Cách in đơn hàng Shopee trên điện thoại

Trang Chủ / Máy In / Cách in đơn hàng Shopee trên điện thoại

Quản lý và xử lý đơn hàng hiệu quả là yếu tố then chốt cho mọi nhà bán hàng trên Shopee. Khi có đơn mới, việc in đơn hàng Shopee là một bước quan trọng giúp chuẩn bị hàng hóa nhanh chóng và chính xác. Thay vì phụ thuộc vào máy tính, bạn hoàn toàn có thể thực hiện cách in đơn hàng Shopee trên điện thoại một cách dễ dàng và tiện lợi. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết các bước để bạn có thể in phiếu giao hàng ngay từ chiếc smartphone của mình.

Table of Contents

Lợi ích của việc in đơn hàng Shopee

Trên thực tế, nhiều người bán chỉ in mã vận đơn để dán lên gói hàng. Tuy nhiên, việc in đầy đủ đơn hàng có thể mang lại nhiều lợi ích thiết thực, giúp quy trình xử lý đơn hàng trở nên chuyên nghiệp và giảm thiểu sai sót. Khi bạn in phiếu giao hàng có đầy đủ thông tin chi tiết của đơn hàng, điều này sẽ hỗ trợ rất nhiều cho cả bạn, đơn vị vận chuyển và người mua.

Việc in đơn hàng giúp cung cấp chính xác và đầy đủ thông tin của người nhận (tên, địa chỉ, số điện thoại) cho đơn vị vận chuyển. Điều này đặc biệt quan trọng để đảm bảo gói hàng được giao đúng nơi, tránh thất lạc hoặc giao nhầm địa chỉ. Một phiếu giao hàng chi tiết còn bao gồm thông tin về sản phẩm bên trong, giúp đơn vị vận chuyển có thể xử lý hàng hóa phù hợp (ví dụ: hàng dễ vỡ).

Bên cạnh đó, phiếu giao hàng được dán ngoài hoặc đặt kèm bên trong gói hàng giúp người mua dễ dàng đối chiếu và xác nhận lại thông tin đơn hàng mà họ đã đặt, bao gồm các mặt hàng đã mua, số lượng, và tổng tiền thanh toán (đặc biệt với các đơn COD). Sự minh bạch này tạo dựng niềm tin với khách hàng và giúp họ an tâm hơn khi nhận hàng.

Cuối cùng, việc in đơn hàng Shopee và đối chiếu thông tin kỹ lưỡng trước khi đóng gói và giao cho đơn vị vận chuyển là một biện pháp hiệu quả giúp giảm thiểu tối đa nguy cơ trả hàng do sai sót từ phía người bán (gửi nhầm hàng, thiếu hàng) hoặc do thông tin trên bưu kiện không rõ ràng dẫn đến giao sai. Điều này giúp bạn tiết kiệm chi phí vận chuyển hoàn hàng và giữ uy tín với khách hàng.

Hướng dẫn chi tiết cách in đơn hàng Shopee trên điện thoại qua Ứng dụng Shopee

Bạn có thể thực hiện cách in đơn hàng Shopee trên điện thoại trực tiếp từ ứng dụng Shopee dành cho người bán hoặc ứng dụng Shopee thông thường. Quy trình này khá đơn giản và tiện lợi, cho phép bạn xử lý đơn hàng mọi lúc mọi nơi chỉ với chiếc điện thoại có kết nối mạng và máy in phù hợp.

Xem Thêm Bài Viết:

Đầu tiên, bạn cần mở ứng dụng Shopee trên điện thoại của mình. Sau đó, hãy truy cập vào mục “Tôi” (hoặc biểu tượng hình người) ở góc dưới bên phải màn hình, rồi chọn “Shop của tôi” để vào trang quản lý cửa hàng cá nhân của bạn trên Shopee.

Trong giao diện quản lý shop, bạn sẽ tìm thấy mục “Đơn hàng”. Hãy chọn mục này, sau đó chọn trạng thái đơn hàng là “Chưa lấy hàng”. Tại đây sẽ hiển thị danh sách các đơn hàng đang chờ bạn xử lý. Tìm đơn hàng cụ thể mà bạn muốn in và nhấn chọn “Chuẩn bị hàng” để bắt đầu quá trình đóng gói và chuẩn bị giao.

Tiếp theo, bạn cần lựa chọn phương thức vận chuyển phù hợp cho đơn hàng này. Shopee thường cung cấp hai lựa chọn chính: “Đơn vị vận chuyển đến lấy hàng” tại địa chỉ shop của bạn, hoặc bạn có thể “Tự gửi hàng tại Bưu cục” của đơn vị vận chuyển. Sau khi chọn phương thức mong muốn, hãy nhấn “Xác nhận” để hệ thống ghi nhận lựa chọn của bạn.

Trước khi in, bạn nên kiểm tra kỹ lại tất cả các thông tin hiển thị trên màn hình “Thông tin gửi hàng”. Đảm bảo rằng địa chỉ lấy hàng, địa chỉ giao hàng, thông tin người nhận và các chi tiết khác đều chính xác. Đây là bước quan trọng để tránh sai sót sau khi đơn hàng đã được bàn giao cho đơn vị vận chuyển.

Sau khi đã kiểm tra và xác nhận thông tin đơn hàng là chính xác, hãy tìm và nhấn chọn tùy chọn “In phiếu giao”. Hệ thống của Shopee sẽ tiến hành tạo ra một phiếu giao hàng điện tử dựa trên thông tin đơn hàng. Quá trình này thường diễn ra nhanh chóng.

Cuối cùng, một bản xem trước của phiếu giao hàng sẽ hiển thị trên màn hình điện thoại của bạn. Hãy xem lại một lần nữa để đảm bảo tất cả thông tin hiển thị rõ ràng và đúng định dạng. Nếu mọi thứ đã sẵn sàng, bạn chỉ cần nhấn vào biểu tượng máy in (thường xuất hiện ở góc trên màn hình) để gửi lệnh in tới máy in đã kết nối với điện thoại của bạn.

Màn hình xác nhận và in phiếu giao hàng trên ứng dụng Shopee

Lưu ý nhỏ, đối với các đơn hàng thuộc kênh “Hoả tốc”, bạn có thể có tùy chọn in phiếu giao hàng ngay cả trước khi nhấn “Chuẩn bị hàng”, giúp bạn linh hoạt hơn trong việc xử lý các đơn hàng cần giao nhanh.

Cách in đơn hàng Shopee nhanh chóng qua Kênh người bán (Website)

Đối với những người bán thường xuyên xử lý số lượng lớn đơn hàng hoặc ưa thích làm việc trên màn hình máy tính lớn hơn, việc sử dụng Kênh người bán Shopee qua trình duyệt web là một lựa chọn hiệu quả. Tuy nhiên, bạn vẫn có thể thực hiện cách in đơn hàng Shopee này ngay trên điện thoại thông qua trình duyệt di động, mặc dù giao diện có thể hơi khác so với ứng dụng.

Để bắt đầu, hãy mở trình duyệt web trên điện thoại (như Chrome, Safari, Firefox) và truy cập vào Kênh người bán Shopee. Sau khi đăng nhập tài khoản, bạn sẽ thấy giao diện quản lý shop của mình. Tìm đến mục “Vận chuyển” ở thanh menu bên trái (hoặc tìm trong menu mở rộng trên di động) và chọn trang “Quản lý vận chuyển”.

Trong trang “Quản lý vận chuyển”, bạn sẽ thấy danh sách các đơn hàng theo trạng thái. Chọn “Chờ lấy hàng” để xem các đơn hàng cần chuẩn bị. Tại đây, bạn có thể lọc thêm theo “Chưa xử lý” hoặc “Đã xử lý” để quản lý hiệu quả hơn. Tìm đơn hàng mà bạn muốn in phiếu giao.

Trên dòng tương ứng với đơn hàng đó, bạn sẽ thấy các tùy chọn dưới cột “Thao tác”. Hãy tìm và nhấn chọn “In phiếu giao”. Hệ thống Kênh người bán Shopee sẽ ngay lập tức tạo ra một phiên bản điện tử của phiếu giao hàng cho đơn hàng đó.

Tương tự như trên ứng dụng, một bản xem trước của phiếu giao hàng sẽ xuất hiện trên màn hình trình duyệt của bạn. Hãy kiểm tra kỹ lưỡng lại tất cả thông tin trên phiếu để đảm bảo không có sai sót. Nếu mọi thông tin đã chính xác và rõ ràng, hãy sử dụng chức năng in của trình duyệt (thường là biểu tượng máy in hoặc tìm trong menu tùy chọn của trình duyệt) để gửi lệnh in đến máy in đã được kết nối.

Phương pháp này qua Kênh người bán đặc biệt hữu ích nếu bạn cần in hàng loạt đơn hàng cùng lúc (tính năng này thường có sẵn trên giao diện web), giúp tiết kiệm đáng kể thời gian xử lý cho các shop có lượng đơn lớn.

Tải và chia sẻ phiếu giao hàng Shopee dễ dàng

Ngoài việc in trực tiếp phiếu giao hàng từ điện thoại, Shopee còn cung cấp các tùy chọn để bạn có thể tải bản mềm của phiếu về máy hoặc chia sẻ thông tin đơn hàng đó một cách thuận tiện. Điều này hữu ích trong nhiều trường hợp như lưu trữ hồ sơ điện tử, gửi cho nhân viên đóng gói, hoặc chia sẻ thông tin với đối tác.

Để chia sẻ phiếu giao hàng sau khi đã tạo xong (ở bước xem trước khi in), bạn thường sẽ thấy biểu tượng chia sẻ (thường là mũi tên hướng lên từ một hộp vuông trên iOS, hoặc biểu tượng ba dấu chấm nối nhau trên Android). Nhấn vào biểu tượng này sẽ mở ra danh sách các nền tảng và ứng dụng mà bạn có thể chia sẻ phiếu giao hàng tới, ví dụ như Zalo, Messenger, Email, Google Drive, v.v. Bạn chỉ cần chọn nền tảng mong muốn và người nhận để gửi đi.

Đối với việc tải xuống phiếu giao hàng về thiết bị di động để lưu trữ, cách thực hiện có sự khác biệt nhỏ giữa hai hệ điều hành phổ biến:

Với thiết bị iOS (iPhone, iPad): Khi đang ở màn hình xem trước phiếu giao hàng đã tạo, bạn nhấn vào biểu tượng chia sẻ. Trong menu tùy chọn hiện ra, hãy tìm và chọn “Lưu về máy” (Save to Files) hoặc một tùy chọn tương tự. Sau đó, bạn có thể chọn thư mục hoặc nơi lưu trữ mong muốn trên thiết bị của mình (ví dụ: iCloud Drive, Trên iPhone của tôi) rồi nhấn “Lưu”. Phiếu giao hàng thường sẽ được lưu dưới định dạng PDF.
Với thiết bị Android: Ở màn hình xem trước phiếu giao hàng, bạn thường sẽ thấy biểu tượng tải về (mũi tên chỉ xuống). Nhấn vào biểu tượng này, hệ thống sẽ tự động tải phiếu giao hàng (thường ở định dạng PDF) về bộ nhớ thiết bị của bạn. Bạn có thể tìm thấy tệp tin này trong thư mục “Downloads” (Tải xuống) hoặc thông qua trình quản lý tệp tin của điện thoại.

Việc có thể tải và chia sẻ phiếu giao hàng bản mềm mang lại sự linh hoạt cao trong quản lý đơn hàng và phối hợp công việc, đặc biệt khi bạn làm việc từ xa hoặc có nhiều người cùng tham gia vào quy trình xử lý đơn hàng.

Lưu ý quan trọng khi in đơn hàng Shopee bằng điện thoại

Thực hiện cách in đơn hàng Shopee trên điện thoại tuy tiện lợi nhưng cũng có một vài lưu ý quan trọng mà người bán nên biết để đảm bảo quá trình diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.

Đầu tiên, một lời khuyên hữu ích là người bán nên in hai bản của mỗi đơn hàng. Một bản dùng để dán cẩn thận lên gói hàng (sau khi gấp gọn theo quy định của Shopee và đơn vị vận chuyển). Bản còn lại nên được giữ lại làm chứng từ giao nhận nội bộ của shop bạn. Bản sao này giúp bạn dễ dàng đối chiếu khi bàn giao hàng cho shipper, quản lý số lượng gói hàng đã gửi, và làm cơ sở dữ liệu cho việc quản lý kho hàng hoặc giải quyết các vấn đề phát sinh sau này.

Thứ hai, đảm bảo thông tin đơn hàng khi in cần phải được hiển thị rõ ràng, sắc nét, không bị mờ nhòe hay phai mực. Các thông tin quan trọng như mã vận đơn (barcode/QR code), địa chỉ người nhận, số điện thoại và danh sách sản phẩm cần phải đọc được dễ dàng bằng mắt thường và quan trọng hơn là có thể quét được bởi máy quét của đơn vị vận chuyển. Mực in mờ hoặc giấy in kém chất lượng có thể gây khó khăn trong khâu phân loại và giao hàng, dẫn đến chậm trễ hoặc sai sót.

Một điểm đặc biệt cần lưu ý là đối với các sản phẩm thuộc ngành hàng nhạy cảm (như Vệ sinh phụ nữ, Hỗ trợ tình dục), Shopee có thể thay đổi hoặc ẩn tên sản phẩm trên phiếu giao hàng để đảm bảo sự riêng tư cho người mua. Nếu bạn bán các mặt hàng này và cần thông tin chi tiết hơn trên phiếu cho mục đích quản lý nội bộ, bạn có thể cần có cách đánh dấu riêng (ví dụ: ghi chú mã sản phẩm nội bộ) hoặc in thêm một bản chi tiết khác cho riêng mình.

Quan trọng nhất để thực hiện cách in đơn hàng Shopee trên điện thoại là bạn cần phải kết nối điện thoại của mình với một máy in tương thích. Các loại máy in phổ biến và tiện lợi cho việc này là máy in nhiệt (thường dùng để in tem nhãn/mã vận đơn) hoặc các loại máy in văn phòng thông thường (máy in laser, máy in phun). Kết nối thường được thực hiện qua Bluetooth hoặc Wifi. Đảm bảo rằng máy in đã được bật, kết nối mạng (Wifi) hoặc đã ghép nối Bluetooth thành công với điện thoại trước khi bạn thực hiện lệnh in từ ứng dụng Shopee hoặc Kênh người bán.

Để đảm bảo quá trình in diễn ra suôn sẻ, việc lựa chọn một chiếc máy in phù hợp là rất quan trọng. Bạn có thể tìm thấy các loại máy in nhiệt chuyên dụng hoặc máy in laser chất lượng, kết nối dễ dàng với điện thoại qua Bluetooth hoặc Wifi tại các cửa hàng uy tín như maytinhgiaphat.vn. Các mẫu máy có kết nối không dây như HP Neverstop Laser 1000w 4RY23A hay HP LaserJet Pro M12W là những ví dụ điển hình về các loại máy in có thể hoạt động tốt với điện thoại.

Khắc phục sự cố thường gặp khi in đơn hàng Shopee trên điện thoại

Đôi khi, dù đã làm theo đúng các bước, bạn vẫn có thể gặp phải tình trạng không thể in đơn hàng Shopee trên điện thoại. Đừng quá lo lắng, đây là một số vấn đề phổ biến và cách khắc phục chi tiết.

Một trong những nguyên nhân thường gặp là người bán chưa cập nhật đầy đủ thông tin kích thước và cân nặng sản phẩm sau khi đóng gói. Hệ thống Shopee cần thông tin chính xác về cân nặng và kích thước gói hàng để tính toán phí vận chuyển và tạo mã vận đơn hợp lệ. Nếu thiếu thông tin này, bạn sẽ không thể tiến hành in phiếu giao. Cách khắc phục là hãy kiểm tra lại từng sản phẩm trong đơn hàng, đảm bảo bạn đã nhập đầy đủ và chính xác cân nặng (theo gram hoặc kg) và kích thước (Dài x Rộng x Cao theo cm) sau khi đã đóng gói hoàn chỉnh. Sau khi cập nhật, thử in lại đơn hàng.

Sai thông tin địa chỉ lấy hoặc giao hàng cũng là một lý do khiến việc in đơn hàng bị chặn. Hệ thống của Shopee và các đơn vị vận chuyển cần xác minh tính hợp lệ của địa chỉ lấy hàng của shop bạn và địa chỉ giao hàng của người mua. Nếu có sai sót, thiếu thông tin (ví dụ: thiếu số nhà, tên đường không đúng) hoặc địa chỉ không tồn tại, hệ thống sẽ không cho phép in phiếu. Bạn cần vào lại chi tiết đơn hàng, kiểm tra kỹ cả hai địa chỉ và chỉnh sửa cho đúng. Đảm bảo địa chỉ lấy hàng của bạn đã được thiết lập và xác nhận trong cài đặt shop.

Trường hợp chưa thiết lập địa chỉ lấy hàng mặc định trên Kênh người bán cũng cản trở quá trình in đơn. Dù bạn có thể xử lý đơn hàng qua ứng dụng, việc thiết lập địa chỉ lấy hàng chính trên Kênh người bán là bước cần thiết để hệ thống vận chuyển có thể làm việc hiệu quả. Để thiết lập, bạn truy cập Kênh người bán Shopee qua trình duyệt, tìm mục “Thiết lập shop”, sau đó chọn “Địa chỉ”. Nếu đã có địa chỉ, nhấn “Sửa” địa chỉ bạn muốn dùng làm mặc định, đánh dấu chọn mục “Đặt làm địa chỉ lấy hàng” và nhấn “Lưu”. Nếu chưa có địa chỉ, hãy thêm địa chỉ mới và thiết lập tương tự.

Đôi khi, sự cố nằm ở chính mục in đơn hàng bị lỗi do quá tải hệ thống của Shopee, đặc biệt vào giờ cao điểm hoặc các dịp khuyến mãi lớn. Lượng truy cập cùng lúc quá cao có thể ảnh hưởng đến tốc độ xử lý và gây ra lỗi tạm thời. Nếu bạn gặp tình trạng này và đã kiểm tra hết các nguyên nhân khác, giải pháp đơn giản nhất là hãy kiên nhẫn chờ đợi. Thử lại sau khoảng 3-4 giờ khi lượng truy cập có thể đã giảm bớt.

Nếu mã vận đơn không hiển thị trên hệ thống hoặc các thông tin trên đơn hàng (như trạng thái vận chuyển) không chính xác, điều này cũng khiến bạn không thể in được phiếu giao hàng đầy đủ thông tin. Tình huống này có thể do lỗi đồng bộ dữ liệu giữa Shopee và đơn vị vận chuyển. Trong trường hợp này, bạn nên liên hệ trực tiếp với bộ phận hỗ trợ của Shopee để được kiểm tra, hỗ trợ cập nhật thông tin và cung cấp lại mã vận đơn nếu cần.

Cuối cùng, nếu thông tin trên phiếu đơn hàng hiển thị mờ hoặc không rõ ràng sau khi bạn đã nhấn in, vấn đề có thể không nằm ở hệ thống Shopee mà là do thiết bị in ấn của bạn. Hãy kiểm tra lại máy in: đảm bảo còn đủ mực/mực in không bị khô, đầu phun (với máy in phun) không bị tắc, giấy in được đặt đúng cách và là loại phù hợp. Thử in một trang kiểm tra hoặc in lại đơn hàng sau khi đã khắc phục vấn đề về máy in.

Thiết lập địa chỉ lấy hàng trên Kênh người bán Shopee để in đơn

Với các hướng dẫn chi tiết về cách in đơn hàng Shopee trên điện thoại được trình bày ở trên, hy vọng bạn đã nắm rõ quy trình để xử lý đơn hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả ngay từ chiếc smartphone của mình. Việc tận dụng tính năng này không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao tính chuyên nghiệp trong khâu chuẩn bị hàng, góp phần mang lại trải nghiệm mua sắm tốt cho khách hàng.