Hướng dẫn sử dụng máy in Brother MFC-L2701DW chi tiết

Trang Chủ / Máy In / Hướng dẫn sử dụng máy in Brother MFC-L2701DW chi tiết

Chào mừng bạn đến với hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng chiếc máy in đa năng Brother MFC-L2701DW (và model tương tự MFC-L2701D). Đây là những thiết bị văn phòng hiệu quả, tích hợp nhiều chức năng cần thiết. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn các bước cụ thể để làm chủ mọi tính năng của máy in Brother MFC-L2701DW, từ in ấn, sao chép, quét tài liệu cho đến fax, giúp bạn khai thác tối đa hiệu quả công việc chỉ trong vài phút tìm hiểu.

Table of Contents

Bắt Đầu: Tải và Cài Đặt Driver Máy In Brother MFC-L2701DW/L2701D

Trước khi có thể sử dụng các chức năng của chiếc máy in Brother này, việc đầu tiên và quan trọng nhất là cài đặt driver (trình điều khiển) trên máy tính của bạn. Driver giúp hệ điều hành nhận diện và giao tiếp chính xác với thiết bị, đảm bảo mọi lệnh in, quét hay fax đều được xử lý mượt mà. Đối với dòng Brother MFC-L2701DW và MFC-L2701D, quy trình cài đặt khá tương đồng, chỉ khác biệt chủ yếu ở tùy chọn kết nối mạng không dây trên model MFC-L2701DW.

Để tải driver chính xác, bạn nên truy cập trang web hỗ trợ chính thức của Brother và tìm kiếm theo model MFC-L2701DW hoặc MFC-L2701D. Chọn hệ điều hành phù hợp với máy tính của bạn (Windows, macOS, Linux) và tải về gói driver đầy đủ (Full Driver & Software Package) để đảm bảo có tất cả các tiện ích cần thiết. Sau khi tải xong, chạy file cài đặt và làm theo hướng dẫn trên màn hình. Trình cài đặt sẽ tự động phát hiện và cấu hình máy in khi bạn kết nối thiết bị với máy tính qua cáp USB hoặc kết nối mạng.

Kiểm tra Kết Nối Sau Khi Cài Đặt Driver

Sau khi quá trình cài đặt driver hoàn tất, bạn cần kiểm tra lại để đảm bảo máy tính đã nhận diện thành công máy in Brother. Trên hệ điều hành Windows, bạn mở “Control Panel”, tìm đến mục “Devices and Printers” hoặc “Printers & Scanners”. Bạn sẽ thấy biểu tượng của máy in Brother MFC-L2701DW Series hoặc Brother MFC-L2701D Series xuất hiện trong danh sách.

Kiểm tra cài đặt máy in Brother MFC-L2701DW

Nếu biểu tượng máy in có dấu tích màu xanh hoặc khi di chuột qua hiển thị trạng thái “Ready” (Sẵn sàng), điều đó có nghĩa là việc cài đặt và kết nối đã thành công. Lúc này, bạn đã sẵn sàng để khám phá và sử dụng các chức năng chính của máy. Nếu gặp lỗi hoặc máy in không hiển thị, bạn có thể cần kiểm tra lại kết nối cáp, kết nối mạng hoặc chạy lại trình khắc phục sự cố của Brother.

Xem Thêm Bài Viết:

Cài Đặt Khổ Giấy Phù Hợp

Thiết lập khổ giấy chính xác là yếu tố quan trọng để đảm bảo tài liệu được in hoặc sao chép đúng định dạng, tránh tình trạng cắt xén nội dung hoặc báo lỗi. Bạn cần cài đặt khổ giấy ở cả hai nơi: trên phần mềm driver và trên khay giấy vật lý của máy in Brother MFC-L2701DW.

Trong phần mềm driver, bạn truy cập vào cài đặt in (Printing Preferences) từ mục “Devices and Printers”. Tại đây, bạn sẽ thấy tùy chọn thiết lập khổ giấy. Mặc định thường là khổ Letter, nhưng đối với hầu hết người dùng Việt Nam, việc chuyển sang khổ giấy A4 là cần thiết. Bạn cũng có thể chọn các khổ khác như A5 tùy theo nhu cầu sử dụng. Các cài đặt khác như hướng giấy (dọc/ngang), độ phân giải (300/600/1200 dpi) cũng có thể được tùy chỉnh tại đây.

Cài đặt khổ giấy trên driver máy in Brother MFC-L2701DW

Song song với cài đặt phần mềm, bạn cần điều chỉnh thanh giữ giấy trong khay giấy của máy in. Kéo hẳn khay giấy ra, bấm vào lẫy màu xanh lá cây (hoặc tương tự) để di chuyển các thanh giữ giấy sao cho chúng vừa khít với kích thước của tập giấy bạn đặt vào (ví dụ: A4, A5). Việc này giúp giấy được nạp vào máy một cách chính xác, tránh kẹt giấy hoặc lệch bản in/sao chụp.

Điều chỉnh khay giấy máy in Brother

Hãy đảm bảo các thanh giữ giấy sát với tập giấy mà không làm cong giấy.

Điều chỉnh thanh giữ giấy sát với khổ giấy

Khám Phá Bảng Điều Khiển và Các Phím Chức Năng

Để sử dụng hiệu quả máy in Brother MFC-L2701DW (hay MFC-L2701D), bạn cần làm quen với bảng điều khiển và các phím chức năng trên máy. Bảng điều khiển bao gồm màn hình LCD và nhiều nút bấm, cho phép bạn thao tác trực tiếp với các tính năng in, copy, scan, fax và cài đặt máy.

Bảng điều khiển máy in Brother MFC-L2701DW

Nút Nguồn (Power): Bấm để bật máy, giữ để tắt máy.
Màn hình LCD: Hiển thị trạng thái máy, menu cài đặt và các thông báo hướng dẫn trong quá trình sử dụng.
Options (Tùy chọn): Truy cập nhanh các cài đặt tạm thời cho chức năng copy.
2 in 1 (ID) Copy: Chức năng đặc biệt giúp sao chép hai mặt của một giấy tờ tùy thân (như CMND/CCCD) lên một mặt của tờ giấy A4.
2-sided (2 mặt): Kích hoạt chế độ copy 2 mặt bán tự động.
Scan: Chuyển máy sang chế độ chờ quét tài liệu.
FAX: Chuyển máy sang chế độ chờ gửi/nhận fax.
COPY: Chuyển máy sang chế độ chờ sao chép.
Menu: Truy cập menu cài đặt chính của máy để tinh chỉnh các thiết lập nâng cao.
Clear (Xóa): Xóa dữ liệu vừa nhập hoặc hủy bỏ một cài đặt đang chọn.
OK: Xác nhận lựa chọn hoặc cài đặt.
Nút Mũi tên (Lên, Xuống, Trái, Phải): Dùng để di chuyển trong menu và các tùy chọn.
Stop/Exit (Dừng/Thoát): Dừng một thao tác đang chạy hoặc thoát khỏi menu hiện tại.
Start (Bắt đầu): Bắt đầu thực hiện chức năng đã chọn (copy, scan, fax).
Redial/Pause: Quay lại số fax/điện thoại gần nhất hoặc chèn tạm dừng khi quay số thủ công.
Hook (Báo nhận): Sử dụng khi gửi fax thủ công hoặc để nghe máy điện thoại ngoài khi máy đổ chuông (ở chế độ Fax/Tel).
WiFi: Nút riêng biệt trên model MFC-L2701DW để kích hoạt/kiểm tra trạng thái kết nối Wi-Fi. Đèn bật sáng là kết nối ổn định, nhấp nháy là đang kết nối hoặc tín hiệu yếu.
Bàn phím quay số: Nhập số fax/điện thoại hoặc nhập chữ/ký tự khi cần.

Việc nắm rõ chức năng của từng phím sẽ giúp bạn thao tác nhanh chóng và chính xác với chiếc máy in đa chức năng này.

Hướng Dẫn Sử Dụng Chức Năng Sao Chép (Copy)

Chức năng sao chép là một trong những tính năng được sử dụng thường xuyên nhất trên máy in Brother MFC-L2701DW. Máy cung cấp hai phương pháp đặt tài liệu gốc để sao chép, phù hợp với nhiều loại tài liệu khác nhau.

Cách 1: Sử dụng Khay Nạp Giấy Tự Động (ADF)

Đối với các tài liệu nhiều trang và có định dạng chuẩn (giấy không quá mỏng, không nhàu nát, không có ghim), bạn có thể đặt úp tài liệu vào khay ADF ở phía trên của máy. Máy sẽ tự động kéo từng trang để sao chép. Phương pháp này giúp tiết kiệm thời gian đáng kể khi cần sao chụp số lượng lớn tài liệu.

Đặt tài liệu vào khay ADF trên máy in Brother

Cách 2: Sử dụng Mặt Kính Phẳng

Đối với các tài liệu mỏng, dày, có ghim, sách, tạp chí hoặc các giấy tờ quan trọng mà bạn không muốn rủi ro bị kẹt, hãy đặt tài liệu lên mặt kính phẳng bên dưới nắp máy. Đảm bảo căn chỉnh tài liệu theo hướng dẫn trên mặt kính. Cách này đòi hỏi bạn phải đặt từng trang một theo cách thủ công, nhưng đảm bảo chất lượng bản sao tốt nhất cho các loại tài liệu đặc biệt.

Đặt tài liệu lên mặt kính máy in Brother

Sau khi đặt bản gốc, máy in Brother MFC-L2701DW/L2701D thường ở chế độ copy mặc định. Bạn có thể nhập số bản sao cần thiết bằng bàn phím số trên bảng điều khiển, sau đó nhấn nút Start. Máy sẽ tiến hành sao chép tài liệu. Để có thêm tùy chỉnh nâng cao cho bản sao (như chất lượng, độ sáng, độ tương phản, phóng to/thu nhỏ), bạn sử dụng nút Options trước khi nhấn Start. Ví dụ, bạn có thể chọn chế độ sao chép văn bản (Text) để chữ rõ nét hơn, hoặc sao chép ảnh (Photo) để hình ảnh có độ chi tiết cao.

Sao Chép 2 Mặt (Bán Tự Động) trên Brother MFC-L2701DW/L2701D

Tính năng sao chép 2 mặt trên các model này hoạt động theo cơ chế bán tự động, nghĩa là máy sẽ quét từng mặt của bản gốc và sau đó tự động in ra trên hai mặt của một tờ giấy mới. Đây là cách hiệu quả để tiết kiệm giấy khi sao chép các tài liệu gốc một mặt thành bản sao hai mặt.

Quy trình thực hiện như sau:
Bước 1: Nhấn nút 2-sided (2 mặt) trên bảng điều khiển trước khi bắt đầu sao chụp.
Bước 2: Sử dụng phím mũi tên để chọn bố cục sao chép phù hợp: 1sided→2sided L hoặc 1sided→2sided S. Lựa chọn này phụ thuộc vào cách bạn sẽ lật bản gốc để quét mặt thứ hai (L thường là lật theo cạnh dài, S là lật theo cạnh ngắn). Nhấn OK để xác nhận.
Bước 3: Đặt mặt đầu tiên của tài liệu gốc lên mặt kính (hoặc vào khay ADF nếu áp dụng), sau đó nhấn nút Start. Máy sẽ quét mặt đầu tiên.
Bước 4: Màn hình LCD sẽ hướng dẫn bạn đặt mặt thứ hai. Lật bản gốc theo cách bạn đã chọn ở Bước 2 và đặt lên mặt kính (hoặc vào khay ADF). Nhấn phím số 1 (Yes) và OK để máy quét mặt thứ hai.
Bước 5: Nếu tài liệu gốc chỉ có hai mặt, sau khi quét mặt thứ hai xong, bạn nhấn phím số 2 (No) và OK để kết thúc quá trình quét. Máy sẽ tự động in bản sao hai mặt hoàn chỉnh. Nếu có nhiều trang cần sao chép 2 mặt, bạn sẽ tiếp tục lặp lại Bước 4 cho các trang tiếp theo trước khi nhấn No.

Đối với việc sao chụp thẻ chứng minh thư (ID), bạn sử dụng nút 2 in 1 (ID) Copy. Chức năng này đặc biệt hữu ích để sao chép cả mặt trước và mặt sau của thẻ lên cùng một mặt của tờ giấy A4 một cách tiện lợi.

Sao chụp chứng minh thư 2 mặt trên 1 giấy

Hướng Dẫn Sử Dụng Chức Năng In

Chức năng in là tính năng cốt lõi của mọi chiếc máy in, và Brother MFC-L2701DW thực hiện điều này một cách nhanh chóng và hiệu quả. Để in tài liệu từ máy tính, bạn mở tài liệu (ví dụ: Word, Excel, PDF) và chọn lệnh in (File > Print hoặc nhấn Ctrl + P).

Trong cửa sổ cài đặt in hiển thị, bạn cần lựa chọn một số tùy chọn quan trọng:

Printer: Chọn máy in Brother MFC-L2701DW Series hoặc Brother MFC-L2701D Series từ danh sách các máy in đã cài đặt.
Copies: Nhập số bản in bạn muốn.
Settings: Tại đây, bạn có thể chỉ định các trang cần in (tất cả, phạm vi tùy chỉnh), chọn khổ giấy (A4, Letter, v.v.), và thiết lập các tùy chọn nâng cao khác bằng cách truy cập “Printer Properties” hoặc “Printing Preferences”.

Cửa sổ cài đặt in trên máy tính

Sau khi đã thiết lập xong, nhấn Print để gửi lệnh in đến máy in Brother.

In 2 Mặt Tự Động trên Brother MFC-L2701DW

Một ưu điểm lớn của máy in Brother MFC-L2701DW là khả năng in 2 mặt (duplex) tự động. Tính năng này giúp bạn tiết kiệm giấy và tạo ra các tài liệu chuyên nghiệp hơn một cách dễ dàng.

Để thiết lập in 2 mặt, bạn thường có hai cách:

Trong cửa sổ Printing Preferences của Driver: Truy cập “Printer Properties” > “Preferences” từ cửa sổ in. Tìm tùy chọn liên quan đến “Duplex Printing” hoặc “In 2 mặt/Sổ tay”. Chọn “2-sided” hoặc “In 2 mặt” và nhấn OK.

Cài đặt khổ giấy trên driver máy in Brother MFC-L2701DW

Trực tiếp trong phần mềm ứng dụng: Nhiều phần mềm như Microsoft Word, Excel, trình đọc PDF cung cấp tùy chọn in 2 mặt ngay trong cửa sổ in chính. Bạn chỉ cần chọn tùy chọn “Print on Both Sides” (hoặc tương tự) trước khi nhấn in. Cách này nhanh chóng và tiện lợi hơn nếu phần mềm hỗ trợ.

Cài đặt in 2 mặt trực tiếp trong ứng dụng

Hãy đảm bảo khổ giấy trong cài đặt in phù hợp với giấy bạn đã đặt trong khay máy in để tránh lỗi. Với khả năng in ấn chất lượng cao và tính năng in 2 mặt tự động, chiếc máy in đa chức năng Brother này chắc chắn sẽ là trợ thủ đắc lực cho công việc của bạn. Để đảm bảo máy luôn hoạt động tốt và có nguồn cung cấp mực/giấy ổn định, bạn có thể tham khảo các sản phẩm và dịch vụ tại maytinhgiaphat.vn.

Hướng Dẫn Sử Dụng Chức Năng Quét (Scan)

Ngoài in và copy, máy in Brother MFC-L2701DW còn được trang bị chức năng quét tài liệu mạnh mẽ, cho phép bạn số hóa các tài liệu giấy thành file kỹ thuật số. Tương tự như chức năng copy, bạn có thể đặt tài liệu cần quét lên khay ADF cho tài liệu nhiều trang hoặc trên mặt kính phẳng cho các loại tài liệu đặc biệt.

Hai phương pháp quét phổ biến là:

Scan từ máy tính

Phương pháp này cho phép bạn điều khiển quá trình quét thông qua phần mềm cài đặt trên máy tính, mang lại nhiều tùy chọn cấu hình chi tiết.
Bước 1: Mở phần mềm Brother Utilities (thường xuất hiện trên màn hình Desktop sau khi cài đặt đầy đủ driver).
Bước 2: Trong Brother Utilities, chọn mục “QUÉT” ở thanh điều hướng bên trái, sau đó chọn ControlCenter4. Ứng dụng ControlCenter4 sẽ mở ra.

Mở Brother Utilities và ControlCenter4

Lần đầu mở ControlCenter4, bạn có thể được yêu cầu chọn chế độ hiển thị (Home Mode, Advanced Mode…). Chọn chế độ phù hợp với bạn.
Bước 3: Trong ControlCenter4, chuyển sang tab Quét.

Chọn tab Quét trong ControlCenter4

Bạn sẽ thấy các tùy chọn quét khác nhau như Quét ra Tập tin (File), Quét ra Hình ảnh (Image), Quét ra OCR (chuyển văn bản ảnh thành văn bản có thể chỉnh sửa), Quét ra Email. Tùy chọn “Quét Tập tin” thường được sử dụng nhất để lưu tài liệu dưới định dạng PDF.
Bước 4: Chọn tùy chọn quét mong muốn (ví dụ: Tập tin), hộp thoại thiết đặt quét sẽ xuất hiện.

Tùy chọn quét chi tiết trong ControlCenter4

Tại đây, bạn có thể thay đổi các thiết lập như loại quét (màu, xám, đen trắng), độ phân giải (dpi), định dạng file (PDF, JPEG, TIFF…), kích thước quét, và thư mục lưu file. Sau khi cấu hình xong, nhấn Quét. Máy in sẽ bắt đầu quét tài liệu và lưu file vào thư mục bạn đã chọn, thư mục này thường sẽ tự động mở ra.

Scan từ máy in Brother MFC-L2701DW

Bạn cũng có thể bắt đầu quá trình quét trực tiếp từ bảng điều khiển của máy in, điều này tiện lợi khi máy tính ở xa hoặc khi bạn chỉ cần quét nhanh với các cài đặt cơ bản.
Bước 1: Đảm bảo tài liệu gốc đã được đặt sẵn trên khay ADF hoặc mặt kính. Nhấn nút Scan/Quét trên bảng điều khiển máy in.
Bước 2: Sử dụng phím mũi tên để cuộn và chọn tùy chọn Scan to PC (Quét vào máy tính), sau đó nhấn OK.
Bước 3: Tiếp tục dùng phím mũi tên để chọn tùy chọn File (Tập tin) (hoặc Image, OCR, Email nếu cần) và nhấn OK.
Bước 4: Nếu máy in kết nối mạng với nhiều máy tính, bạn sẽ được yêu cầu chọn máy tính đích. Dùng phím mũi tên để chọn tên máy tính và nhấn OK.
Bước 5: Máy sẽ hỏi bạn có muốn thay đổi cài đặt quét không. Chọn Có (Yes) bằng phím số 1 nếu muốn tùy chỉnh độ phân giải, loại file, màu sắc… hoặc chọn Không (No) bằng phím số 2 để sử dụng cài đặt mặc định. Nhấn OK.
Bước 6 (Nếu chọn Có ở B5): Chọn các cài đặt bạn muốn thay đổi (Scan Type, Resolution, File Type, Scan Size…). Dùng phím mũi tên và OK để điều hướng và xác nhận.
Bước 7: Sau khi hoàn tất cài đặt hoặc chọn Không, nhấn nút Start (Bắt đầu). Máy in sẽ bắt đầu quét. Nếu sử dụng mặt kính, màn hình LCD sẽ hướng dẫn bạn lật trang hoặc kết thúc công việc sau khi quét xong trang cuối. File quét sẽ được gửi đến máy tính đã chọn.

Hướng Dẫn Sử Dụng Chức Năng Fax

Mặc dù ít phổ biến hơn chức năng in và scan trong môi trường gia đình, chức năng fax vẫn là một công cụ liên lạc quan trọng trong nhiều văn phòng. Máy in Brother MFC-L2701DW/L2701D tích hợp đầy đủ khả năng gửi và nhận fax.

Trước khi có thể gửi fax, bạn cần cấu hình thông tin trạm (Station ID) của máy fax của mình. Thông tin này sẽ xuất hiện ở đầu mỗi trang fax bạn gửi đi.
Bước 1: Nhấn nút FAX trên bảng điều khiển để chuyển máy sang chế độ fax.
Bước 2: Nhấn nút Menu.
Bước 3: Dùng phím mũi tên để điều hướng đến tùy chọn Initial Setup (Cài đặt ban đầu) và nhấn OK.
Bước 4: Tiếp tục dùng phím mũi tên để tìm tùy chọn Station ID (ID trạm) và nhấn OK.
Bước 5: Máy sẽ yêu cầu bạn nhập số fax. Sử dụng bàn phím số để nhập số fax của bạn (tối đa 20 chữ số), sau đó nhấn OK.
Bước 6: Nhập số điện thoại của bạn (tối đa 20 chữ số) bằng bàn phím số. Nếu số điện thoại và số fax giống nhau, nhập lại cùng một số. Nhấn OK.
Bước 7: Sử dụng bàn phím số để nhập tên của bạn hoặc tên công ty (tối đa 20 ký tự). Nhấn OK.
Bước 8: Nhấn nút Stop/Exit (Dừng/Thoát) để thoát khỏi menu cài đặt.

Sau khi cài đặt Station ID, bạn đã sẵn sàng để gửi fax. Đặt tài liệu cần fax vào khay ADF hoặc trên mặt kính. Nhập số fax người nhận bằng bàn phím số, sau đó nhấn nút Start (Bắt đầu). Máy sẽ tự động quay số và gửi fax.

Với hướng dẫn chi tiết này, hy vọng bạn đã nắm vững cách sử dụng các chức năng chính của máy in Brother MFC-L2701DW và MFC-L2701D, bao gồm cài đặt ban đầu, in, copy, scan và fax. Việc hiểu rõ và sử dụng đúng cách các tính năng này sẽ giúp bạn tối ưu hóa công việc và khai thác hiệu quả chiếc máy in đa chức năng này.