Cài máy in qua IP: Hướng dẫn chi tiết cho Windows & Mac

Trang Chủ / Máy In / Cài máy in qua IP: Hướng dẫn chi tiết cho Windows & Mac

Việc cài máy in qua IP là một kỹ năng cần thiết giúp bạn kết nối máy tính với máy in một cách linh hoạt và hiệu quả, đặc biệt trong môi trường văn phòng có nhiều người dùng chung. Bằng cách sử dụng địa chỉ IP, máy in có thể được truy cập từ bất kỳ máy tính nào trong cùng một mạng. Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn toàn diện, từng bước để bạn có thể dễ dàng cài máy in qua IP trên cả hệ điều hành Windows và MacBook, đồng thời chỉ ra cách xử lý một số lỗi thường gặp.

Table of Contents

Kiểm tra và thiết lập địa chỉ IP cho máy in trước khi cài đặt

Trước khi tiến hành cài máy in qua IP, bước quan trọng đầu tiên là đảm bảo máy in của bạn đã có một địa chỉ IP được cấu hình. Thông thường, để đảm bảo kết nối ổn định, máy in nên được gán một địa chỉ IP tĩnh. Bạn có thể kiểm tra địa chỉ IP hiện tại của máy in bằng cách truy cập vào menu cài đặt mạng trên màn hình điều khiển của máy in hoặc in ra một trang cấu hình mạng (network configuration page).

Nếu máy in của bạn chưa được thiết lập địa chỉ IP, bạn cần thực hiện cài đặt thủ công. Quy trình chung thường bao gồm việc truy cập vào mục “User Functions” hoặc “Settings” trên máy in. Sau đó, chọn quyền truy cập quản trị (“Admin”), có thể yêu cầu nhập mật khẩu mặc định (thường là “12345” hoặc kiểm tra trong tài liệu hướng dẫn của máy). Tiếp theo, tìm đến mục cài đặt mạng (Network Settings), chọn TCP/IP Settings, và sau đó là IPv4. Tại đây, bạn có thể nhập địa chỉ IP mong muốn, Subnet Mask (mặt nạ mạng con) và Default Gateway (cổng mặc định). Quan trọng là địa chỉ IP bạn gán cho máy in phải nằm cùng dải mạng với các máy tính sẽ kết nối đến nó và chưa được sử dụng bởi thiết bị nào khác trong mạng.

Giao diện User Functions trên máy in để cài đặt IP

Sau khi truy cập vào quyền Admin, bạn sẽ cần nhập mật khẩu. Nếu chưa từng thay đổi, mật khẩu mặc định thường là một dãy số đơn giản như “12345”.

Chọn quyền Admin để truy cập cài đặt IP máy in

Xem Thêm Bài Viết:

Nhập mật khẩu để tiếp tục quá trình thiết lập.

Nhập mật khẩu mặc định 12345 để vào cài đặt máy in

Trong phần cài đặt mạng, hãy chọn mục IPv4 để xem hoặc cấu hình địa chỉ IP.

Chọn mục IPv4 để thiết lập địa chỉ IP cho máy in

Địa chỉ IP của thiết bị sẽ được hiển thị tại ô “IP Address”, nơi bạn có thể xem hoặc thay đổi nếu cần.

Hiển thị địa chỉ IP của máy in trong ô IP Address

Hướng dẫn cài máy in qua IP trên máy tính Windows chi tiết

Việc kết nối máy in qua IP trên hệ điều hành Windows có thể được thực hiện theo nhiều cách khác nhau, tùy thuộc vào cấu hình mạng và sở thích của người dùng. Dưới đây là hai phương pháp phổ biến và dễ thực hiện nhất.

Phương pháp 1: Cài đặt nhanh qua hộp thoại Run (Mạng LAN)

Phương pháp này đặc biệt hữu ích khi máy in đã được chia sẻ trong mạng LAN và bạn đã biết chính xác địa chỉ IP của nó. Đầu tiên, bạn nhấn tổ hợp phím Windows + R để mở hộp thoại Run.

Mở hộp thoại Run trên Windows bằng phím Windows + R

Trong ô “Open”, bạn nhập hai dấu gạch chéo ngược theo sau là địa chỉ IP của máy in (ví dụ: 192.168.1.100) rồi nhấn Enter hoặc OK.

Nhập địa chỉ IP máy in vào hộp thoại Run để kết nối

Một cửa sổ hiển thị các tài nguyên được chia sẻ từ địa chỉ IP đó sẽ xuất hiện, bao gồm cả máy in. Bạn chỉ cần nhấp chuột phải vào biểu tượng máy in cần kết nối và chọn “Connect”.

Chọn Connect để kết nối với máy in qua mạng LAN

Windows sẽ tự động tìm và cài đặt driver cho máy in. Trong một số trường hợp, nếu hệ thống yêu cầu, bạn có thể thấy hộp thoại “Install from Disk”, lúc này hãy chọn “OK” và cung cấp đường dẫn đến bộ cài đặt driver nếu có, hoặc để Windows tự tìm kiếm. Hãy lưu ý rằng tường lửa trên máy tính hoặc trên router có thể chặn kết nối, vì vậy hãy đảm bảo các cổng cần thiết đã được mở.

Hộp thoại Install from Disk khi cài driver máy in

Phương pháp 2: Cài đặt thủ công qua Control Panel (TCP/IP Port)

Đây là phương pháp thêm máy in bằng địa chỉ IP một cách chủ động và được nhiều người ưa chuộng vì cho phép kiểm soát quá trình cài đặt tốt hơn. Để bắt đầu, bạn cần mở Control Panel.

Mở Control Panel trên máy tính Windows để thêm máy in

Trong Control Panel, tìm đến mục “Hardware and Sound” và chọn “View devices and printers”.

Chọn View devices and printers trong Control Panel

Tại cửa sổ Devices and Printers, bạn nhấp vào “Add a printer” ở phía trên.

Nhấn Add a printer để bắt đầu quá trình cài máy in mới

Nếu máy in của bạn không xuất hiện trong danh sách tự động dò tìm, hãy chọn “The printer that I want isn’t listed”.

Chọn The printer that I want isn’t listed khi không tìm thấy máy in

Trong cửa sổ tiếp theo, chọn tùy chọn “Add a printer using a TCP/IP address or hostname” và nhấn Next.

Chọn Add a printer using a TCP/IP address để cài máy in qua IP

Tại mục “Device type”, hãy chọn “TCP/IP Device”. Sau đó, nhập địa chỉ IP của máy in vào ô “Hostname or IP address”. Bạn có thể bỏ chọn ô “Query the printer and automatically select the driver to use” nếu muốn tự mình chọn driver, hoặc để Windows tự động tìm kiếm driver phù hợp. Nhấn Next để tiếp tục.

Nhập địa chỉ IP máy in vào mục Hostname or IP address

Máy tính sẽ cố gắng kết nối và nhận diện máy in. Nếu Windows không tự tìm được driver, bạn sẽ được yêu cầu chọn driver từ danh sách có sẵn hoặc cung cấp driver thông qua tùy chọn “Have Disk…”. Sau khi driver được xác định, chọn tên máy in bạn muốn kết nối và nhấn Next.

Chọn tên máy in cần kết nối sau khi Windows dò tìm

Bạn có thể đặt một tên tùy ý cho máy in trong ô “Printer name” để dễ dàng nhận diện, sau đó nhấn Next.

Đặt tên cho máy in trong ô Printer Name khi cài đặt

Tiếp theo, bạn sẽ được hỏi về việc chia sẻ máy in này với những người khác trong mạng. Chọn “Do not share this printer” nếu bạn không muốn chia sẻ, hoặc “Share this printer so that others on your network can find and use it” nếu muốn. Nhấn Next.

Tùy chọn chia sẻ máy in qua mạng cho người dùng khác

Cuối cùng, bạn có thể chọn đặt máy in này làm máy in mặc định bằng cách tick vào ô “Set as the default printer” và có thể in một trang thử nghiệm bằng cách nhấp vào “Print a test page”. Nhấn Finish để hoàn tất quá trình cài máy in qua IP.

Hoàn tất cài đặt máy in qua IP và tùy chọn in thử

Hướng dẫn cài máy in qua IP trên MacBook đơn giản

Việc thiết lập máy in mạng trên máy tính MacBook cũng rất trực quan. Để bắt đầu, hãy nhấp vào biểu tượng Apple ở góc trên bên trái màn hình và chọn “System Preferences” (Tùy chọn Hệ thống).

Mở System Preferences trên MacBook để cài máy in

Trong cửa sổ System Preferences, tìm và chọn “Printers & Scanners” (Máy in & Máy quét).

Chọn Printers & Scanners trong System Preferences của Mac

Ở danh sách máy in bên trái, nhấp vào dấu cộng “+” ở phía dưới để thêm một máy in mới.

Nhấn dấu cộng để thêm máy in mới trên MacBook

Một cửa sổ Add Printer sẽ hiện ra. Hãy chọn tab “IP” (thường có biểu tượng hình quả địa cầu). Trong ô “Address”, nhập chính xác địa chỉ IP của máy in.

Nhập địa chỉ IP máy in vào ô Address trong cài đặt Mac

Sau khi nhập địa chỉ IP, macOS thường sẽ tự động chọn Protocol (Giao thức) phù hợp. Các giao thức phổ biến bao gồm “Line Printer Daemon – LPD”, “HP Jetdirect – Socket”, hoặc “Internet Printing Protocol – IPP”. LPD là một lựa chọn phổ biến và tương thích rộng rãi. Các ô “Name” (Tên) và “Location” (Vị trí) có thể sẽ tự động điền hoặc bạn có thể tùy chỉnh chúng. Quan trọng nhất là mục “Use” (Sử dụng), nơi macOS sẽ cố gắng tự động nhận diện và chọn driver phù hợp. Nếu không, bạn có thể nhấp vào menu thả xuống và chọn “Select Software…” để tìm driver trong danh sách của Apple, hoặc chọn “Generic PostScript Printer” hay “Generic PCL Printer” nếu máy in hỗ trợ các ngôn ngữ này mà không có driver cụ thể. Cuối cùng, nhấn “Add” để hoàn tất việc cài máy in qua IP trên MacBook.

Điền thông tin và nhấn Add để hoàn tất cài máy in trên Mac

Khắc phục các sự cố thường gặp khi cài máy in qua IP

Mặc dù quy trình cài máy in qua IP tương đối đơn giản, đôi khi bạn vẫn có thể gặp phải một số sự cố không mong muốn. Hiểu rõ nguyên nhân và cách khắc phục sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề nhanh chóng.

Lỗi không tìm thấy máy in qua địa chỉ IP

Một trong những lỗi phổ biến nhất là máy tính không thể tìm thấy máy in mặc dù bạn đã nhập đúng địa chỉ IP. Nguyên nhân có thể do bạn đã nhập sai địa chỉ IP, máy in chưa được bật nguồn hoặc chưa được kết nối đúng cách vào mạng (kiểm tra cáp mạng). Cũng có khả năng máy tính và máy in đang ở hai lớp mạng khác nhau, hoặc tường lửa trên máy tính hoặc router đang chặn kết nối đến máy in. Để khắc phục, hãy kiểm tra kỹ lại địa chỉ IP, đảm bảo máy in đang hoạt động và cáp mạng được cắm chắc chắn. Khởi động lại cả máy in và router mạng cũng là một giải pháp nên thử. Kiểm tra cài đặt tường lửa để chắc chắn rằng nó không chặn giao tiếp với máy in. Một cách để kiểm tra kết nối cơ bản là thử “ping” đến địa chỉ IP của máy in từ Command Prompt (Windows) hoặc Terminal (Mac). Nếu vẫn không thành công, bạn có thể quay lại các bước cài đặt thủ công và chọn “The printer that I want isn’t listed” như đã hướng dẫn ở phần cài đặt trên Windows.

Xử lý lỗi 0x0000011b khi kết nối máy in qua mạng

Lỗi 0x0000011b là một sự cố gây khó chịu mà người dùng Windows thường gặp khi cố gắng kết nối máy in qua mạng, bao gồm cả kết nối qua IP. Lỗi này thường xuất hiện sau một số bản cập nhật của Windows và liên quan đến các thay đổi trong cơ chế xác thực RPC (Remote Procedure Call) khi chia sẻ máy in, khiến máy chủ không thể chia sẻ dữ liệu in ấn với các máy khách. Một giải pháp phổ biến là gỡ cài đặt các bản cập nhật Windows gần đây có thể gây ra lỗi này (ví dụ: KB5005565, KB5006670 – cần kiểm tra các mã KB cụ thể tùy thời điểm). Một cách khác là can thiệp vào Registry Editor: bạn cần tạo một giá trị DWORD (32-bit) mới có tên là RpcAuthnLevelPrivacyEnabled trong đường dẫn HKEY_LOCAL_MACHINESystemCurrentControlSetControlPrint và đặt giá trị của nó thành 0. Sau khi thực hiện thay đổi này, bạn cần khởi động lại máy tính. Tuy nhiên, việc chỉnh sửa Registry có thể tiềm ẩn rủi ro nếu không cẩn thận. Nếu bạn không tự tin, hãy liên hệ maytinhgiaphat.vn để được hỗ trợ chuyên nghiệp.

Sửa lỗi 0x00000709 hoặc 0x0000007e (thiếu file mscms.dll)

Lỗi 0x00000709 thường xuất hiện khi bạn không thể đặt một máy in làm máy in mặc định, có thể do lỗi trong registry hoặc xung đột driver. Trong khi đó, lỗi 0x0000007e, đặc biệt khi liên quan đến việc thiếu file “mscms.dll”, xảy ra do file hệ thống này bị thiếu hoặc hỏng. File mscms.dll (Microsoft Color Management System DLL) rất quan trọng cho việc quản lý màu sắc và có thể ảnh hưởng đến hoạt động của driver máy in.

Để khắc phục lỗi 0x0000007e do thiếu mscms.dll khi cài máy in qua IP, bạn có thể thử các bước sau: Mở File Explorer và điều hướng đến thư mục C:Windowssystem32.

Tìm và sao chép file mscms.dll trong thư mục system32

Tại đây, tìm file có tên mscms.dll và sao chép nó.

Sau đó, bạn cần quay lại thư mục system32, tìm và mở thư mục spool, rồi đến drivers. Tùy thuộc vào phiên bản Windows bạn đang sử dụng (32-bit hay 64-bit), bạn sẽ chọn thư mục tương ứng. Đối với Windows 64-bit, đó là thư mục x64; đối với Windows 32-bit, đó là W32X86.

Điều hướng đến thư mục spool drivers để dán file mscms.dll

Bên trong thư mục x64 (hoặc W32X86), tiếp tục mở thư mục con có tên là 3. Dán file mscms.dll mà bạn đã sao chép ở bước trước vào thư mục 3 này.

Dán file mscms.dll vào thư mục 3 để sửa lỗi cài máy in

Sau khi hoàn tất, hãy khởi động lại máy tính của bạn và thử thực hiện lại quá trình cài máy in qua IP. Đối với lỗi 0x00000709, bạn có thể thử gỡ bỏ hoàn toàn máy in đang gặp sự cố, xóa các driver cũ liên quan và sau đó tiến hành cài đặt lại từ đầu.

Việc nắm vững cách cài máy in qua IP sẽ giúp bạn chủ động hơn trong việc quản lý thiết bị và tối ưu hóa quy trình làm việc, dù bạn sử dụng máy tính Windows hay MacBook. Các bước hướng dẫn chi tiết cùng với giải pháp cho những sự cố thường gặp hy vọng sẽ giúp bạn thực hiện thành công. Nếu trong quá trình thực hiện bạn gặp phải bất kỳ khó khăn nào hoặc cần sự hỗ trợ chuyên nghiệp, đừng ngần ngại liên hệ với dịch vụ cài đặt và sửa chữa máy in tại maytinhgiaphat.vn, địa chỉ 64 Trần Quốc Vượng, Dịch Vọng Hậu, Cầu Giấy, Hà Nội, hoặc gọi số điện thoại 0986563332 để được tư vấn.