Khắc Phục Lỗi "Print Preview is not available" Trong Office 2026: Hướng Dẫn Chi Tiết

Trang Chủ / Máy In / Khắc Phục Lỗi “Print Preview is not available” Trong Office 2026: Hướng Dẫn Chi Tiết

Table of Contents

Lỗi “Print Preview is not available”: Khi Microsoft Office Từ Chối Hiển Thị Bản In

Chào bạn, là một chuyên gia kỹ thuật với hơn một thập kỷ kinh nghiệm trong lĩnh vực IT, tôi hiểu rõ cảm giác bực bội khi công việc bị ngưng trệ bởi những lỗi tưởng chừng nhỏ nhặt. Một trong những sự cố phổ biến nhất mà người dùng Microsoft Office thường xuyên gặp phải chính là thông báo “Print Preview is not available” hoặc “Printer is not available”. Đặc biệt trong bối cảnh làm việc hiện đại năm 2026, khi mà tài liệu số và khả năng in ấn nhanh chóng là điều cốt yếu, lỗi này có thể gây ra những phiền toái không nhỏ, ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất làm việc của bạn.

Khi bạn cố gắng xem trước hoặc in tài liệu trong Word, Excel, hay PowerPoint và gặp phải thông báo lỗi này, điều đó có nghĩa là ứng dụng Office không thể giao tiếp được với máy in hoặc dịch vụ in ấn của hệ thống. Đừng lo lắng, đây là một vấn đề hoàn toàn có thể khắc phục được. Trong bài viết chuyên sâu này, chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu cặn kẽ nguyên nhân gây ra lỗi print preview is not available và các bước xử lý chi tiết, đảm bảo bạn có thể giải quyết dứt điểm sự cố và quay lại công việc một cách suôn sẻ.

Lỗi 'Print Preview is not available' thường gặp trong Microsoft Office

Tại Sao Lại Xảy Ra Lỗi “Print Preview is not available”?

Để khắc phục hiệu quả, trước tiên chúng ta cần hiểu rõ gốc rễ của vấn đề. Lỗi print preview is not available thường xuất hiện khi các ứng dụng Microsoft Office như Word, Excel, PowerPoint không thể kết nối hoặc nhận diện được thông tin về máy in. Điều này có thể xuất phát từ nhiều nguyên nhân khác nhau:

Dịch vụ máy in (Print Spooler) chưa được khởi động hoặc gặp sự cố: Đây là dịch vụ nền tảng của Windows chịu trách nhiệm quản lý hàng đợi các lệnh in và giao tiếp với máy in. Nếu dịch vụ này không hoạt động ổn định, Office sẽ không thể gửi yêu cầu in hoặc xem trước.
Không có máy in mặc định được thiết lập: Microsoft Office thường dựa vào một máy in mặc định để tải các cài đặt và trình điều khiển liên quan khi bạn mở một tài liệu. Nếu không có máy in nào được đặt làm mặc định, hoặc máy in mặc định hiện tại đang gặp lỗi, Office có thể hiển thị thông báo này.
Trình điều khiển (Driver) máy in bị lỗi, cũ hoặc không tương thích: Driver là phần mềm giúp hệ điều hành và các ứng dụng giao tiếp với phần cứng máy in. Một driver bị hỏng, lỗi thời hoặc không tương thích với phiên bản Office/Windows hiện tại có thể là nguyên nhân chính gây ra lỗi print preview is not available.
Máy in bị ngắt kết nối hoặc gặp trục trặc vật lý: Đôi khi, vấn đề đơn giản chỉ là máy in không được kết nối đúng cách (dây cáp lỏng, không bật nguồn) hoặc gặp lỗi phần cứng.
Lỗi trong chính ứng dụng Microsoft Office: Các file hệ thống của Office bị hỏng, cài đặt không chính xác hoặc xung đột với phần mềm khác cũng có thể gây ra lỗi này.

Thông báo 'Print Preview is not available Because Microsoft Excel' gây cản trở công việc

Các Bước Khắc Phục Lỗi “Print Preview is not available” Chi Tiết

Dưới đây là các giải pháp từng bước mà bạn có thể áp dụng để xử lý lỗi print preview is not available. Hãy thực hiện theo thứ tự để đạt hiệu quả cao nhất:

Xem Thêm Bài Viết:

1. Đóng Hoàn Toàn Tất Cả Ứng Dụng Microsoft Office

Bước đầu tiên và quan trọng nhất là đảm bảo không còn bất kỳ cửa sổ Word, Excel, PowerPoint hoặc các ứng dụng Office khác đang mở. Việc này giúp hệ thống “reset” lại các dịch vụ nền tảng liên quan đến in ấn mà Office đã tải. Nếu có bất kỳ tiến trình Office nào bị “treo”, việc đóng chúng sẽ giúp giải phóng tài nguyên và cho phép các dịch vụ khởi động lại một cách sạch sẽ khi bạn mở lại ứng dụng.

Nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + Esc để mở Task Manager.
Trong tab Processes, tìm kiếm các tiến trình liên quan đến Microsoft Word, Excel, PowerPoint.
Nhấn chuột phải vào từng tiến trình và chọn End task để đóng hoàn toàn.

2. Đặt Lại Máy In Mặc Định Cho Hệ Thống

Việc có một máy in mặc định ổn định là rất quan trọng để Office hoạt động trơn tru. Ngay cả khi bạn chỉ sử dụng máy in ảo (như “Microsoft Print to PDF”), việc đặt nó làm mặc định cũng có thể giải quyết vấn đề.

Trên Windows 10/11:

Nhấn tổ hợp phím Windows + I để mở Settings.
Chọn Bluetooth & devices (hoặc Devices) > Printers & scanners.
Cuộn xuống, bỏ chọn tùy chọn “Let Windows manage my default printer” nếu nó đang bật.
Chọn máy in bạn muốn sử dụng (hoặc “Microsoft Print to PDF” nếu không có máy in vật lý nào) và nhấn Set as default.

Trên Windows cũ hơn (hoặc qua Control Panel):

Nhấn Windows + R, gõ control và nhấn Enter để mở Control Panel.
Trong Control Panel, chọn View devices and printers (hoặc Hardware and Sound > Devices and Printers).
Tìm máy in bạn thường sử dụng hoặc bất kỳ máy in nào đang hoạt động.
Nhấn chuột phải vào tên máy in đó và chọn Set as default printer. Đảm bảo có dấu tích màu xanh lá cây bên cạnh biểu tượng máy in.

3. Kiểm Tra Kết Nối Vật Lý và Trạng Thái Máy In

Đôi khi, giải pháp đơn giản nhất lại là hiệu quả nhất. Hãy kiểm tra các yếu tố sau:

Cáp USB: Đảm bảo cáp USB kết nối máy tính và máy in được cắm chặt ở cả hai đầu.
Nguồn điện: Xác nhận máy in đã được bật nguồn và không có đèn báo lỗi nào nhấp nháy.
Kết nối mạng (đối với máy in mạng/Wi-Fi): Đảm bảo máy tính và máy in đang ở cùng một mạng. Thử ping địa chỉ IP của máy in từ máy tính để kiểm tra kết nối.
Giấy và mực in: Đảm bảo máy in có đủ giấy và mực/mực in, không bị kẹt giấy. Mặc dù không trực tiếp gây ra lỗi print preview is not available, nhưng các lỗi liên quan đến trạng thái máy in có thể ảnh hưởng đến khả năng giao tiếp của Office.

4. Cập Nhật Hoặc Cài Đặt Lại Trình Điều Khiển (Driver) Máy In

Trình điều khiển lỗi thời hoặc hỏng là nguyên nhân phổ biến gây ra các vấn đề về in ấn. Việc cập nhật hoặc cài đặt lại driver có thể giải quyết dứt điểm lỗi print preview is not available.

Gỡ bỏ driver cũ:

Nhấn Windows + R, gõ devmgmt.msc và nhấn Enter để mở Device Manager.
Mở rộng mục Print queues (hoặc Printers).
Nhấn chuột phải vào tên máy in của bạn và chọn Uninstall device. Tick chọn “Delete the driver software for this device” nếu có tùy chọn này.
Khởi động lại máy tính.

Cài đặt driver mới nhất:

Truy cập trang web chính thức của nhà sản xuất máy in (ví dụ: HP, Canon, Epson, Brother).
Tìm kiếm driver phù hợp với model máy in và phiên bản hệ điều hành Windows của bạn (ví dụ: Windows 11 64-bit).
Tải xuống và chạy trình cài đặt driver theo hướng dẫn.

5. Khởi Động Lại Dịch Vụ Print Spooler

Dịch vụ Print Spooler là trái tim của hệ thống in ấn Windows. Nếu nó bị dừng hoặc gặp lỗi, tất cả các tác vụ in ấn sẽ bị ảnh hưởng, dẫn đến lỗi print preview is not available.

Nhấn Windows + R, gõ services.msc và nhấn Enter để mở cửa sổ Services.
Tìm dịch vụ có tên Print Spooler.
Nhấn chuột phải vào nó và chọn Restart.
Nếu dịch vụ đang dừng, hãy nhấn chuột phải và chọn Start. Đảm bảo rằng Startup type được đặt là Automatic.

6. Sửa Chữa Cài Đặt Microsoft Office

Nếu các file cài đặt của Office bị hỏng hoặc có vấn đề, nó có thể ảnh hưởng đến khả năng giao tiếp với các dịch vụ hệ thống, bao gồm cả dịch vụ in. Việc sửa chữa Office có thể khắc phục được nhiều lỗi tiềm ẩn.

Mở Control Panel (tìm kiếm “Control Panel” trong thanh tìm kiếm Windows).
Chọn Programs > Programs and Features.
Tìm kiếm phiên bản Microsoft Office của bạn trong danh sách, nhấn chuột phải vào nó và chọn Change.
Bạn sẽ được cung cấp hai tùy chọn: Quick Repair (sửa lỗi nhanh, không cần kết nối internet) và Online Repair (sửa lỗi toàn diện hơn, yêu cầu kết nối internet và có thể mất nhiều thời gian hơn). Hãy thử Quick Repair trước, nếu không hiệu quả, chuyển sang Online Repair.

Trong quá trình khắc phục các lỗi kỹ thuật phức tạp như lỗi print preview is not available, việc có một đối tác hỗ trợ kỹ thuật đáng tin cậy là vô cùng quan trọng. Bạn có thể tìm đến các chuyên gia tại Máy tính Gia Phát để được tư vấn và hỗ trợ chuyên nghiệp.

7. Cập Nhật Hệ Điều Hành Windows và Microsoft Office

Các bản cập nhật của Windows và Office thường chứa các bản vá lỗi, cải thiện tính tương thích và bảo mật. Việc giữ cho hệ thống và ứng dụng của bạn luôn được cập nhật là cách tốt nhất để tránh các lỗi không mong muốn, bao gồm cả lỗi print preview is not available.

Cập nhật Windows:

Mở Settings > Windows Update (hoặc Update & Security > Windows Update).
Nhấn Check for updates và cài đặt mọi bản cập nhật có sẵn.

Cập nhật Office:

Mở bất kỳ ứng dụng Office nào (ví dụ: Word).
Vào File > Account.
Trong mục Product Information, nhấn vào Update Options > Update Now.

8. Xóa Các File Tạm Thời và Bộ Nhớ Cache In Ấn

Đôi khi, các file tạm thời bị lỗi hoặc bộ nhớ cache in ấn bị đầy có thể gây ra xung đột. Xóa chúng có thể giúp hệ thống khởi động lại sạch sẽ hơn.

Mở thư mục C:\Windows\System32\spool\PRINTERS và C:\Windows\System32\spool\DRIVERS.
Xóa tất cả các tệp và thư mục bên trong (trừ các thư mục cấu trúc chính). Bạn có thể cần quyền quản trị viên.
Sau đó, khởi động lại dịch vụ Print Spooler như đã hướng dẫn ở Bước 5.

9. Kiểm Tra Cấu Hình Bảo Mật (Firewall/Antivirus)

Trong một số trường hợp hiếm hoi, phần mềm diệt virus hoặc tường lửa của bạn có thể vô tình chặn giao tiếp giữa Office và dịch vụ in ấn. Hãy thử tạm thời tắt phần mềm diệt virus/tường lửa (chỉ trong thời gian ngắn để kiểm tra) hoặc thêm các ứng dụng Office vào danh sách ngoại lệ của chúng.

10. Tạo Hồ Sơ Người Dùng Windows Mới

Nếu tất cả các giải pháp trên đều không hiệu quả, có thể hồ sơ người dùng Windows hiện tại của bạn đã bị hỏng. Tạo một hồ sơ người dùng mới và kiểm tra xem lỗi print preview is not available có còn xuất hiện hay không. Nếu lỗi biến mất, bạn có thể chuyển dữ liệu của mình sang hồ sơ mới.

Mở Settings > Accounts > Family & other users.
Chọn Add someone else to this PC và làm theo hướng dẫn để tạo tài khoản người dùng cục bộ mới.
Đăng xuất khỏi tài khoản hiện tại và đăng nhập vào tài khoản mới để kiểm tra.

Lời Khuyên Từ Chuyên Gia Để Phòng Ngừa Lỗi In Ấn

Để hạn chế tối đa khả năng gặp lại lỗi print preview is not available trong tương lai, bạn nên duy trì các thói quen sau:

Luôn giữ driver máy in được cập nhật: Thường xuyên kiểm tra trang web của nhà sản xuất máy in để tìm phiên bản driver mới nhất.
Cập nhật Windows và Office định kỳ: Đừng bỏ qua các bản cập nhật hệ thống và ứng dụng để tận hưởng các bản vá lỗi và cải tiến.
Đảm bảo có một máy in mặc định ổn định: Luôn chắc chắn rằng có ít nhất một máy in hoạt động tốt được đặt làm mặc định.
Kiểm tra kết nối máy in trước khi làm việc: Đặc biệt với máy in mạng hoặc không dây, đảm bảo tín hiệu ổn định.
Sử dụng Office chính hãng và được cấp phép: Tránh các phiên bản không chính thức có thể chứa lỗi hoặc phần mềm độc hại.

Việc nắm vững các bước xử lý trên không chỉ giúp bạn khắc phục lỗi print preview is not available mà còn nâng cao kỹ năng xử lý sự cố máy tính nói chung. Nếu bạn đã thử tất cả các phương pháp mà vẫn không giải quyết được vấn đề, đừng ngần ngại tìm kiếm sự trợ giúp chuyên nghiệp. Đôi khi, vấn đề có thể nằm ở phần cứng máy in hoặc các xung đột hệ thống phức tạp hơn. Hy vọng rằng với hướng dẫn này, bạn sẽ luôn duy trì được hiệu suất làm việc cao nhất với Microsoft Office.

Để tìm hiểu sâu hơn về các giải pháp và lỗi tương tự, bạn có thể tham khảo thêm bài viết chi tiết về lỗi print preview is not available tại trang web của chúng tôi.