiều lệnh in, vì các tác vụ render sẽ được thực hiện trên máy khách. Sau khi hoàn tất, nhấn “OK” để lưu lại các thay đổi.

Kích hoạt Share this printer trong tab Sharing để chia sẻ máy in với các máy tính khác

Bước 3: Cấu hình Advanced sharing settings trong Network and Sharing Center

Sau khi đã kích hoạt chia sẻ cho máy in, bước tiếp theo là đảm bảo các thiết lập mạng của bạn cho phép việc chia sẻ này. Quay trở lại cửa sổ Control Panel, tìm và chọn “Network and Sharing Center”. Nếu không thấy, bạn có thể tìm kiếm trực tiếp từ thanh tìm kiếm của Control Panel.

Mở Network and Sharing Center từ Control Panel để cấu hình chia sẻ mạng nâng cao

Trong cửa sổ “Network and Sharing Center”, nhìn sang khung bên trái và nhấp vào mục “Change advanced sharing settings”. Thao tác này sẽ mở ra các tùy chọn cấu hình chia sẻ nâng cao cho các cấu hình mạng khác nhau (Private, Guest or Public, All Networks).

Chọn Change advanced sharing settings để tùy chỉnh các thiết lập chia sẻ máy in mạng LAN

Bước 4: Tùy chỉnh các thiết lập chia sẻ mạng nâng cao

Trong cửa sổ “Advanced sharing settings”, bạn cần chú ý đến các mục sau:
Đầu tiên, tại mục “Private (current profile)” (hoặc profile mạng mà máy tính của bạn đang sử dụng, thường là Private cho mạng gia đình hoặc công ty), hãy đảm bảo rằng hai tùy chọn “Turn on network discovery” và “Turn on file and printer sharing” đã được chọn. Việc bật “Network discovery” cho phép máy tính của bạn nhìn thấy các máy tính khác trong mạng và ngược lại, còn “File and printer sharing” là điều kiện tiên quyết để chia sẻ máy in và tập tin.

Cấu hình Network discovery và File and printer sharing để cho phép truy cập máy in qua mạng

Tiếp theo, kéo xuống mục “All Networks”. Tại đây, có một tùy chọn quan trọng là “Password protected sharing”. Nếu bạn muốn đơn giản hóa quá trình kết nối cho các máy khách, hãy chọn “Turn off password protected sharing”. Điều này có nghĩa là các máy tính khác trong mạng có thể kết nối đến máy in chia sẻ mà không cần nhập tên người dùng và mật khẩu của máy chủ. Tuy nhiên, nếu bạn quan tâm đến vấn đề bảo mật và muốn kiểm soát ai có thể truy cập, bạn nên chọn “Turn on password protected sharing”. Khi đó, người dùng ở máy khách sẽ phải có một tài khoản người dùng hợp lệ trên máy chủ để kết nối. Sau khi đã thiết lập xong, nhấn “Save changes” để áp dụng.

Tắt Password protected sharing để đơn giản hóa việc kết nối máy in từ máy khách

Như vậy, bạn đã hoàn thành tất cả các bước cần thiết để share máy in qua mạng LAN Win 10 trên máy tính chủ. Bây giờ, chúng ta sẽ chuyển sang phần kết nối từ các máy tính khách.

Hướng dẫn kết nối máy in đã chia sẻ từ máy tính khách trong mạng LAN Win 10

Sau khi máy in đã được chia sẻ thành công trên máy chủ, các máy tính khác trong cùng mạng LAN có thể tiến hành kết nối và sử dụng máy in này. Quá trình này cũng khá đơn giản và tương tự trên các phiên bản Windows.

Bước 1: Mở Devices and Printers trên máy khách

Trên mỗi máy tính khách muốn kết nối máy in mạng, bạn cũng cần mở Control Panel và truy cập vào “Devices and Printers” tương tự như đã làm trên máy chủ. Nhấn Windows + R, gõ control và Enter, sau đó tìm đến “Devices and Printers”.

Bước 2: Thêm máy in mạng

Trong cửa sổ “Devices and Printers”, bạn sẽ thấy danh sách các máy in hiện có (nếu có). Để thêm máy in mới từ mạng, nhấp vào nút “Add a printer” ở phía trên cùng của cửa sổ. Hệ thống sẽ bắt đầu quét tìm các máy in có sẵn trong mạng hoặc kết nối trực tiếp.

Chọn Add a printer trong Devices and Printers trên máy khách để thêm máy in mạng

Thông thường, nếu mạng được cấu hình đúng, máy in đã chia sẻ có thể sẽ xuất hiện trong danh sách. Tuy nhiên, nếu sau một lúc tìm kiếm mà máy in bạn cần không hiển thị, đừng lo lắng. Hãy nhấp vào dòng chữ “The printer that I want isn’t listed” ở phía dưới cửa sổ tìm kiếm.

Chọn The printer that I want isn’t listed nếu máy in mạng không tự động xuất hiện

Bước 3: Tìm máy in đã chia sẻ theo tên

Một cửa sổ “Add Printer” mới sẽ xuất hiện với các tùy chọn tìm kiếm khác nhau. Hãy chọn mục “Select a shared printer by name”. Đây là cách phổ biến và chính xác để kết nối máy in dùng chung khi bạn biết tên máy chủ và tên chia sẻ của máy in.

Tìm máy in chia sẻ bằng cách chọn Select a shared printer by name và duyệt mạng LAN

Bạn có thể gõ trực tiếp đường dẫn đến máy in chia sẻ vào ô trống theo cú pháp: Tên_Máy_Tính_ChủTên_Chia_Sẻ_Máy_In. Ví dụ, nếu máy chủ tên là “MAYTINHCHU” và tên chia sẻ máy in là “HP_LaserJet_LAN”, bạn sẽ gõ MAYTINHCHUHP_LaserJet_LAN.
Ngoài ra, bạn có thể nhấp vào nút “Browse…” để duyệt tìm các máy tính trong mạng. Một cửa sổ duyệt mạng sẽ hiện ra, bạn tìm đến tên máy tính chủ, nhấp đúp vào đó, sau đó chọn máy in đã được chia sẻ từ danh sách và nhấn “OK”. Sau khi đã xác định được máy in, nhấn “Next”.

Chọn máy in đã chia sẻ từ máy chủ và nhấn Next để bắt đầu cài đặt driver

Bước 4: Cài đặt driver và hoàn tất

Lúc này, Windows sẽ cố gắng kết nối với máy in chia sẻ và tự động cài đặt driver cần thiết. Quá trình này có thể mất vài phút. Nếu Windows không tìm thấy driver tương thích, bạn có thể sẽ được yêu cầu cung cấp driver thủ công. Trong trường hợp này, bạn cần tải driver từ trang web của nhà sản xuất máy in và chỉ định đường dẫn đến file cài đặt.

Sau khi driver được cài đặt thành công, bạn sẽ thấy thông báo “You’ve successfully added [Tên máy in]”. Nhấn “Next”.

Hoàn tất quá trình kết nối máy in mạng LAN Win 10 sau khi cài đặt driver thành công

Ở bước cuối cùng, bạn có thể tùy chọn đặt máy in này làm máy in mặc định bằng cách đánh dấu vào ô “Set as the default printer”. Bạn cũng nên nhấp vào nút “Print a test page” để kiểm tra xem việc kết nối máy in mạng đã thành công và máy in hoạt động bình thường hay chưa. Cuối cùng, nhấn “Finish” để hoàn tất quá trình.

Kiểm tra và một số lưu ý khi sử dụng máy in chia sẻ

Sau khi đã hoàn thành các bước kết nối máy in qua mạng LAN, bạn nên thực hiện một số kiểm tra cuối cùng và lưu ý một vài điểm để đảm bảo mọi thứ hoạt động trơn tru. In một tài liệu thử nghiệm từ máy tính khách là cách tốt nhất để xác nhận máy in đã được chia sẻ và kết nối đúng cách.

In thử một trang để kiểm tra máy in chia sẻ qua mạng LAN hoạt động chính xác

Một số điều cần lưu ý:

Máy tính chủ (máy đang cắm máy in) phải luôn được bật và kết nối mạng khi các máy khách có nhu cầu in. Nếu máy chủ tắt, Sleep hoặc Hibernate, máy in chia sẻ sẽ không khả dụng.
Đôi khi, tường lửa (Firewall) trên máy chủ có thể chặn các kết nối đến. Nếu gặp sự cố không thể kết nối, hãy kiểm tra cài đặt tường lửa và đảm bảo rằng “File and Printer Sharing” được phép đi qua.
Nếu bạn gặp lỗi trong quá trình kết nối hoặc in ấn, hãy thử khởi động lại cả máy in, máy tính chủ và máy tính khách. Đây là một giải pháp đơn giản nhưng thường hiệu quả.
Việc cập nhật driver máy in lên phiên bản mới nhất cho cả máy chủ và máy khách cũng giúp cải thiện tính tương thích và hiệu suất.
Đối với các môi trường doanh nghiệp hoặc văn phòng với nhiều người dùng, việc thiết lập máy in dùng chung qua mạng LAN là một giải pháp cực kỳ hữu ích để tối ưu hóa tài nguyên. Nếu bạn cần tư vấn về các giải pháp máy tính, thiết bị mạng hoặc hỗ trợ kỹ thuật, maytinhgiaphat.vn sẵn sàng cung cấp các dịch vụ và sản phẩm chất lượng.

Với những hướng dẫn chi tiết trên, việc thực hiện cách share máy in qua mạng LAN Win 10 không còn là một tác vụ phức tạp. Bằng cách tuân thủ các bước một cách cẩn thận, bạn có thể dễ dàng chia sẻ máy in cho nhiều người dùng, giúp công việc in ấn trở nên thuận tiện và hiệu quả hơn. Quá trình này không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mua sắm thêm máy in mà còn góp phần nâng cao năng suất làm việc chung trong môi trường tập thể. Chúc bạn thành công!