Hướng dẫn scan tài liệu từ máy in sang máy tính

Scan tài liệu cứng từ máy in để thành tài liệu mềm trong máy tính là kỹ năng cần thiết cho dân văn phòng trong trường hợp bạn chưa có sẵn bản mềm của tài liệu đó. Máy tính Gia Phát sẽ hướng dẫn scan trên máy in sang máy tính qua bài viết sau.

Các bước scan tài liệu máy in tới máy tính

Bạn cần đảm bảo trước đó máy in đã kết nối thành công với máy tính. Nếu là lần đầu kết nối, hãy tham khảo bài viết cách kết nối máy tính với máy in từ Máy tính Gia Phát. Bên cạnh đó, hãy đảm bảo máy in của bạn có chức năng scan tài liệu.

Bước 1: Đặt tài liệu muốn scan lên mặt scan của máy in.

Bước 2: Trên máy tính, vào Settings -> Devices and Printers

Bước 3: Vào mục Printers, chuột phải vào máy in (với Win 10 trở xuống) hoặc click vào máy in (Win 11) và chọn Start scan.

Bước 4: Cài đặt cho bản scan với các lựa chọn như định dạng, độ phân giải và chọn Review để xem trước. 

Bước 5: Nếu đã chỉnh xong, hãy chọn Scan để bắt đầu scan tài liệu.

Bước 6: Tick chọn mục Review, organize, and group items to import và chọn Next.

Bước 7: Chọn Import và chờ trong giây lát. 

Lưu ý khi scan tài liệu sang PDF chuyển vào máy tính

Chọn máy in có scan

Các dòng máy in đời mới thuộc các hãng Epson, Canon, HP, Brother đều được trang bị tính năng scan tài liệu. Tuy nhiên khi lựa chọn máy in, bạn nên quan tâm đến nhu cầu sử dụng thực tế và giá cả phải chăng, hơn là chọn một chiếc máy có tên tuổi, khả năng phân giải vượt trội. Nếu nhu cầu không quá cao, bạn nên tập trung cho tính năng in và tính năng scan đi kèm hơn các tiêu chí khác. 

Chọn phần mềm scan

Lưu tài liệu sau khi scan ở dạng PDF sẽ tiện lợi cho công việc của bạn hơn là ở định dạng ảnh JPG. Mặc dù file JPD sẽ thường nhẹ hơn khoảng 10% nhưng file PDF có cho phép nhận xét hay copy ký tự bên trong dễ dàng. Nếu trong máy tính đã có sẵn phần mềm scan tài liệu sang file PDF thì bạn nên sử dụng phần mềm đó, không cần cài mới phần mềm khác.

Gợi ý một số phần mềm scan tài liệu dự phòng để bạn sử dụng: Softi Scan to PDF và Docpro để scan và quản lý tiện lợi các file scan đó. Bên cạnh có phần mềm FreeOCR.net để bạn chuyển những file JPG sang định dạng PDF. Ngoài ra bạn có thể tham khảo Free Easy Scan to PDF, PDFelement, Advanced Scan to PDF Free,… Cách sử dụng các phần mềm này hãy tham khảo ở phần tiếp theo.

=>> Máy tính Gia Phát mang đến dịch vụ sửa máy in ở Hà Đông uy tín lâu năm, giá chỉ từ 80K, có mặt sau 10 phút gọi

Hướng dẫn sử dụng phần mềm scan tài liệu

Các phần mềm scan, chuyển đổi tài liệu và quản lý file sẽ giúp công việc scan của bạn diễn ra dễ dàng hơn.

Sử dụng Softi Scan to PDF

Bước 1: Khởi động phần mềm Softi Scan to PDF. Sau đó, trong mục “Select Scanner,” bạn nhấp vào “Scan.”

Bước 2: Tìm mục “DPI” và chọn tùy chọn 200. Tiếp theo, chọn “Color”.

Bước 3: Tiếp theo, chọn “Show Scanner Dialog” và nhấp vào “Scan”.

Bước 4: Chọn “Preview” để xem trước bản quét và sau đó chọn lại “Scan”.

Bước 5: Bạn xoay phần tài liệu cần scan hướng thẳng đứng và quét các trang tài liệu tiếp theo. Cuối cùng, nhấp vào “Save PDF” để lưu lại dữ liệu vừa quét.

Sử dụng FreeOCR.net

Bước 1: Trước hết, bạn cần cài đặt phần mềm FreeOCR.net. Sau khi cài đặt hoàn thành, nhấn “Open” để mở tệp đã quét và đã lưu về dưới dạng tệp hình ảnh.

Bước 2: Tiếp theo, nhấn vào “OCR” để xem trước nội dung và sau đó bấm lưu file text để lưu tài liệu đã chuyển đổi.

Bước 3: Bạn có thể tiếp tục bằng cách chọn “Clear Text Windows” để xóa nội dung trước đó và tiếp tục quét các văn bản tương tự.

Lưu ý khi scan trên máy in sang máy tính

Đảm bảo scan đúng cách, tài liệu cho ra nét, không bị mờ thì bạn nên chú ý một số điều sau:

• Tài liệu scan phải phẳng, không nhăn hay có nếp gấp, không bị nhòe mờ, nên vừa khung với máy in.
• Kết nối giữa máy in và máy tính phải ổn định, không bị gián đoạn, tốt nhất là nên kết nối bằng dây cáp.
• Phần mềm hỗ trợ scan phải tương thích với hệ điều hành của bạn, không nên sử dụng song song 2 phần mềm có tính năng tương tự.

Trên đây là tất cả những thông tin về cách scan trên máy in sang máy tính mà Máy tính Gia Phát muốn chia sẻ tới bạn. Để biết thêm những kỹ năng cần thiết để sử dụng máy in, đừng quên theo dõi những bài viết mới từ chúng tôi nhé!

=>>> Dịch vụ sửa chữa máy in uy tín tại Hà Nội – Chỉ 20 phút có mặt sau gọi, bảo hành tối thiểu 3 tháng.