Tại sao máy in nhận lệnh nhưng không in được? Khắc phục ngay

Trang Chủ / Máy In / Tại sao máy in nhận lệnh nhưng không in được? Khắc phục ngay

Việc gặp phải tình trạng máy in nhận lệnh nhưng không in được là một vấn đề phổ biến, gây không ít phiền toái cho người dùng, đặc biệt khi cần in tài liệu gấp. Lệnh in đã được gửi đi từ máy tính, nhưng chiếc máy in vẫn im lìm hoặc báo lỗi mà không cho ra sản phẩm như mong đợi. Hiểu rõ lý do máy in không in và cách khắc phục sẽ giúp bạn tự giải quyết sự cố nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và chi phí thuê dịch vụ sửa chữa.

Table of Contents

Những nguyên nhân chính khiến máy in nhận lệnh nhưng không in

Sự cố máy in không hoạt động dù có lệnh có thể bắt nguồn từ nhiều yếu tố khác nhau, từ những vấn đề đơn giản về kết nối vật lý đến các lỗi phức tạp hơn liên quan đến phần mềm hoặc phần cứng bên trong. Việc xác định đúng nguyên nhân là bước đầu tiên và quan trọng nhất để tìm ra giải pháp khắc phục hiệu quả.

Cáp kết nối máy in bị lỗi hoặc hỏng

Một trong những nguyên nhân thường gặp nhất dẫn đến việc máy in nhận lệnh nhưng không in được là do cáp kết nối giữa máy tính và máy in gặp vấn đề. Cáp USB (hoặc cáp song song cũ hơn) có nhiệm vụ truyền tín hiệu dữ liệu từ máy tính đến máy in. Nếu cáp bị đứt, gãy ngầm bên trong, bị kéo căng quá mức, hoặc đơn giản là quá cũ và bị oxy hóa đầu tiếp xúc, luồng dữ liệu này sẽ bị gián đoạn hoặc không được truyền đi đầy đủ và chính xác. Điều này khiến máy in không nhận được thông tin cần thiết để bắt đầu quá trình in, dù lệnh đã xuất phát từ máy tính.

Cách khắc phục cho trường hợp này khá đơn giản. Bạn nên kiểm tra kỹ sợi cáp kết nối xem có dấu hiệu hư hỏng vật lý nào không. Nếu có thể, hãy thử sử dụng một sợi cáp mới có chất lượng tốt và đảm bảo jack cắm tương thích với cổng kết nối trên cả máy in và máy tính. Việc thay thế cáp mới thường giải quyết được vấn đề kết nối không ổn định này.

Kiểm tra và thay cáp kết nối mới cho máy in khi cần

Lỗi kết nối mạng không dây hoặc có dây

Đối với các loại máy in hiện đại kết nối qua mạng (WiFi hoặc mạng LAN), sự cố kết nối mạng là một thủ phạm phổ biến gây ra lỗi máy in nhận lệnh nhưng không in được. Nếu máy in hoặc máy tính của bạn không kết nối được với cùng một mạng, hoặc tín hiệu mạng yếu, không ổn định, quá trình truyền dữ liệu lệnh in sẽ bị gián đoạn. Đôi khi, modem hoặc bộ phát WiFi gặp trục trặc cũng có thể là nguyên nhân.

Xem Thêm Bài Viết:

Để giải quyết, đầu tiên hãy kiểm tra xem cả máy tính và máy in đã kết nối đúng vào cùng một mạng chưa. Thử khởi động lại modem/router WiFi. Trên máy tính, kiểm tra lại cài đặt mạng và đảm bảo máy in đang được kết nối và hiển thị trạng thái “Ready” (Sẵn sàng) trong danh sách thiết bị in. Nếu sử dụng mạng LAN, kiểm tra dây cáp mạng cắm đã chắc chắn chưa và đèn tín hiệu trên cổng mạng có sáng không.

Hàng đợi lệnh in bị tắc nghẽn (Print Queue Overload)

Trong môi trường làm việc bận rộn hoặc khi người dùng gửi quá nhiều lệnh in liên tục cùng lúc, hàng đợi lệnh in (Print Queue) trên máy tính hoặc trên máy in có thể bị quá tải hoặc gặp lỗi. Một lệnh in bị kẹt hoặc lỗi trong hàng đợi có thể chặn tất cả các lệnh tiếp theo, khiến máy in không hoạt động dù nhận lệnh. Đây là tình trạng thường gặp, đặc biệt khi in các file dung lượng lớn hoặc có nhiều định dạng khác nhau.

Để khắc phục sự cố tắc nghẽn hàng đợi in, bạn cần thực hiện các bước sau để xóa sạch hàng đợi và gửi lại lệnh in một cách có kiểm soát hơn.

Đầu tiên, mở công cụ “Control Panel” trên máy tính của bạn bằng cách gõ tên vào thanh tìm kiếm của Windows và nhấn Enter.

Mở Control Panel để quản lý thiết bị và máy in

Trong cửa sổ Control Panel, tìm và chọn mục “View Devices and Printers”. Đây là nơi quản lý tất cả các thiết bị phần cứng được kết nối với máy tính, bao gồm cả máy in.

Tiếp theo, trong danh sách các máy in, click chuột phải vào tên máy in đang gặp sự cố và chọn tùy chọn “See what’s printing” (Xem những gì đang in).

Chọn xem hàng đợi lệnh in của máy in đang gặp lỗi

Hộp thoại hiển thị hàng đợi lệnh in sẽ xuất hiện. Tại đây, bạn sẽ thấy danh sách tất cả các tài liệu đang chờ được in. Để giải phóng hàng đợi, click vào mục “Printer” trên thanh menu và chọn “Cancel All Documents” (Hủy tất cả tài liệu). Xác nhận hành động nếu được hỏi. Thao tác này sẽ xóa bỏ tất cả các lệnh in đang bị kẹt hoặc chờ xử lý. Sau khi hàng đợi trống, hãy thử gửi lại lệnh in cho từng file một để tránh tái diễn tình trạng quá tải.

Xóa tất cả lệnh in trong hàng đợi để khắc phục lỗi tắc nghẽn

Máy in bị kẹt giấy bên trong

Giấy bị kẹt là một trong những nguyên nhân phổ biến nhất khiến máy in nhận lệnh nhưng không in được và thường hiển thị thông báo lỗi trên màn hình máy in hoặc máy tính. Tình trạng này có thể xảy ra do nhiều yếu tố như sử dụng loại giấy quá mỏng, quá dày, bị ẩm, bị nhàu nát, hoặc do các bộ phận kéo giấy bên trong máy in (như trục kéo, bao lụa) bị mòn, bẩn sau một thời gian sử dụng. Khi giấy kẹt, các cảm biến trong máy in sẽ phát hiện và dừng hoạt động để tránh làm hỏng bộ phận khác, do đó dù có lệnh thì máy vẫn không thể tiếp tục in.

Để xử lý lỗi kẹt giấy, bạn cần thực hiện các bước an toàn. Trước hết, tắt nguồn máy in hoàn toàn để đảm bảo an toàn, tránh bị điện giật hoặc làm hỏng máy.

Sau đó, mở các nắp đậy hoặc khay chứa giấy theo hướng dẫn của nhà sản xuất để tiếp cận khu vực có giấy kẹt. Hãy thật cẩn thận và nhẹ nhàng kéo giấy bị kẹt ra theo chiều đi của giấy hoặc ngược chiều nếu cần, tránh làm rách giấy bên trong máy. Nếu giấy bị rách vụn, hãy cố gắng lấy hết các mảnh giấy nhỏ ra ngoài.

Trong quá trình này, có thể bạn sẽ cần tháo hộp mực hoặc các bộ phận khác theo hướng dẫn của máy in để dễ dàng tiếp cận. Sau khi đã loại bỏ hoàn toàn giấy bị kẹt và kiểm tra không còn mảnh vụn nào, lắp lại các bộ phận đã tháo ra (hộp mực, khay giấy…) vào đúng vị trí. Cuối cùng, bật nguồn máy in trở lại. Máy in sẽ thực hiện quá trình khởi động và kiểm tra. Nếu kẹt giấy đã được giải quyết, máy sẽ trở lại trạng thái sẵn sàng.

Máy in đang ở trạng thái ngoại tuyến (Offline)

Lỗi máy in nhận lệnh nhưng không in được có thể xảy ra khi máy in của bạn bị chuyển sang trạng thái “Offline” (Ngoại tuyến) trên hệ thống máy tính. Điều này có thể do nhiều nguyên nhân như lỗi driver, cài đặt cổng kết nối không đúng, hoặc đơn giản là do người dùng vô tình kích hoạt chế độ này. Khi máy tính nghĩ rằng máy in không kết nối, nó sẽ giữ các lệnh in lại thay vì gửi đi.

Để kiểm tra và khắc phục, bạn cần mở cửa sổ quản lý máy in tương tự như khi xóa hàng đợi lệnh in. Truy cập “Control Panel” > “View Devices and Printers”. Click chuột phải vào máy in đang gặp sự cố và chọn “See what’s printing”.

Trong cửa sổ hiển thị hàng đợi in, nhìn vào thanh menu “Printer”. Nếu mục “Use Printer Offline” (Sử dụng máy in ngoại tuyến) đang được đánh dấu (có tick), hãy click vào đó để bỏ chọn. Thao tác này sẽ chuyển máy in về trạng thái trực tuyến (Online).

Ngoài ra, hãy đảm bảo rằng máy in mặc định được chọn để in tài liệu là đúng máy in bạn đang sử dụng. Đôi khi, hệ thống có thể chuyển máy in mặc định sang một máy in ảo hoặc máy in không tồn tại.

Máy in đang ở chế độ tạm dừng (Pause Printing)

Chế độ “Pause Printing” (Tạm dừng in) là một tính năng cho phép người dùng tạm ngưng quá trình in mà không cần hủy lệnh. Máy in có thể tự động chuyển sang chế độ này khi gặp một số vấn đề như hết giấy, hết mực, hoặc có thông báo lỗi cần người dùng xử lý. Nếu máy in đang ở trạng thái tạm dừng, nó sẽ không xử lý bất kỳ lệnh in mới nào cho đến khi được tiếp tục.

Để khắc phục lỗi máy in nhận lệnh nhưng không in do chế độ tạm dừng, bạn cần đưa máy in về trạng thái hoạt động bình thường. Truy cập cửa sổ hàng đợi lệnh in như đã hướng dẫn ở các phần trên (“Control Panel” > “View Devices and Printers” > Chuột phải vào máy in > “See what’s printing”).

Trong cửa sổ hiển thị hàng đợi in, kiểm tra trên thanh menu “Printer”. Nếu mục “Pause Printing” (Tạm dừng in) đang được đánh dấu (có tick), hãy click vào đó để bỏ chọn. Điều này sẽ yêu cầu máy in tiếp tục xử lý các lệnh đang chờ trong hàng đợi và sẵn sàng nhận lệnh mới. Đảm bảo rằng các vấn đề khiến máy tạm dừng ban đầu (ví dụ: hết giấy) đã được giải quyết.

Máy tính bị nhiễm virus hoặc phần mềm độc hại

Các phần mềm độc hại như virus, malware có thể gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động của hệ thống máy tính, bao gồm cả chức năng in ấn. Virus có thể can thiệp vào các tiến trình hệ thống quản lý lệnh in (Print Spooler), làm hỏng driver máy in, hoặc chặn luồng dữ liệu truyền đến máy in, dẫn đến tình trạng máy in nhận lệnh nhưng không in được. Ngoài ra, virus còn tiềm ẩn nguy cơ mất dữ liệu và gây hại cho các chương trình khác trên máy tính của bạn.

Nếu nghi ngờ máy tính bị nhiễm virus là nguyên nhân gây ra sự cố in ấn, bạn nên chạy một chương trình diệt virus uy tín để quét và làm sạch hệ thống. Có nhiều phần mềm diệt virus miễn phí và trả phí hiệu quả trên thị trường như Kaspersky, Bitdefender, Avast, AVG, Malwarebytes…

Sử dụng phần mềm diệt virus để quét và làm sạch máy tính

Hãy đảm bảo chương trình diệt virus của bạn được cập nhật phiên bản mới nhất để có khả năng phát hiện các loại virus mới. Sau khi quét và loại bỏ mối đe dọa, khởi động lại máy tính và thử in lại.

Driver máy in đã cũ, bị hỏng hoặc không tương thích

Driver (trình điều khiển) là phần mềm giúp máy tính giao tiếp với phần cứng, trong trường hợp này là máy in. Nếu driver máy in bị lỗi, cũ không tương thích với hệ điều hành hiện tại, hoặc bị hỏng do xung đột phần mềm khác, máy tính sẽ không thể “nói chuyện” đúng cách với máy in, dẫn đến việc máy in nhận lệnh nhưng không in hoặc in ra kết quả không đúng.

Việc cập nhật hoặc cài đặt lại driver máy in thường là giải pháp hiệu quả cho vấn đề này. Bạn có thể tải driver mới nhất từ trang web chính thức của nhà sản xuất máy in (ví dụ: HP, Canon, Epson, Brother…). Chọn đúng model máy in và phiên bản hệ điều hành của máy tính. Trước khi cài driver mới, nên gỡ bỏ driver cũ để tránh xung đột.

Quá trình cài đặt driver mới yêu cầu kết nối máy tính với nguồn điện và mạng internet ổn định để tải file và hoàn tất cài đặt mà không bị gián đoạn.

Quên đóng nắp máy in hoặc lắp sai hộp mực/mực

Đây là những lỗi sơ suất nhỏ của người dùng nhưng lại là nguyên nhân phổ biến khiến máy in từ chối hoạt động. Hầu hết các máy in đều có các cảm biến để kiểm tra xem nắp máy đã đóng hoàn toàn chưa và hộp mực/hộp mực thải đã được lắp đúng vị trí và nhận diện chưa. Nếu một trong những điều kiện này không được đáp ứng, máy in sẽ báo lỗi và không cho phép in để bảo vệ các bộ phận bên trong.

Kiểm tra lại các nắp đậy của máy in (nắp trên, nắp khay giấy ra, nắp tiếp cận hộp mực/hộp mực thải) và đảm bảo chúng đã được đóng khít hoàn toàn.

Tiếp theo, kiểm tra vị trí lắp đặt của hộp mực (đối với máy in phun) hoặc hộp mực (đối với máy in laser). Đảm bảo hộp mực được lắp đúng khay, đúng chiều và đã được đẩy vào hết cỡ cho đến khi nghe tiếng “click” (nếu có). Kiểm tra xem seal bảo vệ (nếu có) đã được tháo khỏi hộp mực mới chưa. Sau khi kiểm tra và điều chỉnh, đóng nắp máy lại và thử khởi động lại máy in. Máy sẽ thực hiện chu trình kiểm tra ban đầu. Nếu mọi thứ đã đúng, máy in sẽ sẵn sàng nhận lệnh.

Đảm bảo hộp mực được lắp đúng vị trí và các nắp máy đã đóng

Máy in bị lỗi phần cứng hoặc đã quá cũ

Giống như bất kỳ thiết bị điện tử nào khác, máy in có tuổi thọ nhất định. Các linh kiện bên trong như bộ phận sấy (fuser), trục kéo giấy, đầu phun (print head), bo mạch điều khiển có thể bị mòn, hỏng hóc sau một thời gian dài sử dụng hoặc do sử dụng không đúng cách. Khi các bộ phận này gặp trục trặc, máy in có thể vẫn nhận được lệnh từ máy tính nhưng không thể thực hiện quá trình in vật lý.

Nếu máy in của bạn đã sử dụng rất lâu và thường xuyên gặp các lỗi in ấn không rõ nguyên nhân, có thể máy đã quá cũ và cần được bảo dưỡng hoặc thay thế. Trong trường hợp này, việc cố gắng tự sửa chữa các lỗi phần cứng phức tạp có thể làm tình hình tệ hơn. Bạn nên cân nhắc mang máy đến các trung tâm sửa chữa uy tín để được kiểm tra và tư vấn chuyên nghiệp. Đôi khi, chi phí sửa chữa các bộ phận chính của máy in cũ có thể gần bằng hoặc cao hơn chi phí mua một máy in mới. Bạn có thể tham khảo các dòng máy in mới tại maytinhgiaphat.vn.

Lỗi phát sinh từ hệ điều hành

Trong một số trường hợp hiếm gặp, lỗi máy in nhận lệnh nhưng không in được có thể không nằm ở máy in hay driver, mà xuất phát từ chính hệ điều hành Windows (hoặc macOS, Linux). Các file hệ thống bị hỏng, xung đột giữa các dịch vụ, hoặc lỗi cập nhật có thể ảnh hưởng đến khả năng quản lý và gửi lệnh in của hệ điều hành.

Hệ điều hành Windows có công cụ khắc phục sự cố tích hợp sẵn khá hữu ích cho các vấn đề về máy in. Bạn có thể thử sử dụng công cụ này để tự động chẩn đoán và sửa lỗi liên quan đến máy in.

Bắt đầu bằng cách mở “Control Panel” thông qua thanh tìm kiếm của Windows, sau đó chọn “Devices and Printers”.

Mở lại Control Panel để sử dụng công cụ Troubleshoot

Trong danh sách các máy in, click chuột phải vào máy in đang gặp vấn đề và chọn “Troubleshoot” (Khắc phục sự cố).

Sử dụng công cụ Troubleshoot tích hợp trên Windows

Hệ thống sẽ tự động chạy quá trình chẩn đoán các vấn đề tiềm ẩn. Nếu công cụ tìm thấy lỗi, nó sẽ đề xuất cách khắc phục. Hãy làm theo hướng dẫn trên màn hình. Nếu không tìm thấy lỗi nghiêm trọng, công cụ sẽ báo “Close the troubleshooter”. Nếu có lỗi nhưng công cụ cần quyền Admin để sửa, nó sẽ hiển thị tùy chọn “Try these repairs as an Administrator”. Hãy nhấp vào “Explore Additional Options” để xem các giải pháp chi tiết hơn hoặc cho phép hệ thống tự động sửa lỗi.

Khi nào bạn nên tìm sự hỗ trợ từ kỹ thuật viên?

Sau khi đã thử hết tất cả các cách khắc phục cơ bản đã nêu ở trên mà tình trạng máy in nhận lệnh nhưng không in được vẫn tiếp diễn, có khả năng sự cố phức tạp hơn liên quan đến phần cứng hoặc các lỗi phần mềm chuyên sâu mà người dùng thông thường khó có thể tự xử lý. Lúc này, việc liên hệ với các kỹ thuật viên chuyên nghiệp là lựa chọn tốt nhất để tránh làm hỏng máy thêm và nhanh chóng giải quyết vấn đề, không làm ảnh hưởng đến công việc.

Bạn nên tìm đến các đơn vị sửa chữa máy in uy tín, có kinh nghiệm và được đánh giá tốt. Nếu máy in còn trong thời gian bảo hành, hãy liên hệ với trung tâm bảo hành của hãng hoặc nơi bạn mua máy. Việc tự ý tháo lắp máy in khi không có kiến thức chuyên môn có thể gây hư hỏng nặng hơn, dẫn đến chi phí sửa chữa cao hơn đáng kể.

Hy vọng với những chia sẻ chi tiết về các nguyên nhân phổ biến và cách khắc phục tình trạng máy in nhận lệnh nhưng không in được, bạn sẽ có thể tự xử lý được các sự cố cơ bản tại nhà hoặc văn phòng. Luôn bắt đầu bằng việc kiểm tra những yếu tố đơn giản nhất như kết nối, giấy, mực trước khi đi sâu vào các vấn đề phần mềm hay phần cứng phức tạp hơn.