Bán hàng Shopee không có máy in: Giải pháp & Lưu ý

Trang Chủ / Máy In / Bán hàng Shopee không có máy in: Giải pháp & Lưu ý

Nhiều người mới bắt đầu kinh doanh trên sàn Shopee thường có chung một thắc mắc là liệu việc bán hàng trên Shopee không có máy in có khả thi và hiệu quả không. Thực tế, bạn hoàn toàn có thể bắt đầu mà chưa cần sắm máy in ngay. Tuy nhiên, để quy trình được tối ưu và chuyên nghiệp hơn, đặc biệt khi số lượng đơn hàng tăng, việc đầu tư một chiếc máy in là cần thiết. Bài viết này sẽ phân tích chi tiết những ưu nhược điểm và giải pháp cho bạn.

Table of Contents

Thực trạng bán hàng trên Shopee không có máy in: Khó khăn và hạn chế

Việc bán hàng trên Shopee không có máy in đồng nghĩa với việc bạn sẽ phải chuẩn bị phiếu gửi hàng thủ công. Điều này có thể thực hiện được, nhất là khi shop của bạn mới hoạt động và lượng đơn hàng mỗi ngày còn ít. Tuy nhiên, khi quy mô kinh doanh mở rộng, phương pháp này sẽ bộc lộ nhiều hạn chế đáng kể.

Một trong những khó khăn lớn nhất là tốn thời gian và công sức. Việc ghi tay thông tin người mua, người bán, mã đơn hàng, mã vận đơn cho từng gói hàng sẽ chiếm một khoảng thời gian không nhỏ, đặc biệt khi bạn có hàng chục, thậm chí hàng trăm đơn mỗi ngày. Điều này không chỉ làm chậm tiến độ đóng gói mà còn dễ gây quá tải cho nhân sự.

Bên cạnh đó, rủi ro sai sót thông tin khi viết tay là rất cao. Một chút nhầm lẫn trong địa chỉ, số điện thoại hay mã vận đơn có thể dẫn đến việc giao hàng thất bại, hàng bị hoàn trả, gây thiệt hại về chi phí vận chuyển và ảnh hưởng đến uy tín của shop. Việc quản lý đơn hàng cũng trở nên phức tạp hơn khi không có phiếu in rõ ràng, dễ dẫn đến tình trạng thất lạc hàng hóa hoặc nhầm lẫn giữa các đơn.

Ngoài ra, việc gói hàng với phiếu thông tin viết tay trông sẽ thiếu chuyên nghiệp, có thể làm giảm thiện cảm của khách hàng đối với shop. Đối với những kiện hàng nhỏ, việc ghi đủ thông tin lên bề mặt gói hàng cũng là một thách thức. Tất cả những yếu tố này đều có thể ảnh hưởng tiêu cực đến trải nghiệm mua sắm của khách hàng và khả năng cạnh tranh của shop trên Shopee.

Lợi ích vượt trội khi đầu tư máy in cho shop Shopee

Ngược lại với những khó khăn kể trên, việc trang bị một chiếc máy in mang lại vô số lợi ích cho người kinh doanh trên Shopee. Trước hết, nó giúp tự động hóa và tăng tốc độ xử lý đơn hàng. Thông tin đơn hàng được in ra nhanh chóng, chính xác từ hệ thống Shopee, giúp bạn tiết kiệm đáng kể thời gian và công sức so với việc ghi chép thủ công.

Xem Thêm Bài Viết:

Sử dụng máy in giúp giảm thiểu tối đa sai sót thông tin, từ đó hạn chế rủi ro giao nhầm hàng, thất lạc đơn hoặc các vấn đề phát sinh trong quá trình vận chuyển. Điều này không chỉ giúp bạn tiết kiệm chi phí mà còn nâng cao uy tín của shop trong mắt khách hàng. Quá trình quản lý đơn hàng, từ khâu đóng gói đến theo dõi vận chuyển và đối soát, cũng trở nên dễ dàng và chính xác hơn rất nhiều.

Hơn nữa, phiếu gửi hàng được in rõ ràng, chuyên nghiệp sẽ tạo ấn tượng tốt với người mua, thể hiện sự đầu tư và nghiêm túc của shop. Đơn hàng trông đẹp mắt, thông tin mạch lạc cũng giúp đơn vị vận chuyển dễ dàng phân loại và giao hàng chính xác hơn. Đây còn là bằng chứng quan trọng khi cần giải quyết các vấn đề khiếu nại, đổi trả hàng hóa, đảm bảo quyền lợi cho cả người bán và người mua.

Giải pháp tạm thời khi bán hàng trên Shopee không có máy in

Nếu bạn mới khởi nghiệp và chưa có điều kiện đầu tư máy in ngay, vẫn có một số giải pháp tạm thời để duy trì hoạt động bán hàng trên Shopee không có máy in. Quan trọng nhất là bạn cần đảm bảo thông tin ghi trên phiếu gửi hàng phải thật rõ ràng, đầy đủ và chính xác. Hãy sử dụng bút mực đậm, chữ viết dễ đọc, kiểm tra kỹ lưỡng các thông tin như tên người nhận, địa chỉ, số điện thoại, mã vận đơn và nội dung đơn hàng.

Bạn có thể tự tạo một mẫu phiếu gửi hàng đơn giản trên máy tính, điền thông tin cơ bản và chừa trống phần thông tin đơn hàng để ghi tay. Cách này giúp tiết kiệm thời gian hơn so với việc viết toàn bộ từ đầu. Đối với những shop có lượng đơn chưa nhiều, việc này vẫn có thể chấp nhận được.

Một lựa chọn khác là tìm đến các dịch vụ in ấn bên ngoài. Tuy nhiên, giải pháp này có thể tốn kém và không linh hoạt nếu bạn có đơn hàng phát sinh đột xuất. Trong một số trường hợp, bạn cũng có thể trao đổi với shipper của đơn vị vận chuyển xem họ có hỗ trợ in phiếu tại bưu cục hay không, nhưng đây không phải là giải pháp bền vững. Dù chọn cách nào, việc quản lý đơn hàng thủ công vẫn đòi hỏi sự cẩn trọng cao độ để tránh sai sót.

Khi nào thực sự cần đầu tư máy in khi kinh doanh trên Shopee?

Câu hỏi “Vậy bán hàng Shopee có cần máy in không?” thường được nhiều chủ shop đặt ra. Thực tế, Shopee không bắt buộc người bán phải có máy in. Bạn hoàn toàn có thể viết tay mã vận đơn và các thông tin cần thiết.

Tuy nhiên, để xây dựng hình ảnh shop chuyên nghiệp, giảm thiểu sai sót, tối ưu hóa thời gian và nhân lực, việc đầu tư một chiếc máy in hóa đơn là rất nên làm. Đặc biệt, khi shop của bạn bắt đầu có từ 10 – 15 đơn hàng mỗi ngày trở lên, máy in sẽ trở thành một công cụ hỗ trợ đắc lực, giúp quy trình vận hành trơn tru và hiệu quả hơn rất nhiều. Việc này cũng giúp bạn chuẩn bị tốt hơn cho sự tăng trưởng đơn hàng trong tương lai.

Hướng dẫn chi tiết cách in phiếu gửi hàng Shopee (khi có máy in)

Khi đã trang bị máy in, việc in phiếu gửi hàng trên Shopee trở nên vô cùng đơn giản. Dưới đây là các bước chi tiết bạn có thể tham khảo:

Bước 1: Truy cập Kênh Người bán trên Shopee

Đầu tiên, bạn cần đăng nhập vào tài khoản bán hàng của mình trên Shopee và truy cập vào Kênh Người Bán. Đây là trung tâm quản lý mọi hoạt động kinh doanh của shop bạn.

Bước 2: Chọn Quản lý Vận chuyển rồi nhấn Quản lý Đơn hàng

Trong giao diện Kênh Người Bán, hãy tìm đến mục “Quản lý Vận chuyển” ở thanh menu bên trái, sau đó chọn tiếp “Quản lý Đơn hàng”. Tại đây, bạn sẽ thấy danh sách các đơn hàng cần xử lý.

Bước 3: Chọn vào mục Chờ lấy hàng

Tiếp theo, bạn hãy chuyển sang tab “Chờ lấy hàng”. Đây là nơi tập hợp những đơn hàng đã được xác nhận và đang chờ bạn chuẩn bị hàng để đơn vị vận chuyển đến lấy.

Bước 4: In Phiếu giao hàng

Tại danh sách các đơn hàng đang chờ lấy, bạn sẽ thấy cột “Thao tác”. Hãy tìm đến đơn hàng cần in và nhấp vào tùy chọn “In Phiếu giao”. Hệ thống sẽ tự động tạo phiếu gửi hàng với đầy đủ thông tin.

Lúc này, toàn bộ thông tin người mua, địa chỉ, số điện thoại, tên sản phẩm, giá thành, mã đơn hàng, mã vận đơn,… sẽ được hiển thị và sẵn sàng để in ra giấy decal hoặc giấy thường, tùy thuộc vào loại máy in và cài đặt của bạn.

Lưu ý quan trọng khi in phiếu:

Nên in ít nhất 2 bản Phiếu gửi hàng. Một bản dán lên kiện hàng, đảm bảo phần mã vạch và mã vận đơn rõ ràng, dễ quét. Bản còn lại bạn giữ để làm bằng chứng đã giao hàng và đối soát khi cần.
Đối với các sản phẩm nhạy cảm như thuộc ngành hàng Vệ sinh phụ nữ hay Hỗ trợ tình dục, tên sản phẩm trên Phiếu gửi hàng nên được che đi hoặc thay thế bằng mô tả chung chung. Đồng thời, bạn nên in thêm Phiếu đóng gói hoặc Phiếu xuất hàng riêng cho các đơn hàng này để đảm bảo tính riêng tư cho khách.

Các loại máy in đơn hàng Shopee phổ biến và đánh giá

Thị trường hiện nay có nhiều loại máy in phù hợp cho việc in đơn hàng online, in mã vận đơn, in bill. Dưới đây là một số lựa chọn phổ biến mà các chủ shop Shopee có thể cân nhắc:

Máy in phun

Máy in phun là dòng máy khá quen thuộc, hoạt động bằng cách phun những giọt mực siêu nhỏ lên bề mặt giấy để tạo ra hình ảnh và văn bản. Ưu điểm của máy in phun là giá thành ban đầu thường phải chăng, có khả năng in màu (nếu cần cho các mục đích khác ngoài in đơn). Tuy nhiên, chi phí mực in thay thế có thể khá cao nếu bạn in số lượng lớn, và tốc độ in thường chậm hơn so với các loại máy khác. Loại này phù hợp với shop có lượng đơn ít và không yêu cầu tốc độ cao.

Máy in nhiệt

Đây là lựa chọn được rất nhiều chủ shop kinh doanh trên Shopee và các sàn thương mại điện tử khác ưa chuộng. Máy in nhiệt sử dụng công nghệ đốt nóng đầu in để tạo chữ và hình ảnh trên giấy in nhiệt chuyên dụng (thường là giấy decal cảm nhiệt), không cần dùng đến mực in. Ưu điểm vượt trội của máy in nhiệt là tốc độ in rất nhanh, hoạt động ổn định, chi phí vận hành thấp do không tốn mực. Phiếu in ra sắc nét, dễ dán. Mặc dù chi phí đầu tư ban đầu có thể cao hơn máy in phun một chút, nhưng về lâu dài thì đây là giải pháp kinh tế và hiệu quả cho việc in đơn hàng loạt.

Máy in laser

Máy in laser hoạt động dựa trên nguyên lý dùng tia laser chiếu lên một trống từ, hút mực bột từ ống mực và sau đó ép mực lên giấy. Máy in laser cho chất lượng bản in văn bản rất sắc nét, tốc độ in nhanh và chi phí cho mỗi bản in (nếu tính cả mực và trống từ) có thể thấp hơn máy in phun khi in số lượng lớn. Tuy nhiên, giá thành máy in laser và chi phí thay thế hộp mực (toner) thường cao hơn so với hai loại trên. Mức tiêu thụ điện năng cũng cần được cân nhắc. Loại này thường phù hợp với các văn phòng hoặc shop có nhu cầu in ấn đa dạng và số lượng lớn.

Bên cạnh việc in đơn trực tiếp từ Shopee, nếu bạn bán hàng trên nhiều nền tảng, việc sử dụng các phần mềm quản lý bán hàng tích hợp tính năng in đơn như Sapo, Haravan, KiotViet,… sẽ giúp quy trình đồng bộ và hạn chế sai sót tốt hơn. Các phần mềm này thường tương thích tốt với nhiều loại máy in nhiệt phổ biến.

Tối ưu quy trình với phần mềm quản lý và đơn vị vận chuyển GHN

Khi sử dụng các phần mềm quản lý bán hàng, chủ shop có thể dễ dàng lựa chọn Giao Hàng Nhanh (GHN) làm đối tác vận chuyển. Hiện nay, GHN đã tích hợp sâu rộng với nhiều phần mềm bán hàng đa kênh, giúp chủ shop thực hiện toàn bộ quy trình từ chốt đơn, lên đơn hàng, giao hàng, theo dõi đơn hàng đến đối soát tiền thu hộ một cách thuận tiện trên cùng một nền tảng. Nếu bạn đang tìm kiếm máy in hoặc các thiết bị văn phòng hỗ trợ kinh doanh online, maytinhgiaphat.vn là một địa chỉ uy tín bạn có thể tham khảo.

Sự hợp tác giữa GHN và các nhà cung cấp phần mềm quản lý bán hàng uy tín như TUHA.VN, NOBITA.PRO, TRUSTSALES… mang lại nhiều đặc quyền hấp dẫn cho shop khi sử dụng dịch vụ. GHN cũng cung cấp các phụ kiện đóng gói như túi niêm phong, băng keo, giấy in decal với dịch vụ giao hàng nhanh chóng, giá cả phải chăng, giúp chủ shop dễ dàng chuẩn bị kiện hàng chuyên nghiệp ngay tại nhà.

Tóm lại, việc bán hàng trên Shopee không có máy in hoàn toàn có thể thực hiện được, đặc biệt trong giai đoạn đầu khi số lượng đơn hàng còn ít. Tuy nhiên, để phát triển kinh doanh một cách bền vững, chuyên nghiệp và hiệu quả, việc đầu tư một chiếc máy in phù hợp là một quyết định sáng suốt. Điều này không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình vận hành, tiết kiệm thời gian, công sức mà còn góp phần nâng cao trải nghiệm của khách hàng và xây dựng uy tín cho shop của bạn trên thị trường cạnh tranh.