Khắc phục lỗi kết nối máy in qua mạng LAN triệt để

Trang Chủ / Máy In / Khắc phục lỗi kết nối máy in qua mạng LAN triệt để

Máy in là một thiết bị văn phòng không thể thiếu, hỗ trợ đắc lực cho công việc in ấn tài liệu. Tuy nhiên, việc gặp phải lỗi kết nối máy in qua mạng LAN thường xuyên gây gián đoạn và phiền toái cho người dùng, đặc biệt trong môi trường làm việc cần chia sẻ tài nguyên. Bài viết này sẽ cung cấp những thông tin chi tiết về nguyên nhân và các giải pháp toàn diện để bạn có thể tự mình xử lý hiệu quả tình trạng này, đảm bảo công việc luôn suôn sẻ.

Table of Contents

Điều kiện cần để kết nối máy in qua mạng LAN thành công

Trước khi đi vào tìm hiểu các lỗi và cách khắc phục, việc đảm bảo các yếu_tố_cơ_bản cho một kết nối máy in qua mạng LAN ổn định là vô cùng quan trọng. Bạn cần chuẩn bị và kiểm tra kỹ lưỡng các thành phần sau:

Đầu tiên, máy in phải đang hoạt động ở trạng thái bình thường, không có bất kỳ thông báo lỗi nào trên màn hình hiển thị của máy hoặc các dấu hiệu bất thường về phần cứng. Hộp mực cần đủ, giấy đã nạp đúng cách và máy sẵn sàng nhận lệnh in.

Tiếp theo, các máy tính trong mạng cần sử dụng hệ điều hành tương thích, phổ biến nhất là Windows 7, Windows 8, Windows 10 hoặc các phiên bản mới hơn. Đảm bảo rằng các máy tính này đã được cài đặt đầy đủ driver mạng và không gặp sự cố về kết nối mạng cục bộ.

Một yếu tố then chốt là phải có một máy tính chủ (máy chủ in). Đây là máy tính được kết nối trực tiếp với máy in thông qua cáp USB hoặc kết nối mạng (nếu máy in hỗ trợ). Máy tính này sẽ chịu trách nhiệm quản lý và chia sẻ máy in cho các máy tính khác trong cùng mạng.

Cuối cùng, tất cả các máy tính (bao gồm máy chủ in và các máy trạm) phải được kết nối vào cùng một hệ thống mạng LAN (Local Area Network). Kết nối này có thể thông qua cáp Ethernet cắm vào router, switch hoặc kết nối Wi-Fi trong cùng một dải mạng. Sự ổn định của hệ thống mạng LAN là nền tảng cho việc chia sẻ máy in không gặp trục trặc.

Xem Thêm Bài Viết:

Sơ đồ mô tả cách kết nối máy in với nhiều máy tính trong mạng LAN thông qua máy chủ

Nguyên nhân phổ biến gây ra lỗi kết nối máy in qua mạng LAN

Có rất nhiều yếu tố có thể dẫn đến sự cố kết nối máy in qua mạng LAN, khiến người dùng không thể thực hiện lệnh in từ các máy tính trong mạng. Một trong những nguyên nhân thường được nhắc đến gần đây liên quan đến các bản cập nhật của hệ điều hành Windows. Cụ thể, Microsoft từng xác nhận rằng một số bản cập nhật như KB5005565 và KB5005568 có thể gây ra xung đột và làm gián đoạn khả năng kết nối với một số dòng máy in nhất định qua mạng.

Biểu tượng cảnh báo lỗi kết nối mạng máy in thường gặp

Bên cạnh đó, các vấn đề về phần cứng cũng là một thủ phạm quen thuộc. Dây cáp mạng (Ethernet) hoặc cáp USB kết nối máy in với máy chủ hoặc router có thể bị lỏng, hỏng chân cắm, đứt ngầm bên trong. Máy in có thể chưa được bật nguồn, hoặc nguồn điện cung cấp cho máy in không ổn định cũng gây ra tình trạng không thể kết nối. Đôi khi, cổng LAN trên máy in hoặc router gặp trục trặc cũng là nguyên nhân.

Lỗi trình điều khiển (Driver) máy in là một nguyên nhân phổ biến khác. Driver có thể đã quá cũ, không còn tương thích với phiên bản hệ điều hành hiện tại, bị hỏng do xung đột phần mềm hoặc cài đặt không chính xác. Thiếu driver hoặc cài sai driver cũng khiến máy tính không thể giao tiếp được với máy in.

Các sự cố từ chính máy tính cũng không thể bỏ qua. Máy tính có thể bị hỏng card mạng, dẫn đến không thể kết nối vào mạng LAN. Cấu hình địa chỉ IP không chính xác, tường lửa (Firewall) chặn kết nối chia sẻ máy in, hoặc người dùng không có đủ quyền truy cập vào tài nguyên mạng cũng là những rào cản phổ biến.

Cuối cùng, virus hoặc phần mềm độc hại trên máy tính có thể can thiệp và phá hỏng các cài đặt mạng, làm thay đổi cấu hình hệ thống hoặc chặn các dịch vụ cần thiết cho việc chia sẻ máy in, từ đó gây ra lỗi không thể kết nối.

Giải pháp chi tiết sửa lỗi kết nối máy in qua mạng LAN

Khi đã nắm được các nguyên nhân tiềm ẩn, chúng ta có thể tiến hành các bước kiểm tra và khắc phục một cách có hệ thống để giải quyết trục trặc khi in qua mạng LAN.

Kiểm tra và thiết lập lại quy trình chia sẻ máy in

Đây là bước cơ bản và quan trọng nhất. Bạn cần đảm bảo rằng máy in đã được chia sẻ đúng cách trên máy tính chủ và các cài đặt mạng cho phép việc chia sẻ này.

Đầu tiên, trên máy tính chủ (máy kết nối trực tiếp với máy in), hãy mở Control Panel. Tìm đến mục Devices and Printers (Thiết bị và Máy in). Tại đây, bạn sẽ thấy danh sách các máy in đã được cài đặt. Hãy nhấp chuột phải vào máy in bạn muốn chia sẻ, chọn Set as default printer (Đặt làm máy in mặc định) nếu cần, sau đó chọn Printer properties (Thuộc tính máy in).

Trong cửa sổ thuộc tính máy in vừa mở, hãy chuyển sang tab Sharing (Chia sẻ). Tích vào ô Share this printer (Chia sẻ máy in này). Bạn có thể đặt một tên chia sẻ (Share name) dễ nhận biết cho máy in. Nếu trong mạng có các máy tính chạy phiên bản Windows khác nhau (ví dụ 32-bit và 64-bit), bạn có thể nhấp vào nút Additional Drivers… để cài đặt thêm trình điều khiển cho các phiên bản đó, đảm bảo tính tương thích.

Tiếp theo, quay lại Control Panel, chọn Network and Sharing Center (Trung tâm Mạng và Chia sẻ). Ở menu bên trái, nhấp vào Change advanced sharing settings (Thay đổi cài đặt chia sẻ nâng cao). Trong mục Private (current profile) (Riêng tư – hồ sơ hiện tại), hãy đảm bảo rằng các tùy chọn Turn on network discovery (Bật khám phá mạng) và Turn on file and printer sharing (Bật chia sẻ tệp và máy in) đã được chọn. Kéo xuống mục All Networks (Tất cả các mạng), tìm đến phần Password protected sharing (Chia sẻ được bảo vệ bằng mật khẩu). Tạm thời, bạn có thể chọn Turn off password protected sharing (Tắt chia sẻ được bảo vệ bằng mật khẩu) để đơn giản hóa quá trình kết nối. Tuy nhiên, vì lý do bảo mật, sau khi đã kết nối thành công, bạn nên cân nhắc bật lại tính năng này và sử dụng tài khoản người dùng có mật khẩu để truy cập. Cuối cùng, nhấn Save changes (Lưu thay đổi). Nếu bạn gặp khó khăn trong quá trình cài đặt hoặc cần hỗ trợ kỹ thuật chuyên sâu, các dịch vụ từ maytinhgiaphat.vn có thể cung cấp giải pháp.

Cửa sổ thiết lập chia sẻ máy in trong Printer Properties và cài đặt chia sẻ nâng cao trong Network and Sharing Center

Khởi chạy lại tính năng tìm kiếm máy in trên Windows

Đôi khi, việc máy tính không tìm thấy máy in trong mạng chỉ là một sự cố tạm thời của dịch vụ tìm kiếm. Việc chạy lại trình tìm kiếm có thể giúp làm mới danh sách thiết bị.

Để thực hiện, bạn nhấn tổ hợp phím Windows + I để mở cửa sổ Settings. Trong cửa sổ Settings, chọn mục Devices (Thiết bị).

Truy cập mục Devices trong cài đặt Windows để quản lý máy in

Tiếp theo, ở menu bên trái, chọn Printers & scanners (Máy in & máy quét). Nhấn vào nút Add a printer or scanner (Thêm máy in hoặc máy quét). Windows sẽ bắt đầu quá trình quét tìm các máy in có sẵn trong mạng hoặc kết nối trực tiếp.

Nhấn nút Add a printer or scanner để Windows tìm kiếm máy in

Nếu sau một khoảng thời gian chờ đợi, máy in bạn cần kết nối vẫn không xuất hiện trong danh sách, hãy nhấp vào dòng chữ The printer that I want isn’t listed (Máy in tôi muốn không có trong danh sách).

Tùy chọn khi máy in không được tìm thấy tự động trong danh sách

Một cửa sổ mới sẽ hiện ra, cung cấp các tùy chọn thêm máy in thủ công. Hãy chọn Add a Bluetooth, wireless or network discoverable printer (Thêm máy in Bluetooth, không dây hoặc có thể khám phá qua mạng), sau đó nhấn Next. Windows sẽ thực hiện một lần quét sâu hơn các thiết bị trong mạng LAN. Hãy kiên nhẫn chờ đợi quá trình này hoàn tất.

Chọn thêm máy in qua mạng khi không tìm thấy tự động để khắc phục lỗi kết nối máy in qua mạng LAN

Sử dụng công cụ Troubleshoot để tự động sửa lỗi máy in

Windows tích hợp sẵn công cụ Troubleshoot (Trình khắc phục sự cố) có khả năng tự động phát hiện và sửa một số lỗi phổ biến liên quan đến thiết bị ngoại vi, bao gồm cả máy in. Đây là một giải pháp đơn giản và hiệu quả, đặc biệt khi bạn không chắc chắn về nguyên nhân cụ thể của sự cố không in được qua mạng.

Để khởi chạy Troubleshoot, nhấn tổ hợp phím Windows + I để mở Settings. Sau đó, chọn mục Update & Security (Cập nhật & Bảo mật).

Truy cập mục Update & Security trong cài đặt Windows

Trong cửa sổ Update & Security, ở cột menu bên trái, chọn Troubleshoot (Khắc phục sự cố). Kéo xuống và tìm mục Printer (Máy in) trong danh sách các trình khắc phục sự cố. Nhấp vào Printer và sau đó nhấn nút Run the troubleshooter (Chạy trình khắc phục sự cố). Windows sẽ tự động kiểm tra các vấn đề liên quan đến máy in, dịch vụ in và kết nối, sau đó đề xuất các giải pháp hoặc tự động áp dụng các bản sửa lỗi nếu có thể.

Chạy trình Troubleshooter cho Printer để tự động phát hiện và sửa lỗi máy in

Cập nhật hoặc cài đặt lại trình điều khiển (Driver) máy in

Driver máy in lỗi thời, hỏng hoặc không tương thích là một trong những nguyên nhân chính gây ra vấn đề không kết nối được máy in mạng. Việc cập nhật hoặc cài đặt lại driver có thể giải quyết triệt để tình trạng này.

Đầu tiên, nhấn tổ hợp phím Windows + R để mở hộp thoại Run. Gõ lệnh devmgmt.msc vào ô Open và nhấn OK hoặc Enter. Thao tác này sẽ mở cửa sổ Device Manager (Quản lý Thiết bị).

Mở Device Manager bằng lệnh devmgmt.msc qua hộp thoại Run

Trong cửa sổ Device Manager, tìm và mở rộng mục Print queues (Hàng đợi máy in) hoặc Printers (Máy in). Bạn sẽ thấy danh sách các máy in đã được cài đặt. Nhấp chuột phải vào tên máy in đang gặp sự cố và chọn Update driver (Cập nhật trình điều khiển) để Windows tự động tìm kiếm phiên bản driver mới nhất. Nếu không thành công, bạn có thể chọn Uninstall device (Gỡ cài đặt thiết bị) để xóa hoàn toàn driver hiện tại. Sau khi gỡ cài đặt, hãy khởi động lại máy tính. Windows có thể sẽ tự động nhận diện và cài đặt lại driver cho máy in. Nếu không, bạn cần tải driver mới nhất từ trang web chính thức của nhà sản xuất máy in và tiến hành cài đặt thủ công.

Quản lý driver máy in trong Device Manager, mục Print queues

Giải quyết sự cố 101 khi thêm máy in không thành công

Sự cố 101 là một mã lỗi không chính thức nhưng thường được người dùng đề cập khi gặp tình huống máy in không được cài đặt đúng cách trên máy tính, đặc biệt là khi thêm máy in mạng. Biểu hiện thường là cửa sổ Add Printer Wizard (Trình hướng dẫn Thêm Máy in) không hiển thị tên máy in cần tìm, hoặc khi nhấp vào tên máy in thì kết nối không được thiết lập.

Khi gặp tình huống này, sau khi nhấp vào The printer that I want isn’t listed (Máy in tôi muốn không có trong danh sách) như đã đề cập ở phần chạy lại trình tìm kiếm máy in, bạn sẽ thấy cửa sổ “Find a printer by other options” (Tìm máy in bằng các tùy chọn khác). Tại đây, bạn có các lựa chọn như:

Add a local printer or network printer with manual settings (Thêm máy in cục bộ hoặc máy in mạng với cài đặt thủ công): Tùy chọn này hữu ích khi bạn biết rõ thông số cổng hoặc cần cấu hình chi tiết.
Add a Bluetooth, wireless or network discoverable printer (Thêm máy in Bluetooth, không dây hoặc có thể khám phá qua mạng): Windows sẽ cố gắng tìm kiếm lại.
Select a shared printer by name (Chọn máy in được chia sẻ theo tên): Nếu bạn biết tên chia sẻ của máy in trên máy chủ (ví dụ: TenMayChuTenMayInChiaSe), bạn có thể nhập trực tiếp vào đây.
Add a printer using a TCP/IP address or hostname (Thêm máy in bằng địa chỉ TCP/IP hoặc tên máy chủ): Phương pháp này sẽ được đề cập chi tiết hơn ở phần sau.

Hãy thử các tùy chọn này để tìm ra phương án phù hợp nhất cho việc khắc phục lỗi kết nối máy in.

Cửa sổ Add Printer với các tùy chọn thêm máy in thủ công khi gặp sự cố 101

Các phương pháp kết nối máy in qua mạng LAN hiệu quả khác

Ngoài các bước sửa lỗi trực tiếp, việc nắm vững các cách kết nối máy in qua mạng LAN khác nhau cũng giúp bạn chủ động hơn và hạn chế gặp phải lỗi không tìm thấy máy in trong mạng LAN.

Kết nối máy in qua mạng LAN bằng địa chỉ IP tĩnh

Sử dụng địa chỉ IP của máy in là một cách kết nối trực tiếp và thường ổn định hơn so với việc duyệt tìm tên máy in trong mạng, đặc biệt khi mạng có nhiều thiết bị hoặc có vấn đề về NetBIOS. Để làm điều này, bạn cần biết địa chỉ IP của máy in. Địa chỉ này thường có thể tìm thấy trong phần cài đặt mạng trên menu của máy in hoặc in ra từ trang cấu hình mạng của máy.

Sau khi có địa chỉ IP, trên máy tính muốn kết nối, nhấn tổ hợp phím Windows + R để mở hộp thoại Run.

Trong ô Open, nhập hai dấu gạch chéo ngược () theo sau là địa chỉ IP của máy in (ví dụ: 192.168.1.100), sau đó nhấn OK hoặc Enter.

Nhập địa chỉ IP của máy in vào hộp thoại Run để kết nối

Nếu địa chỉ IP chính xác và máy in đang được chia sẻ, một cửa sổ sẽ xuất hiện hiển thị biểu tượng của máy in đó. Nhấp chuột phải vào biểu tượng máy in và chọn Connect (Kết nối).

Nhấp chuột phải vào biểu tượng máy in và chọn Connect để thiết lập kết nối

Máy tính sẽ tự động tải và cài đặt driver cần thiết (nếu có). Khi quá trình hoàn tất, có thể xuất hiện hộp thoại Install from Disk (Cài đặt từ Đĩa) hoặc thông báo kết nối thành công. Nhấn OK để hoàn tất. Phương pháp này giúp giải quyết lỗi không share được máy in qua mạng LAN do các vấn đề về nhận diện tên.

Hộp thoại Install from Disk xuất hiện sau khi kết nối máy in qua IP thành công

Thiết lập kết nối máy in mạng LAN trực tiếp bằng cáp Ethernet

Đối với các máy in có cổng mạng LAN (Ethernet) tích hợp, bạn có thể kết nối trực tiếp máy in vào router hoặc switch mạng thay vì kết nối qua một máy tính chủ. Cách này biến máy in thành một thiết bị độc lập trên mạng.

Bước 1: Cắm một đầu cáp mạng (RJ45) vào cổng LAN trên máy in, đầu còn lại cắm vào một cổng LAN còn trống trên router hoặc switch mạng của bạn.

Bước 2: Bật nguồn máy in. Quan sát đèn tín hiệu trên cổng mạng của máy in. Nếu đèn sáng màu xanh lá cây hoặc vàng và nhấp nháy, điều đó cho thấy máy in đã nhận được tín hiệu mạng và có thể đã được cấp một địa chỉ IP từ router.

Bước 3: Trên máy tính, mở Control Panel, chọn Devices and Printers, sau đó chọn Add a printer (Thêm máy in). Máy tính sẽ tự động tìm kiếm các máy in trong mạng LAN. Nếu tên máy in của bạn xuất hiện, hãy chọn nó và nhấn Next để Windows tự động cài đặt.

Kết nối vật lý máy in vào mạng LAN bằng cáp Ethernet tới router hoặc switch

Bước 4: Nếu máy in không tự động xuất hiện, nhấp vào The printer that I want isn’t listed. Trong cửa sổ tiếp theo, chọn Add a printer using a TCP/IP address or hostname (Thêm máy in bằng địa chỉ TCP/IP hoặc tên máy chủ). Trong ô Device type (Loại thiết bị), chọn TCP/IP Device. Nhập địa chỉ IP của máy in (bạn cần tìm địa chỉ IP này từ menu cấu hình mạng của máy in hoặc từ danh sách DHCP client của router) vào ô Hostname or IP address. Đảm bảo tùy chọn Query the printer and automatically select the driver to use (Truy vấn máy in và tự động chọn trình điều khiển để sử dụng) được tích. Nhấn Next và làm theo hướng dẫn để hoàn tất. Cách này rất hữu hiệu khi máy tính không tìm thấy máy in trong mạng LAN Win 10.

Thêm máy in bằng địa chỉ TCP/IP trong trường hợp máy in không tự động xuất hiện

Hy vọng rằng với những hướng dẫn chi tiết về nguyên nhân và các phương pháp khắc phục được trình bày ở trên, bạn đã có thể tự tin hơn trong việc xử lý các lỗi kết nối máy in qua mạng LAN. Việc hiểu rõ quy trình cài đặt, các sự cố thường gặp và cách giải quyết sẽ giúp bạn duy trì hiệu suất công việc và khai thác tối đa lợi ích của việc chia sẻ máy in trong môi trường mạng. Nếu đã thử các cách trên mà vẫn gặp khó khăn, đừng ngần ngại tìm đến sự hỗ trợ từ các chuyên gia kỹ thuật.